Vous travaillez souvent à distance mais vous ne savez pas quels sont les outils qui peuvent vous permettre d’être le plus efficace possible ? Alors vous êtes au bon endroit !
Introduction aux outils collaboratifs
L'expansion du travail à distance a mis en lumière l'importance des outils de collaboration pour les équipes. Face à cette évolution des méthodes de travail, les entreprises ont dû s’adapter. Elles proposent des moyens et outils pour que chaque collaborateur puisse travailler dans les meilleures conditions tout en étant à leur domicile.
Dans un contexte de travail en équipe et à distance, l’utilisation de ces outils est primordiale pour le bon déroulement de la collaboration entre les différents acteurs.
Afin de permettre une communication et une coordination efficiente, il est crucial de choisir les bons outils pour votre équipe. Interstis vous présente une liste d’outils efficaces pour travailler à distance.
Les outils de communication
Le but principal d’un recours à des outils dans le travail à distance est de garder un contact avec l’ensemble des collaborateurs. Pour cela, différents outils sont disponibles :
La messagerie instantanée
La messagerie instantanée vous permet de créer des discussions à deux ou à plusieurs. Suivez chaque sujet dans un fil d’actualité afin d’être au courant de tous les évènements et gardez contact avec l’ensemble de vos collaborateurs en direct tout en limitant l’utilisation des e-mails.
La visioconférence
La visioconférence est un outil essentiel de la collaboration. Elle vous permet d’organiser ou de suivre une réunion en direct afin de communiquer où que vous soyez. Certaines fonctionnalités sont alors de vrais avantages pour le confort et le bon déroulement de vos réunions (partage d’écrans, planifications, accessibilité externe).
Le partage de documents
Le partage de documents avec vos collaborateurs vous permet de gérer également les accès aux différentes informations.
Les outils de gestion de projet
Lors d’une situation de collaboration, dans le cadre de la réalisation de projets, certains outils peuvent vous permettre de gérer vos projets efficacemen.
La gestion des tâches
La gestion des tâches vous permet d'affecter une tâche à vos collaborateurs à distance afin de piloter vos projets depuis chez vous. Des éléments tels que la date d’échéance, les rappels, les sous tâches ou encore l’ajout de pièces jointes, permettent de gagner en efficacité.
Le suivi de projets
La gestion de projet vous permet de suivre l’avancée d’un projet au fil de la réalisation des différentes tâches. Définissez leurs niveaux de progression, classifiez les, ajoutez des commentaires etc. Autant de possibilités qui vous permettront de visualiser l’avancée de votre projet.
L'agenda collaboratif
L’agenda collaboratif vous permet de gérer vos disponibilités et vérifiez celles de vos collaborateurs grâce à un agenda en ligne synchronisé à vos contacts.
Les outils de travail collaboratif
La collaboration entre individus réside dans le partage et la transversalité de l’information. Pour cela, des outils dédiés vous permettent de travailler en collaboration directe :
- La création et l’édition de documents : Grâce à cet outil, vous pouvez progresser dans votre projet en temps réel avec d’autres collaborateurs qui pourront eux aussi éditer votre document.
- Le partage de connaissances par espace de travail : Un espace de travail contenant des documents et des connaissances peut être partagé pour aider à la transversalité de l’information et à améliorer l’efficacité globale de l’équipe.
Les critères de choix des outils de collaboration
Les besoins spécifiques de l'équipe
Les besoins spécifiques peuvent varier selon les objectifs de l'équipe, les types de projets sur lesquels elle travaille, le nombre de membres, leurs compétences techniques, les habitudes de travail, mais aussi les valeurs de l’entreprise.
La facilité d'utilisation
Tous les collaborateurs n’ont pas la même facilité à utiliser les outils numériques. Il est alors primordial d’adapter l’outil à chaque profil afin que tous les collaborateurs soient à un pied d’égalité face à l’ensemble des outils de collaborations mis à disposition.
La sécurité et la confidentialité
La sécurité de vos données doit être l’une de vos priorités. Vous devez vous assurer de la totale maîtrise de vos données. Autrement dit, vous devez posséder un droit de propriété, d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, et de portabilité de vos données. Le nombre de cyberattaques n’a cessé d’augmenter au fil des ans, le meilleur moyen de contrer cette menace reste de sauvegarder vos données sur un cloud. Assurez-vous que ce cloud soit hébergé sur un serveur de confiance avant d’y importer vos données.
Conclusion
Le travail à distance est devenu une réalité pour de plus en plus de travailleurs ces dernières années. Pour maintenir la collaboration et la communication de manière efficace entre les membres de l'équipe, l'utilisation des bons outils de collaboration est essentielle. Interstis espère que cet article a pu vous éclairer sur les différents outils utilisables afin d’être toujours aussi efficace, même à distance.
Interstis est une plateforme collaborative en ligne qui propose l’ensemble des outils mentionnés dans cet article. Elle assure aussi une facilité de prise en main, un suivi de l’expérience utilisateur, mais aussi la sécurité et la confidentialité de vos données hébergées en France sur un cloud labellisé SecNumCloud, le Visa de sécurité de L’ANSSI et le plus haut niveau de sécurité en France.
Pour en savoir plus sur notre solution collaborative en ligne, cliquez ici.
