Annuaire partagé : les avantages pour votre organisation

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L’annuaire partagé gagne en popularité auprès des organisations, et pour cause ! Les annuaires partagés présentent de nombreux avantages :

  • Mutualisation et centralisation des contacts
  • Gain de temps
  • Connexion avec les activités de l’organisation

Mais comment est-ce que cet outil fonctionne ? Allons plus loin dans le détail de cette solution collaborative et de ses avantages.

Qu’est-ce qu’un annuaire partagé ?

Définition

Le carnet d’adresses partagé met à disposition de ces utilisateurs une liste des contacts. Celle-ci est enrichie de manière collaborative. L’objectif de l’annuaire partagé est de rendre accessible depuis n’importe où et n’importe quand ces informations de contacts.

Il s’agit par exemple de la liste des membres de votre organisation. L’annuaire permet dans ce cas de lister l’ensemble de leurs informations de contact (poste, adresse mail, numéro de téléphone) et de les rendre accessibles à leurs collaborateurs. Plus besoin du papier, les informations sont stockées sur le cloud et peuvent être mises à jour en 2 clics !

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Pourquoi choisir un annuaire partagé ?

Cet outil collaboratif comporte de nombreux avantages : mutualisation des contacts, gain de temps et connexion de l’annuaire avec les activités de l’organisation.

Mutualiser et centraliser les contacts

« Excuse-moi de te déranger… Quel est le numéro de… ? » : évitez les doutes et centralisez vos contacts. Le rôle de l’annuaire partagé est de réunir tous les contacts utiles au même endroit. Vous n’avez plus de besoin de solliciter vos collaborateurs et vous faite gagner de la clarté à votre organisation.

Centraliser vos contacts vous permet d’éviter les erreurs. Tout le monde a accès aux informations de leurs collaborateurs, et ainsi chaque erreur peut être remontée et modifiée rapidement. Du fait que cet annuaire est la référence pour l’organisation, il n’y a plus de crainte que quelqu’un ait raté l’information.

Gagner du temps

L’annuaire partagé permet à vos collaborateurs de partager leurs informations de manière rapide et claire. Parce qu’il est collaboratif, chacun peut, en fonction des droits qui lui sont accordés, apporter sa pierre à l’édifice.

Par exemple, sur Interstis, chacun renseigne ses informations personnelles (nom, prénom, etc.) et prend sa photo de profil. Quoi de plus beau ? Le gain de temps est significatif pour les responsables qui sont soulagés de cette activité de collecte de l’information. Au jour le jour, les collaborateurs n’ont plus besoin de tenir un annuaire personnel et de rester sur le qui-vive de peur de rater une information de contact. Vous évitez aussi les dizaines de minutes de recherches du fameux numéro de téléphone de votre collègue de travail : tout est consigné à un seul endroit !

Connecter votre annuaire avec vos activités

C’est là toute la force de l’annuaire partagé. Avec un espace, vous avez à une base de données qui vous permet de programmer des réunions, visioconférences, faire de la gestion de projet en incluant directement vos contacts partagés. Par exemple, vous prévoyez votre prochaine réunion et invitez votre équipe. Vous pouvez inclure leur contact dans la planification de la réunion. Ils sont alors marqués en tant que participants dans votre calendrier, et leurs informations sont disponibles bien plus facilement.

Associez vos contacts à vos espaces de travail et définissez leurs droits en fonction de leurs responsabilités. Il s’agit de fournir aux managers la possibilité d’initier leurs projets avec une base commune de contact. Pour voter votre budget de l’année, associez les personnes concernées aux actions adéquates. Vous avez alors de la visibilité sur les actions de chacun.

 

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Et la sécurité dans tout ça ?

C’est la question essentielle lorsqu’on mutualise des informations de contact sur un trombinoscope collaboratif sur le cloud : est-ce que c’est sûr ? N’y a-t-il pas des risques liés au cloud, et comment puis-je être sûr que mes collaborateurs n’utilisent pas cette base de données de la mauvaise manière ?

Le cloud oui, mais chez qui ?

La technologie cloud permet aujourd’hui de proposer des lieux de travail collaboratif (ou « Digital Workplace » en anglais). Ces lieux de travail embarquent souvent un annuaire collaboratif et il peut être tentant de choisir la première solution venue, souvent américaine, sans se poser la question de la sécurité.

Il s’agit ici d’une erreur : du fait du Cloud Act, les entreprises américaines peuvent fournir les données qu’elles hébergent au gouvernement américain. Au niveau de la protection de vos données, vous devez choisir un service qui vous assure l’intégrité des informations que vous stockez sur le cloud.

Afin de vous aider dans votre choix, posez-vous ces deux questions :

  • Est-ce que la solution est française ou européenne ?
  • Est-ce que cette entreprise stocke vos données en France ou dans un espace non soumis à des lois qui pourraient compromettre leur sécurité ?

La gestion des responsabilités : la clé de votre réussite

Au niveau de votre organisation, la gestion des responsabilités vous permettra d’avoir une maîtrise des risques. Le but est d’utiliser un outil qui vous permet de mettre en lien vos collaborateurs avec les ressources/outils nécessaires à leurs missions. Vous ne voulez pas que votre équipe communication ait un accès aux projets de votre service informatique par exemple. Cette gestion des contacts et de leurs responsabilités fera gagner ainsi de l’efficacité à votre organisation.

Certaines entreprises proposent ces annuaires collaboratifs. Vous avez accès à l’annuaire partagé au sein d’un plateforme collaborative tout-en-un. C’est ce qu’Interstis vous propose par exemple.