Gérer 10 000 utilisateurs, 1 100 espaces et tout ça, facilement !
Monsieur Bozon gère la suite collaborative RESANA pour 10 000 utilisateurs. Si sur le papier cette tâche semble ardue, dans les faits, elle est sacrément simplifiée ! Découvrez comment l’outil de collaboration central est géré par un administrateur.
Contexte
L’Académie de Grenoble est utilisatrice de la plateforme collaborative des agents de l’État Resana. Derrière ce nom se cache la solution collaborative Interstis. Testée pendant le premier confinement, la suite collaborative a conquis : « En essayant Resana, on s’est dit que la première qualité de l'outil, c'est qu’il est simple à prendre en main, on a donc décidé d’y adhérer pendant le confinement ! ».
Résumé du cas d'utilisation
Monsieur Bozon a plusieurs casquettes : il est enseignant, référent numérique dans son établissement scolaire et aussi chargé de projet auprès de la DRANE. Ayant testé Interstis durant le 1er confinement en 2020, M. Bozon et ses 10 000 utilisateurs l’utilisent au quotidien : avec 1 100 espaces sur 4 licences, il a fallu s’organiser. Découvrez comment il gère la plateforme !
« En général, les gens sont contents. La prise en main est simple.»
Un peu plus de détails sur ses missions
Enseignant
« J’enseigne la gestion hôtelière pour les étudiants en post-bac : BTS et licence professionnelle. »
Référent numérique
« En tant que référent numérique de mon établissement scolaire, je suis en charge d'administrer trois réseaux : un réseau administratif pour les personnels administratifs, un réseau pédagogique pour les utilisateurs de l'école et un réseau en production car nous avons deux restaurants et un hôtel, ouverts au public. J'ai environ 900 utilisateurs. Nous avons un contrat Office 365, j'administre la plateforme Office 365 : tout ce qui est Teams, SharePoint et compagnie. »
Chargé de Projet à la DRANE
« Je suis aussi chargé de projet auprès de la DRANE, la Délégation Régionale Académique au Numérique Éducatif. J’ai deux missions :
- Le RGPD : au niveau de l'éducation, c'est un dossier assez intéressant.
- J'ai la charge de l'administration de 4 licences RESANA : Grenoble depuis début 2020 puis Lyon, Clermont et la région académique depuis début 2023.
On a un peu plus de 10 000 utilisateurs sur ces quatre licences, ça fait du monde ! Sur la plateforme, nous sommes trois administrateurs déclarés. Dans les faits, c'est moi qui administre l'intégralité. Je n’ai pas à gérer l’infrastructure ni un surplus de tâches administratives.
Le support Resana m’aide beaucoup et je suis en relation avec Christophe Chausse (référent Resana à la DINUM) est en charge du projet Resana. »
Un environnement complexe dû à la multiplicité d’outils
« Avec la loi de décentralisation les collectivités sont en charge de l'infrastructure. Ce sont elles qui équipent les établissements, notamment en matériel informatique, et qui fournissent, par exemple, les environnements numériques de travail :
- Pour les lycées, il s’agit des régions ;
- Pour les collèges, il s’agit des départements ;
- Et pour les écoles, ce sont les communes. EBOOK Tout savoir sur les EPCI Télécharger > Les articles les plus lus : . Quelle plateforme collaborative choisir .
Plateforme collaborative & collectivité territoriale . Gestion de projet dans le secteur public Recevoir toute l’actualité FORM NL Au niveau des outils pédagogiques, depuis le confinement 2020, ça s'est un petit peu accéléré. La DNE, la Direction numérique éducative, qui est gérée au niveau national, qui nous offre les apps éducation qui sont orientées enseignant :
- Next Cloud, c'est un hébergement cloud de 100 Go par utilisateur.
- un outil qui s'appelle Pertube, c'est un peu comme un YouTube, mais qui est hébergé sur les serveurs du ministère.
- un outil qui s'appelle Tribu : espace collaboratif qui offre des services collaboratifs plus restreints par rapport à RESANA.
- un outil de transfert de fichiers lourds Renater ;
- des intranets qui sont gérés au niveau de chaque rectorat…..
La difficulté est d’offrir aux services centraux et aux agents des outils cohérents, de confiance et éviter les usages disparates en ayant recours aux outils des GAFAM (le « shadow IT ») et puis un outil collaboratif commun inter académique ».
Une arrivée sur Resana pendant le confinement
« Avant de choisir, on a testé Resana et Osmose. J’ai très vite abandonné ce dernier car j’ai trouvé l’outil trop compliqué : j’ai mis une demi-journée à associer mon collègue dans mes contacts ... C’était inconcevable d’y intégrer nos utilisateurs".
