La plateforme collaborative des Centres De Gestion

Multiplication des outils = perte d'informations 

C'est connu, le fait de bénéficier de nombreux outils est prometteur. En revanche, dès le moyen terme, cela peut nuire à une organisation. Pourquoi ? Pour deux raisons : cela favorise la perte d'information car on ne sait pas où les retrouver et une perte de temps à les chercher ! Entre les logiciels métiers, Teams, les outils de visioconférences, les e-mails, le serveur ... C'est vite laborieux ! 

On le sait, changer les habitudes n'est pas toujours simple. Mais l'acquisition d'un outil central est un vrai atout dans l'engagement dans cette démarche. Et si vous regroupiez toutes vos informations importantes comme les documents, les annonces, les procédures, les délibérations au même endroit ?

Failles de sécurité

Les cyberattaques sont courantes par ces temps. La sensibilisation aux bonnes pratiques est difficile tant le nombre d'agents et de parties prenantes est élevé ! Plus le personnel est nombreux, plus les risques sont nombreux. Il est donc important de prévenir ces attaques et d'encourager au stockage, partage et transfert de documents sur une plateforme adaptée ! 

Opter pour une plateforme collaborative qui s'engage pour la sécurité des données pourrait fortement aider à la sécurisation des données. SecNumCloud, souveraineté, double authentification, RGPD ...Des sujets à aborder et à prendre en compte ! 

Manque de visibilité sur les projets internes

Nombre de CDG relèvent des problématiques quant à la visibilité des projets internes : Où en est le projet ? Qui est en charge de cette tâche ? Quand la délibération doit-elle être rendue ? Quelle est l'échéance ? 

Traiter tous ces questionnements équivaut très souvent à répondre à de nombreux e-mails, des problématiques de mises à jour de fichiers Excel ... 

Surplus de mails

Lorsqu'un organisme ne dispose pas d'un outil de communication instantanée alors les agents reçoivent souvent de nombreux e-mails par jour : destinataire principal, en copie, en copie cachée ... Les sujets ne leur sont pas toujours destinés et représentent donc une charge supplémentaire et une perte de temps significative. 

La messagerie instantanée, la coédition des documents avec la sauvegarde des versions, la visioconférence ... Tant d'outils qui, une fois interconnectés, représentent un vrai gain de temps !

Manque d'outils spécifiques

Dans certains cas, les services manquent d'outils spécifiques pour mener à bien leurs missions. C'est le cas de l'un de nos CDG utilisateurs qui a choisi Interstis pour son équipe de remplacement : tous les agents en remplacement dans les communes ont accès à un outil tout-en-un pour accéder à leurs documents, créer des discussions avec leurs pairs, gérer leurs propres tâches ...  

Mauvaise communication interne

La communication interne est souvent négligée et difficile à améliorer : les communications sont effectuées par e-mails ou ne sont pas relayées, les sondages sont évités car trop lourds à organiser...

Un intranet où publier des nouvelles à tous les agents semble être une option intéressante ! 

Une organisation par "espace" 

Chez Interstis, nous fonctionnons par espace ! Un espace c'est un lieu numérique où il est possible de : inviter des collaborateurs spécifiques, stocker des documents, coéditer tous types de fichiers, créer des sondages, engager des discussions de groupes, gérer des projets et publier des nouvelles ! 

Nos CDG utilisateurs ont pour coutume de créer des espaces :

• Par service : Pôle prévention et ergonomie, Retraite, RGPD...
• Par instance : CODIR, Conseil d'administration...
• Par projet : Délibérations, Bons de commandes...

Il n'y a pas de bonne pratique, il n'y a que vos besoins et votre propre organisation qui comptent ! 

Communication interne centralisée

En créant des espaces où les bons interlocuteurs sont invités, cela permet de s'assurer que l'information leur est bien transmise. En limitant aussi la sur sollicitation sur des sujets qui ne les concernent pas, chaque nouvelle attire à présent leur attention. Communiquer, c'est bien, aux bonnes personnes, c'est mieux !

Pour faciliter la communication interne, nos utilisateurs utilisent différentes fonctionnalités : les dialogues spécifiques, la publication d'un document dans un espace, le stockage des compte-rendus et ordres du jour des réunions dans un lieu connu de tous... Et ce, selon les sujets à diffuser !

Organisation de concours facilitée

Dans les missions principales d'un CDG, il y a l'organisation des concours et examen. On pense notamment aux concours pour les catégories A, B et C mais aussi pour la gendarmerie. Pour organiser des examens de cette ampleur, les CDG ont besoin de centraliser les informations et l'avancée de chaque partie prenante dans un seul et même outil. 

Ils sont donc adeptes du partage de documents, de la création de conversations spécifiques, de l'agenda collaboratif et de l'outil de gestion de projet pour suivre avec la même vision les échéances et tout le chemin parcouru !

Gestion multiprojets 

L’avantage d'une plateforme collaborative comme Interstis c'est qu'elle apporte autant d'efficacité pour la gestion d'un projet que de plusieurs projets en même temps ! 

Elle a d'ailleurs été utilisée pour organiser en parallèle des événements comme des webinaires sur la mobilité et les journées de la sécurité routière ! 

Et pour cela, l'outil Gestion de Projet et ses vues Gantt et Kan Ban se sont révélés être de sacrés atouts !

Animation encouragée des réseaux de DGS et DRH 

La mission première d'un CDG est d'apporter un soutien à toutes les collectivités sur son territoire sur des sujets transverses et techniques. L'utilisation d'une plateforme collaborative au niveau du Centre de Gestion permet d'initier et d'inciter le partage et la collaboration entre les homologues des communes du territoire. 

La plateforme Interstis est donc utilisée à de nombreuses reprises pour réunir les DGS ou les DRH sur un outil simple et intuitif afin de favoriser les échanges entre pairs ! Pour ce faire, le partage documentaire, les publications et les dialogues sont précieux.