Devenu le moment incontournable de chaque semaine, la réunion d’équipe représente pour le responsable un temps de partage d’informations et de prise en compte des avis pour prendre des décisions. Elle permet également aux collaborateurs de s’investir dans l’évolution des différents projets de l’entreprise. Attention tout de même à ne pas tomber dans le piège de la réunion facile : la réunion longue et peu efficace.
Il existe aujourd'hui de nombreux outils d'animation de réunion pour aider à la collaboration avec vos équipes. Dans le but de vous permettre d’animer vos meetings et de les rendre plus efficaces, Interstis vous conseille sur les meilleurs outils d'animation de réunion.
Comment organiser une réunion ?
L’organisation de votre réunion est le point de départ du processus qui vise à impliquer vos collaborateurs. Pour faciliter la collaboration, nous vous conseillons au préalable d’encourager les participants à vous communiquer leurs disponibilités. Utilisez un outil de sondage afin de convenir du moment opportun pour réaliser le meeting.
Pour plus d'efficacité, définissez par la suite votre ordre du jour, l’ordre dans lequel les sujets de la réunion doivent être abordés, en triant vos éléments à traiter graduellement par importance. Vous devriez plus aisément garder l’attention de vos interlocuteurs sur le long terme.
Pour d’autres conseils sur l’organisation de réunion ou sur la visioconférence, vous pouvez consulter notre article dédié sur comment organiser une visioconférence. Celui-ci vous liste de nombreux conseils pour animer correctement une visioconférence. Laissez place à la créativité !
Pourquoi est-il important d’animer une réunion ?
Le temps de concentration moyen d’un individu aujourd’hui est de 8 secondes. Pour faciliter l'interaction avec l'équipe, l’arrivée de la visio dans les environnements de travail a été d'une grande aide. Mais la visio est aussi propice à l’inattention des collaborateurs. Savoir animer une réunion devient donc primordial si l’on veut améliorer la communication, la gestion de projet et maximiser la productivité et la participation de ses équipes
Les différentes animations de réunion d'équipe
Une fois votre meeting organisé vous devez encore penser à des animations qui permettront de capter l’attention de vos collaborateurs et fluidifier son déroulement. Pour cela, bon nombres d'animations vous sont possibles. En prenant en compte vos interlocuteurs et les objectifs de votre réunion, plusieurs choix s’offrent à vous.
La présentation avec diaporama
La présentation est aujourd'hui le moyen le plus utilisée pour animer une réunion. C’est une solution simple et efficace, mais qui peut remettre en cause la participation de vos équipes. Même si elle a déjà fait ses preuves, cette solution est jugée de nos jours trop classique. Selon vos compétences dans la réalisation de diapositives de présentation, elle peut vite devenir ennuyeuse pour vos collaborateurs. La créativité est donc le maître mot.
Le brainstorming
Ici, l’idée est simple. Vous n’avez pas obligatoirement besoin d'outils d'animation de réunion, mais seulement la participation de vos interlocuteurs. Le but est d’utiliser la créativité de vos interlocuteurs afin de proposer un mélange d’idées. L'interaction entre les collaborateurs est privilégiée. Ce type d’animation a l'avantage de ne pas être compliqué à mettre en œuvre. Aussi, vos collaborateurs se sentiront écoutés et seront alors des plus investis.
Le tour de table
Si votre réunion est adaptée à ce genre d’animation, le tour de table est un bon moyen de mettre en confiance et en valeur vos collaborateurs. Ils se sentiront forcément écoutés et pris en compte. Nous vous recommandons toutefois de ne pas utiliser cette méthode de communication dans les réunions intégrant trop d’interlocuteurs pour des raisons évidentes d’organisations. De plus, nous vous conseillons de maîtriser le temps de parole de chacune des personnes pour éviter les prises de paroles dispensables et les réunions qui s’éternisent.
Le jeu
Comment rendre plus investi un collaborateur dans une réunion qu’en éveillant en lui son esprit de compétition ? Cette technique vous assurera une attention certaine de la part de vos interlocuteurs. En revanche, cela nécessite une grosse organisation et une préparation bien plus conséquente en amont de la réunion. Faites attention car cette solution n’est pas adaptée à tous types de meeting.
Le Pecha Kucha
Le Pecha Kucha : ce drôle de nom signifie « bavardage » en japonais. L’idée est ici de présenter un projet, un produit ou bien une décision, le tout en moins de 7 minutes. Évidemment le premier avantage ici est le gain de temps. Cette méthode est extrêmement efficace et très adaptée aux réunions rapides car très simple à mettre en place.
Les outils pour animer une réunion d'équipe
Après avoir choisi le type d’animation pour dynamiser votre meeting, il vous faut utiliser les bons outils d'animation de réunion. Heureusement pour vous, le développement des meetings à distance a permis l’arrivée de nombreux outils numériques. Tous ces outils d'animation de réunion d’équipe sont à votre disposition et ont des objectifs bien différents.
Le quiz
Un temps de questions/réponses qui invite le collaborateur à un jeu. On peut penser au logiciel Kahoot qui permet des quiz à choix multiple en solo ou en équipe. Idéal à mettre en place pour des réunions qui s’annoncent longues et monotones. L'avantage ? L'interaction ! Pensez aussi qu’Interstis vous propose un outil de vote.
Un espace dédié au brainstorming
Dans une situation de brainstorming, un outil est particulièrement apprécié : un espace dédié qui rassemble toutes les idées pour que chacun puisse ajouter les siennes ou ses commentaires. Ajoutons à cela qu’Interstis est une plateforme collaborative qui propose un fonctionnement par espace où chaque utilisateur peut ajouter des données, les modifier ou laisser un commentaire.
Le sondage
L’outil de sondage est un indispensable pour avoir le point de vue de vos interlocuteurs en direct. Interstis vous propose également un outil de sondage intégré à sa plateforme. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter notre article dédié.
La carte mentale
L’outil de la carte mentale est un bon moyen pour intégrer dans un même espace des photos, vidéos, URL et fichiers. Le système d’espaces d’Interstis vous propose l’intégration et le partage de ce type d’éléments.
La visioconférence
La visioconférence est devenu un outil d'animation de réunion indispensable en entreprise permettant la collaboration avec ses équipes à distance.
L'agenda
L’outil agenda partagé est particulièrement utile lors de la création de tâches et de deadlines. Il vous permet de visualiser en direct le temps disponible pour réaliser ces fameuses missions. Cet outil d'animation de réunion est lui aussi disponible au sein de notre plateforme collaborative.
Pour conclure sur les outils d'animation de réunion
Ces outils d'animation de réunion d'équipe vous permettront à coup sûr de dynamiser vos réunions et de dégager le meilleur de vos interlocuteurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’un de ses outils ou sur notre plateforme collaborative, n’hésitez pas à demander une démo.
