Digital Workplace : Définition et avantages

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La Digital Workplace permet aux collaborateurs d’une organisation de collaborer et d’accéder à leurs outils ou documents au sein d’un même espace et depuis n’importe quel appareil.

Les avantages de la Digital Workplace sont multiples :

  • Productivité
  • Sens au travail
  • Visibilité dans l’organisation
  • Accessibilité de l’information

Rentrons dans le vif du sujet ! Digital Workplace : définition et caractéristiques.

Définition et caractéristiques

Digital Workplace : définition

La Digital Workplace (en français, lieu de travail numérique) est un environnement de travail numérique. C’est un environnement qui rassemble l’ensemble des ressources nécessaire au travail des collaborateurs. La Digital Workplace est rendue accessible pour les employés depuis n’importe quel appareil. Par exemple, elle est accessible pour les personnes en télétravail ou en déplacement. La Digital Workplace par définition vous donne la possibilité de travailler depuis n’importe où comme si vous étiez au bureau.

Dans les faits, les collaborateurs ayant accès à cette fameuse Digital Workplace peuvent accéder à leurs documents, les modifier, entrer en contact avec leurs collègues ou invités externes depuis un seul endroit. Il peuvent se connecter depuis leur PC portable, confortablement installés sur leur terrasse, si tenté qu’ils en aient une !

La Digital Workplace inclut en général de nombreux outils :

  • Espaces de stockage sur le cloud
  • Chat
  • Visio-conférence
  • Gestion de projet
  • Agenda collaboratif
  • Gestion électronique des documents
  • Outils de sondage
  • Procédures et circuit de validation

Qu’est-ce qu’un espace de travail numérique ?

Accessibilité des outils

Une digital Workplace fonctionne quand les bonnes personnes ont accès aux bonnes informations. Cela signifie une gestion facile des accès et des différentes responsabilités des collaborateurs. Par exemple, il doit être possible de configurer aisément l’accès d’un compte rendu de réunion.

Accès simple et sécurisé depuis n’importe où

Les collaborateurs ont besoin de pouvoir accéder à leur espace de travail numérique lors de leur déplacement ou lorsqu’il sont en télétravail. Les tendances sont claires : travailler depuis chez soit devient de plus en plus courant. Il devient donc indispensable de proposer une solution simple aux collaborateurs.

Tout cela avec de la sécurité. En effet, la Digital Workplace doit embarquer une sécurité suffisante (le chiffrement de données par exemple) pour éviter les différentes failles.

Accompagnement au travers de l’utilisation

Avoir de bons outils c’est bien, savoir les utiliser c’est mieux ! L’accompagnement des collaborateur dans la prise en main de l’outil est essentielle à sa bonne utilisation. Le support doit être réactif, de qualité et doit vous permettre de gagner en compréhension et en efficacité.

L’ouverture sécurisée vers l’extérieur

Mi casa es su casa : un dicton qui ne fonctionne pas dans le monde de l’entreprise ! Si vous ne voulez pas que vos invités accèdent à toutes vos informations, vous voulez cependant leur donner accès aux outils et documents dont ils ont besoin. Les collaborateurs extérieurs peuvent sans problème accéder à leur informations sans compromettre la sécurité de votre entreprise.

Les avantages de la Digital Workplace

Digital Workplace et productivité

La Digital Workplace permet de booster la productivité de vos équipes. En effet, la Digital Workplace réduit le recours au mail pour mener des projets par exemple, et permet l’utilisation de moyens de communications instantanés (chat, visioconférence,…).

Un gain de temps bien sûr, mais aussi un gain de charge mentale pour vos collaborateurs. En effet, vos équipes peuvent utiliser le chat pour régler un problème mineur. Vous pouvez utiliser le partage d’écran de la visioconférence pour s’assurer de la compréhension de leur interlocuteurs. Comment réduire la pollution de vos mails ? 

Le partage d’information et leur accès sur le cloud vous permettent de gagner en productivité. Les documents sont accessibles depuis n’importe où, et il est possible de travailler en même temps dessus sur le cloud. Vous ne savez pas si votre collègue est disponible mercredi après midi ? Regardez dans l’agenda partagé. Aussi simple que ça !

Digital Workplace et sens du travail

La Digital Workplace améliore l’expérience collaborateur. Les méthodes de travail « agiles » sont de plus en plus appréciée de nos jours. L’utilisation du Cloud s’impose quand une tendance de fond pour les entreprises. Les employés recherchent de la compréhension et de la flexibilité dans leur quotidien. La Digital Workplace offre ces deux qualités à votre organisation. Plus qu’une suite d’échanges de mails, le lieu de travail digital offre de la proximité et de la visibilité à vos collaborateurs.

Le sens et bien-être au travail découle de la Digital Workplace. La Digital Workplace offre aux employés la possibilité de travailler sans le stress de ne pas bénéficier des outils au bureau. Si cette Digital Workplace intègre une politique de notifications raisonnées, c’est encore mieux : vos collaborateurs peuvent par exemple choisir le niveau de notification sur la plateforme Interstis. Il ne croulent plus sous les notifications mais reçoivent la bonne information au bon moment.

Digital Workplace et visibilité dans l’organisation

En tant que dirigeant, monitorez facilement votre organisation. La Digital Workplace vous permets de partager facilement des informations à vos employés, au sein d’un seul espace. Il vous est possible de rapidement vous rendre compte l’activité de vos collaborateurs, et de suivre les projets les plus importants.

Digital Workplace et sécurité : un duo gagnant. La gestion des droits d’accès vous permet de choisir qui accède à quel espace de travail numérique. Vous pouvez choisir en fonction des responsabilités de chacun des règles de sécurité. Les employés et externes peuvent alors accéder à la Digital Workplace de manière sûre et efficace.

Des serveurs hébergés en France pour plus de sécurité. La question de la souveraineté numérique est de plus en plus portée par l’Etats et les acteurs IT. Héberger ses données en France relève aujourd’hui de la nécessité pour obtenir un environnement de travail sécurisé. En savoir plus.

 

Et si vous choisissiez Interstis ?

Travaillez sur une Digital Workplace éco-conçue et accompagnante. Les fonctionnalités d’Interstis vous permettent de communiquer, gérer électroniquement vos documents, faire de la gestion de projet. En matière de sécurité, Interstis respecte votre vie privée et est conforme aux principes de la souveraineté numérique (serveurs hébergés en France, authentification double facteur,…)

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