« En essayant Resana, on s’est dit que la première qualité de l'outil, c'est qu’il est simple à prendre en main, on a donc décidé d’y adhérer pendant le confinement ! »
L’utilisation de Resana au sein de l’Académie de Grenoble
« À l'heure actuelle, j'ai à peu près 1100 espaces sur les quatre licences. Alors, il a fallu dès le début cadrer les choses. Avec Jean-Michel Picot, directeur délégué à la protection des données de l'Académie Grenoble et responsable de la sécurité des systèmes d'information de l'Académie, on a donc défini une nomenclature pour nommer les espaces avec notre vision, on va dire, globale du rectorat.
On a essayé de cadrer quelque chose par rapport aux besoins. En effet, nous avons des établissements, des services au niveau du rectorat, des services déconcentrés au niveau des départements, ce qu'on appelle les DASEN, les Directions Académiques des Services de l'Education Nationale. Les besoins sont multiples. On a déjà un organigramme qui existe au sein des rectorats. Donc, on s'est appuyé là-dessus. Sachant que les usages sont multiples. Je pense qu'elle n'est pas parfaite et qu’elle va encore évoluer. »
« Après, on doit forcément laisser un peu d’autonomie aux utilisateurs, donc je valide la création d’espaces qui n’ont pas respecté la nomenclature mais je contacte le créateur pour qu’il change le nom de l’espace en conséquence. »
Une organisation par onglet
« Dans la vue administration, j’ai aussi mis en place une organisation par onglets. J'en ai une liste qui s’enrichit. J'ai les onglets établissements, des onglets PIAL, des onglets agences comptables, j'ai des onglets pour l’EAFC, des onglets formation et des onglets diplôme….. (ça fait un peu liste à la Prévert !). Ce qui me permet d’avoir une « vue » des usages et des espaces dans nos licences. Cette construction-là est un peu empirique, elle n'est pas encore parfaite. J'impose finalement les onglets aux utilisateurs : après, ils peuvent créer leurs propres onglets individuels. »
Des espaces accessibles à tous : prendre ses marques sur la plateforme et accéder à toutes les informations
« Ensuite, nous avons décidé de créer deux espaces accessibles à tous les utilisateurs :
- Un espace « bac à sable » : tous les utilisateurs sont contributeurs et l’idée c’est qu’ils puissent y jouer et tester tous les outils. Nous refusons systématiquement toutes les créations d’espaces de tests.
- Un autre espace « Documentation Resana » : je pousse de l'information aux utilisateurs sur les usages, sur comment utiliser certaines fonctionnalités et certains outils. Tous les utilisateurs sont lecteurs de cet espace. »
« Quand j’ai récupéré les 3 autres licences en janvier, j’ai dupliqué ces deux espaces depuis ma licence de Grenoble sur les 3 autres licences : ainsi dès lors que je publie quelque chose sur Grenoble, je le duplique sur les trois autres espaces qui ne sont jamais qu'une duplication de mon espace modèle. Donc, dans chaque licence, j'ai un espace bac à sable. Et dans chaque licence, j'ai un espace documentation dans lequel je pousse les mêmes informations. »
Les cas d’utilisation
Pour les agences comptables
«On a pu identifier des besoins, notamment pour les agences comptables qui devaient migrer pour pouvoir héberger leurs données. Donc, on a créé un espace type à disposition des agents comptables en collaboration avec une agence comptable et je le duplique quand besoin il y a. Une agence comptable : on a un agent comptable qui est positionné dans un établissement qui va gérer comptablement d'autres établissements autour de lui. Dans chaque établissement, on a un adjoint gestionnaire, qui lui transmet des documents à l’agence comptable qui a en charge la gestion comptable des établissements rattachés. L’avantage de Resana, c'est qu'ils vont pouvoir se transmettre des fichiers directement sur la plateforme, toujours dans un cadre de confiance. Donc, il y a l'échange qui va se faire. On a une arborescence de dossiers par établissement, ce qui va permettre d'échanger entre eux.
Donc là, ce qui est intéressant, c'est que moi, j'ai un espace type qui est tout prêt. Je le duplique, j'associe l'agent comptable en tant qu’animateur. Ensuite je lui transmets un fichier Excel dans lequel il va me renseigner le nom des établissements, nom, prénom, adresse mail des personnes, derrière, je vais pouvoir leur créer les comptes, leur créer les groupes et associer les personnes aux groupes »
« Pour garder une organisation claire et efficace, chaque établissement a un code unique : ce qu'on appelle un UAI, les 3 premiers numéros correspondent au département. Vous voyez, par exemple, moi, je suis en Haute-Savoie, l’UAI de mon établissement c'est 0740047Z. Chaque établissement a un code comme ça.
