Vous vous êtes peut-être déjà demandé ce qu’était une plateforme collaborative ? Il faut reconnaitre que ce terme devient de plus en plus fréquent car son utilisation se généralise dans les entreprises et dans le secteur public.
L’organisation au sein des entreprises s’est vue impactée par l’expansion du télétravail et du travail en équipe, elle doit être désormais de plus en plus digitalisée et efficace. Aujourd’hui les entreprises sont confrontées à des soucis de gestion de projet et de temps. La plateforme collaborative répond à ce besoin par la collaboration et la transversalité. Mais qu’est-ce qu’une plateforme collaborative, d’où ce terme provient-il et quels sont ses avantages ?
Définition d'une plateforme collaborative
Le terme de plateforme collaborative provient du concept de travail collaboratif et donc l’action de réunir plusieurs personnes pour qu’elles collaborent autour d’un projet. Cette technique de travail met en avant la communication par le biais de solutions synchrones (réunion, visioconférence, messagerie instantanée) et asynchrones (partage de documents, rédaction de documents).
Selon Henry Ford : ‘’Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite.’’
Une plateforme collaborative est un espace de travail proposant des outils et des informations centralisées le plus souvent sur un site internet. Le tout dans le but de partager et co-éditer des documents avec d’autres utilisateurs et ainsi favoriser la transversalité de l’information. Dans les faits, les personnes qui ont accès à la plateforme ont accès aux documents et peuvent les consulter, les modifier.
Une plateforme collaborative est un espace numérique qui permet à plusieurs personnes de travailler ensemble sur des projets communs, peu importe leur localisation géographique. Elle offre un environnement virtuel où les utilisateurs peuvent partager des informations, échanger des idées, collaborer sur des documents, suivre l'avancement des tâches, et interagir en temps réel. Ces plateformes s'adressent à une diversité d'usages : de la gestion de projets d'entreprise à la création collaborative de contenus, en passant par le partage de connaissances au sein d'une communauté.
L'idée centrale est de faciliter le travail d'équipe en brisant les barrières traditionnelles de la communication et de la coordination. Grâce à une plateforme collaborative, les équipes peuvent non seulement être plus efficaces, mais aussi plus créatives, car elles disposent d'un espace où chaque membre peut apporter sa contribution de manière fluide et organisée.
Pourquoi mettre en place une plateforme collaborative ?
Une plateforme collaborative offre de nombreux avantages, nous vous proposons quelques exemples :
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Une meilleure communication, grâce à la messagerie instantanée les échanges sont simplifié et fluidifié entre les collaborateurs, elle réduit également les échanges de mails qui peuvent être évités. La visioconférence permet de pouvoir faire et assister à des réunions même à distance, que ce soit à deux ou à plusieurs, le partage d'écran n'est pas négligeable lors d'une conférence et même créer des évènements avec des membres externes de l'organisation (partenaires ou prestataires). Les plateformes collaboratives centralisent les échanges, ce qui réduit les risques de perte d'information et garantit que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
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La gestion du travail en équipe et la gestion de projet peuvent vite devenir un problème au sein d’une entreprise. La plateforme collaborative répond à ce problème et propose une meilleure efficacité et un gain de temps, expliqué par une organisation repensée et optimale. Les principaux atouts de cette fonctionnalités sont le fait de pouvoir organiser des projets et suivre leur avancée en temps réels, mais également attribuer des tâches et créer des espaces et dossiers en fonction des projets. Elles offrent des outils pour suivre l'avancement des projets en temps réel, assigner des tâches, fixer des délais, et gérer les ressources, ce qui permet une gestion plus efficace et transparente des projets.
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Augmentation de la productivité en rassemblant tous les outils nécessaires à la collaboration au sein d'un même espace, les équipes peuvent travailler plus rapidement et de manière plus coordonnée, sans perdre de temps à jongler entre différentes applications.
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La centralisation et la sécurisation d’informations, la plateforme collaborative propose l’hébergement de vos données SecNumCloud et en assure la sécurisation. Les bases de données sont centralisées et disponible à tous les collaborateurs, ce qui leur permet d’avoir accès à une grande source d’informations. En France, une entreprise sur deux a déjà été victime d’une cyberattaque. Quelle que soit la forme qu’elle prend (rançongiciel, phishing, etc.), elle peut avoir de très lourdes conséquences juridiques et financières.
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L’utilisation d’une plateforme collaborative vous permet aussi de réduire les coûts sur les déplacements car elle propose une alternative avec la visioconférence. Elle vous permet de réduire les frais de maintenance de logiciel et matériel informatique car celle-ci est gérée par la plateforme. Les coûts sont réduis également grâce au fait qu'une plateforme collaborative est un outil tout-en-un et donc permet de ne pas éparpiller les outils et les données. Avec la montée en puissance du télétravail, ces plateformes permettent de maintenir une cohésion d'équipe et une productivité élevées, même lorsque les membres sont dispersés géographiquement.
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L'innovation et la créativité en favorisant l'échange d'idées et en permettant une collaboration ouverte, les plateformes collaboratives stimulent la créativité et l'innovation au sein des équipes.
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L’utilisation d’une plateforme numérique vous accompagne dans une politique zéro papier, le but est de limiter voir supprimer l’utilisation de papier ce qui réduit considérablement le budget d’achat de papier, d’imprimantes, d’encre, de stockage.
Quels sont les outils qui peuvent vous être proposés ?
Les plateformes collaboratives proposent des outils adaptés à la taille et aux besoins de la structure. Dans le but de favoriser la production et la collaboration. Les outils sont présents pour éviter à l’utilisateur de passer par des logiciels externes et rendre leur utilisation plus accessible ne nécessitant pas de formations.
