Télétravail : organisation & outils collaboratifs - Interstis

Depuis l’arrivée des nouvelles technologies, une nouvelle forme d’organisation de travail a vu le jour. Le télétravail est défini par le Code du Travail comme une forme d’organisation de travail effectuée par un salarié hors des locaux de l'entreprise en utilisant les technologies de l'information et de la communication. Grâce aux nouvelles technologies, le télétravail s’est beaucoup développé ces vingt dernières années. Voyons de plus près son efficacité.

Pourquoi adopter le télétravail ?

Il existe diverses raisons d’adopter le télétravail dans son organisation :

• gain de temps,
• flexibilité des horaires,
• meilleure harmonisation entre le travail et la vie de famille,
• mais surtout d’avoir la possibilité de travailler où l'on souhaite.

Pour être efficace, le télétravail nécessite l’utilisation d’outil de travail collaboratif. Ces outils permettront au télétravailleur d’avoir accès aux informations de l’organisation, d’être averti de l'avancement des projets et des diverses modifications apportées par des collaborateurs sur des documents partagés.

La communication entre les équipes de projet étant primordiale, la qualité des outils mis à disposition pour faciliter le télétravail est importante.

Les outils collaboratifs réunissent un ensemble de moyens ayant pour but d’améliorer l’organisation générale. On y trouve par exemple :

• un agenda partagé,
• des moyens de communication, comme la messagerie instantanée et la visio-conférence,
• des moyens de partage de document qui simplifient la gestion documentaire dans son ensemble.

Comment introduire le télétravail dans son organisation ?

Le télétravail, c’est avant tout un accord entre les salariés et l’organisation dans laquelle ils sont affectés. Il nécessite une réflexion ne serait-ce que pour l’harmonisation de l’équipe de travail ou de projets.

Le télétravail peut être mis en place de trois façons différentes :
1) Par un accord avec le salarié directement (accord oral ou écrit)
2) Par un accord collectif
3) Ou par une charte élaborée par l’employeur lui-même

L’avantage principal du télétravail tourne autour de la notion du temps. Grèves, panne de voiture…avec le télétravail, anticipez les imprévus de la vie ! Le temps de perdu dans ces cas-là n’est pas rattrapable et diminue le temps de travail.

Diminution des déplacements quotidiens, aménagement du temps de travail, travailler librement et sans stress, un rêve devenu réalité avec le télétravail.

Le gouvernement a même créé un droit au télétravail pour les salariés français, n’attendez plus et sautez le pas !

Ils ont sauté le pas et ne le regrettent pas !

Prenons comme premier exemple la société TCS filiale du groupe Thalès.

Thierry Rieutord, DRH, nous explique que suite à un déménagement sur un site parisien, un accord de télétravail a été négocié.

La mise en place a été compliquée, l'accord n'ayant pas été accepté par l'ensemble des salariés. Un guide à destination des managers et salariés a été créé pour accompagner ce changement, ainsi que des sessions d'informations et un e-guide.

"Nous avons veillé à ce qu'aux domiciles des travailleurs, les conditions de travail soient optimum".

La société les a en effet équipés d'un siège de bureau et d'une ligne téléphonique spécifique afin que les conditions soient identiques que celles au bureau.

Aujourd'hui, se félicite Monsieur Rieutord, "Les employés voient un vrai bénéfice, car c'est un équilibre entre vie professionnelle et vie privé".

Le télétravail entraîne plus d'autonomie, de gain de temps et génère des économies.

Thierry Rieutord en tire un bilan largement positif : "le télétravail n'a pas du tout impacté négativement notre efficience. Pour l'image d'entreprise, c'est très positif, car l'entreprise a une image moderne".

Á ceux qui souhaiteraient engager leur entreprise dans une démarche de télétravail, Thierry Rieutord conseille qu'il est primordial d'avoir le soutien des managers, et que la communication auprès du personnel et des salariés soit travaillée en amont et en aval de l'opération.

Autre retour d'expérience avec la société Hub One, société du groupe ADP. Selon Patricia Lorreyte (DRH), le télétravail s'impose comme une évidence, car il correspond aux modes de travail nomade des cadres, mais surtout répond aux attentes des collaborateurs. "Les collaborateurs accordent de plus en plus d'importance à l'équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle. Le télétravail doit être présenté comme un service à valeur ajoutée et valorisée comme tel".

Cependant, elle insiste sur le fait qu'il ne doit pas y avoir de différence entre le travail au bureau et celui exercé à son domicile. "Le manager a un rôle clé de contrôle pour s'assurer que les objectifs attendus soient délivrés de façon identique. Chez Hub one, c'est relativement confortable et facile à suivre, car le télétravail est limité à un jour par semaine".

Patricia Lorreyte voit dans le télétravail un moyen de rééquilibrer vie privée et professionnelle, mais aussi "moins de temps perdu dans les transports, un gain en efficacité, en concentration, et en productivité". Par rapport au travail au bureau, le télétravail offre des conditions dans lesquelles "les collaborateurs peuvent travailler plus tranquillement sans être dérangé ou perturbé." Cela impacte la qualité de vie des salariés puisqu'elle constate qu'une importante diminution du stress et de la fatigue.

Pour terminer, elle ajoute que "le télétravail permet davantage de flexibilité dans le recrutement car offrir un jour de télétravail permet à des salariés d'accepter un éloignement potentiel".

Pour résumé :

• Le télétravail n'est pas une mode, mais répond aux aspirations profondes des salariés de rééquilibrer la vie privée et la vie professionnelle.
• Les entreprises peuvent s'en servir comme d'un levier pour améliorer la qualité de vie au travail de leurs salariés, et même comme un argument pour attirer des talents.
• Ceux qui ont franchi le pas n'ont pas fait marche arrière, mais insistent sur le fait que cette transition doit être bien préparée.
• Enfin, le télétravail présuppose des outils de communication et de travail collaboratifs pour permettre au salarié d'être à la maison comme au bureau.

Sur ce quatrième point, vous pouvez tester dès maintenant et gratuitement la plateforme collaborative interStis pour amorcer concrètement un premier pas vers la mise en place d'un environnement de travail à distance.