Pour les agences comptables, nous avons opté pour une nomenclature simple : Agence_comptable___année comptable. En comptabilité on fait une clôture en fin d’année civile. Une fois que les agences auront clôturé, je vais déplacer ces espaces dans un sous-onglet « exercice clôturé ». Mais, avant, je les accompagne dans la duplication de leur espace actuel pour ouvrir l’exercice 2024. Le classement par un sous-onglet permet à l'agence comptable d’avoir accès à leurs exercices antérieurs »
Pour l’EAFC
« J'ai l'EAFC, l'école académique de la formation continue, qui va créer des espaces, notamment pour des espaces de travail entre formateurs pour préparer des formations. »
Pour les inspecteurs d’académie
« J'ai des inspecteurs d'académie qui pilotent des diplômes, par exemple des BTS qui sont pilotés au niveau région académique. Grâce à Resana, ils vont pouvoir inviter tous les enseignants qui sont dans ces formations pour pouvoir échanger à ce propos.»
Pour les PIAL
« J'ai aussi des établissements qui utilisent ça pour les PIAL (Pôle Inlusif d’Accompagnement Localisé). En fait, c'est toute la partie suivie des élèves en situation de handicap ou qui nécessitent un accompagnement. C'est intéressant parce qu'ils vont pouvoir s'échanger des documents qui comportent des données ayant un caractère sensible, il nous faut un hébergement qui soit digne de confiance .»
Pour les conseils d’administration
Vous voyez, les établissements scolaires ont des conseils d'administration. Et dans un conseil d'administration, vous avez des parents d'élèves, vous avez d'autres personnes, en fait, des parties prenantes. Donc, on peut inviter ces personnes-là, on peut leur mettre à disposition des documents. Et là encore, ces documents-là, ils vont être sur la plateforme.
Un outil commun à d’autres services
Les services du rectorat, les services de la région académique et des représentants des 3 recteurs utilisent aussi très souvent Resana.
Pour les évaluations d’établissement
C’est le rectorat qui missionne des personnes qui vont évaluer les établissements via un audit.
Donc, vous voyez, on a des usages qui sont très multiples. »
Inviter des partenaires externes, un vrai jeu d’enfant !
« En fait, ce que je vous expliquais au début, c'est que les outils qu'on a à l'heure actuelle ne nous permettent pas d'inviter facilement des parties prenantes externes à l'éducation nationale. Et l'avantage d'avoir Resana, c'est que les invitations sont fluides : c'est simple et rapide. J'ai plein de missions qui se sont créées. Par exemple, en période de Covid, à l'école hôtelière à Thonon, on avait des échanges avec des établissements allemandes, italiens et anglais : j'ai ouvert la plateforme en créant un espace pour mes collègues. Ensuite, on a enrôlé des élèves et des collègues de ces pays étrangers pour qu'ils puissent échanger entre eux.
En revanche, ça soulève le besoin du multilingue sur la plateforme ! »
Des outils qui répondent à des besoins variés
- « Ceux qu’on utilise le plus : la gestion documentaire à travers les espaces et les dossiers partagés. Ensuite, on a évidemment la partie éditeur en ligne, Only Office. Donc ça, ce sont vraiment les outils qui sont beaucoup utilisés.
- Après, on a des utilisateurs qui utilisent l'agenda pour les évènements. Même si récemment, à moins d’un mois d’intervalle, deux utilisateurs ont invité par mégarde les 10 000 utilisateurs ! C'était super drôle.
- Personnellement, j'ai mis en place un workflow dans mon établissement concernant notamment les sorties scolaires. Comme les gens envoyaient le document à tout le monde en même temps, j’ai mis en place un workflow avec un suivi par chaque étape de validation !
- J'ai aussi mis en place dans mon établissement la partie formulaire. Par exemple, pour les inscriptions en début d'année, on invite les personnes à remplir un formulaire et ensuite on récupère les informations dans un document tableau (comme Excel). Du coup, au lieu d'avoir des documents papiers, les personnes vont renseigner directement ça en ligne.
- Pour ce qui est des sondages, je l’ai mis en place pour une DSDEN (Direction des services de l'éducation nationale) , par exemple, qui devait faire une enquête auprès des écoles et des établissements scolaires pour la mise à disposition de matériel pour les élèves en situation de handicap : toutes les écoles ont reçu un lien pour compléter ce formulaire. Et ainsi, la personne en charge de cela à la DSDEN a pu récupérer et exporter toutes les données pour traiter toutes ces demandes.
- Pendant le Covid en 2020, on a eu le fameux cahier de rappel obligatoire dans les restaurants, et un cahier papier au niveau du RGPD ça ne correspondait pas aux exigences : en effet, en une seule photo, on avait toutes les informations des clients ayant complété. J’ai donc commencé à créer un formulaire pour les restaurants de mon établissement, pour ensuite de proposer à chaque école hôtelière de l’académie (les clients n’avaient qu’à scanner un Qr Code).