Outils de communication : Messagerie instantanée, visioconférence, et systèmes de notifications sont essentiels pour permettre une communication fluide entre les membres de l'équipe.
Outils de gestion de projet : Des fonctionnalités pour créer des tableaux de bord, des diagrammes de Gantt, des calendriers partagés, et des systèmes de gestion des tâches sont cruciales pour garder le contrôle sur l'avancement des projets.
Outils de partage de documents : La possibilité de stocker, partager, et co-éditer des documents en temps réel est fondamentale. Des systèmes de versioning et de commentaires permettent également de suivre l'évolution des documents.
Outils de collaboration en temps réel : Les tableaux blancs interactifs, les outils de brainstorming, et les éditeurs de contenu collaboratif permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur les mêmes projets.
Outils de gestion des connaissances : Des bases de données partagées, et des bibliothèques de ressources facilitent le partage et l'organisation de l'information au sein de l'équipe.
Dans une plateforme collaborative de base vous trouverez :
L’intérêt d’une plateforme collaborative tout-en-un est de vous apporter tous les outils nécessaires. Découvrez ici toutes les différentes fonctionnalités proposées par Interstis.
Quel intérêt de choisir une plateforme collaborative française ?
Face à la hausse des cyberattaques, les entreprises doivent s’assurer de la sécurité de leurs bases de données au contenu souvent sensible. Attention car toutes les plateformes n’ont pas les mêmes standards de sécurité.
Les plateformes collaboratives Françaises doivent se conformer à la législation en vigueur dans le pays et respecter des normes en termes de confidentialité et sécurisation d’information. L’assurance que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations et ne peuvent être modifiées sans autorisation.
Interstis est une plateforme collaborative souveraine et sécurisée qui est hébergée sur un environnement SecNumCloud qui assure le plus haut niveau de sécurité en France. Beaucoup d'actions sont mises en place afin d'assurer la sécurité des données sur la plateforme telles que la double authentification, ou des contrôles de sécurités réguliers...Le choix d'une plateforme collaborative sécurisée pour une entreprise n'est pas négligeable à l'heure d'aujourd'hui car les cyberattaques, quelques soient leurs formes, sont de plus en plus nombreuses et développées.
Elles doivent aussi respecter des obligations en termes de RSE et se montrer respectueuse de l’humain et de l’environnement. Découvrez en quoi Interstis est une entreprise engagée. Parce que la sécurité c'est bien, mais la sobriété c'est encore mieux ! Interstis s'engage dans une démarche de réduire son empreinte Carbonne et de montrer le bon exemples aux entreprises.
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Un autre avantage est la possibilité de bénéficier d'un service client local, réactif et capable de répondre rapidement aux besoins spécifiques des entreprises françaises.
Comment choisir la bonne plateforme collaborative ?
Pour bien choisir votre plateforme collaborative vous devez tout d’abord faire un bilan de la situation et des besoins de votre entreprise. Prenez en compte vos objectifs, vos projets. Se pose alors les questions de budget et de sécurité.
Évaluer les besoins de votre équipe : Analysez les habitudes de travail de votre équipe, les outils qu'elle utilise déjà, et les types de projets qu'elle mène pour identifier les fonctionnalités indispensables.
Facilité d'utilisation : Optez pour une plateforme intuitive et accessible, qui ne nécessite pas une formation longue ou complexe. Une interface claire et des fonctionnalités faciles à maîtriser sont essentielles pour assurer une adoption rapide.
Compatibilité et intégration : Assurez-vous que la plateforme choisie peut s'intégrer avec les autres outils déjà utilisés par votre entreprise, comme les logiciels de CRM, ERP, ou d'autres outils de productivité.
Sécurité et conformité : Vérifiez que la plateforme offre des garanties solides en matière de sécurité des données et qu'elle est conforme aux réglementations locales et internationales en vigueur.
Support et évolutivité : Enfin, choisissez une plateforme qui propose un bon support client et qui est capable d'évoluer avec les besoins de votre entreprise. Il est important que la solution soit régulièrement mise à jour et qu'elle puisse s'adapter à la croissance de votre organisation.
Enfin, n’oubliez pas la question de la souveraineté numérique, acteur majeur de la digitalisation des enjeux politiques et économiques, tout en se posant des questions éthiques (la dépendance aux technologies, l’utilisation des données personnelles et leurs sécurités afin d’éviter leurs usages à des fins commerciales). Mais aussi la question de la sobriété numérique, afin d’agir concrètement en faveur de l’environnement et participer à une modération de l’utilisation du numérique au quotidien.
Question souveraineté numérique, se pencher vers la plateforme collaborative Interstis est LA bonne solution, découvrez pourquoi : La souveraineté numérique peut être définie comme « la capacité de l’État à agir dans le cyberspace, à le réguler et à peser sur l’économie numérique. » (Rapport Sénatorial Gérard Longuet. 2019). Apparue dans les années 2000 en réaction à l’apparition des GAFAM (acronyme pour Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft), elle prend désormais tout son sens. Le cloud Act, voté en 2018 aux États-Unis, donne le droit aux agences de renseignement américaines d’obtenir des informations stockées sur les serveurs des entreprises américaines, même hébergées en France.
Interstis n’est bien évidemment pas soumise à cette disposition réglementaire, étant 100% française. Nous militons pour une souveraineté numérique impulsée aussi bien au niveau étatique que local. Chacun a sa part à prendre dans ce combat essentiel pour garantir notre indépendance.
En suivant ces conseils, vous serez en mesure de choisir une plateforme collaborative qui non seulement répond aux besoins actuels de votre équipe, mais qui la soutiendra également dans son évolution future.