- Alors, j'ai testé l'outil de vote cette année : l’idée était de proposer aux écoles un outil de vote pour l’élection des parents d’élèves et elles n’ont pas toujours les moyens de payer un outil externe. En effet, pour les conseils d'administration, quand il y a des cas de confinement, alors on peut proposer aux gens qui ne peuvent pas assister de passer par un vote aux instances via cet outil de vote.
- Après, c'est vrai que la gestion de projet, ce n'est pas encore tellement utilisé, mais je crois que ça va monter ! »
Administrer facilement une plateforme avec 10 000 utilisateurs
« Ce qui me sauve, c’est qu’on peut valider l’accès à la plateforme à toutes les adresses mails appartenant à mes trois académies, donc acgrenoble, ac-lyon, ac-clermont, toute personne invitée avec un compte associé à ces domaines remonte automatiquement. Je n'ai pas de validation à faire.
Après, mon travail d'administrateur. Commence quand il y a des personnes ayant des adresse mel en dehors des domaines autorisés qui sont invitées. Je dois valider les invitations. Parfois, je requalifie le profil qui a été choisi par l'invitant. Et concrètement, si j'ai un Gmail, j'ai un Orange ou quelque chose comme ça, ce n'est pas un agent de l'État, c'est un partenaire privé. Ce sont les adresses mel qui font foi.
Les gens qui demandent de créer un compte en passant directement via la page d’accueil RESANA m’est directement transférée par la DINUM. Je gère la création du compte et j'enrôle les personnes sur mes deux espaces communs dont je vous ai parlé: j'ai un modèle de mail que j'envoie automatiquement aux personnes que j'ai invitées. Il les informe que leur compte est créé, qu'ils ont accès à ces espaces et à quoi ils servent. Et surtout, j'ai créé un petit document PDF que j'héberge sur l'espace documentation pour les aider à se connecter la première fois à la plateforme qui est accessible via un lien disponible dans ce mail.
Si je rentre tous les agents académiques sur RESANA, je vous envoie 180 000 comptes. On est sur un nombre important d’agents. c'est pas non plus évident de gérer la communication. J'ai un compte administrateur Resana qui est associé à cette adresse mail resana@acgrenoble.fr: parfois, vous voyez, les gens ne peuvent ne pas comprendre que Lionel Bozon les invite sur un espace, alors que si « l'administrateur Resana de la Académie Grenoble » les invite, c'est une fonction, ils comprennent mieux. Cette boîte-là me permet de pouvoir communiquer aux personnes, non pas en tant qu'individu, parce que j'ai ma boîte personnelle, mais en tant qu'administrateur fonctionnel de la licence, vous voyez. »
Une relation proche avec les équipes
« Je fais partie des ateliers avec certains utilisateurs, de ceux qui sont les plus aguerris sur la plateforme. Il y a Thomas Balladur, Christophe Chausse et aussi les administrateurs de licences des différents ministères. L’objectif c’est de donner de la visibilité sur ce qui va se passer, tester, faire des tests bêta, ... Ce club d'utilisateurs a lieu tous les deux mois en moyenne. »
Les webinaires de prise en main Resana
« Le webinaire, c’est vraiment bien : ça permet aux gens de prendre en main l'outil et ça me décharge d’une partie de l’accompagnement ! En plus, comme c'est systématique proposé aux nouveaux utilisateurs, ça permet d’embarquer les utilisateurs rapidement. »
Le rôle d’un support de niveau 1 pour les 10 000 utilisateurs de l’Académie
« C’est vrai que je suis beaucoup en relation avec le support étant donné mon rôle d’administrateur.
Pour les utilisateurs, je suis un support de niveau 1 : ils me sollicitent et je vais répondre à leurs problèmes. Ça me permet de vous contacter pour du support de niveau 2 et 3 exclusivement. En tant qu'utilisateur ou administrateur, dès que je vois un truc qui cloche, je vous contacte. »
Le support client, un véritable atout !
« Ce que je trouve bien, en fait, c'est que le support chez Resana n’est pas externalisé. Et pour avoir expérimenté des supports qui sont externalisés et sous-traités, vous avez des gens qui ne vous connaissent et qui ont des réponses toutes faites qui ne répondent pas toujours au problème.
De plus, votre support est très réactif ! Il y a même des fois où vous me relancez car je n’ai pas eu le temps de répondre ... Non, mais franchement, très honnêtement, moi, au niveau du support, je suis super content parce que j'ai toujours un retour qui est assez rapide, gentil et efficace. Ce n'est pas un call center qui se trouve ailleurs.
Quand les problèmes sont plus techniques, on fait des visioconférences avec vous pour trouver une solution ! »
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