Quels outils pour animer une réunion d’équipe
Devenu le moment incontournable de chaque semaine, la réunion d’équipe représente pour le responsable un temps de partage d’informations, de prise en compte des avis pour prendre des décisions. De plus, elle permet aux collaborateurs de s’investir dans l’évolution des différents projets, plus généralement dans l’évolution de l’entreprise.
Attention tout de même à ne pas tomber dans le piège de la réunion facile, la réunion longue et peu efficace.
Dans le but de vous permettre d’animer vos réunions et de les rendre plus efficaces, Interstis vous propose cet article.
Comment organiser une réunion ?
L’organisation de votre réunion est le point de départ du processus qui vise à impliquer vos collaborateurs. Pour cela Interstis vous conseil au préalable d’encourager les participants à vous communiquer leurs disponibilités, utilisez un outil de sondage afin de convenir du moment opportun pour réaliser la réunion.
Par la suite, définissez votre ordre du jour, l’ordre dans lequel les sujets de la réunion doivent être abordés, en triant vos éléments à traiter graduellement par importance vous déviriez plus aisément garder l’attention de vos interlocuteurs sur le long terme.
Pour d’autres conseils sur l’organisation de réunion, mais aussi de visioconférence, vous pouvez consulter notre article dédié sur comment organiser une visioconférence. Celui-ci vous liste nombre conseils pour animer correctement une visioconférence.
Pourquoi est-il important d’animer une réunion ?
Le temps de concentration moyen d’un individu aujourd’hui est de 8 secondes. De plus, avec l’arrivée de la visio les environnements de travail sont de plus en plus propices à l’inattention. Animer une réunion devient donc primordial si l’on veut maximiser la productivité de ses équipes.
Les différentes animations de réunion d’équipe
Une fois votre réunion organisée vous devez encore penser à des animations qui permettront de capter l’attention de vos collaborateurs et fluidifier son déroulement. Pour cela bon nombres animations vous sont possibles, en prenant en compte vos interlocuteurs et les objectifs de votre réunion, plusieurs choix s’offrent alors à vous :
- La présentation avec diaporama : Ce moyen est encore aujourd’hui le moyen le plus utilisé pour animer une réunion, c’est une solution simple et efficace. Même si elle a déjà fait ses preuves, cette solution est jugée de nos jours trop classique et, selon vos compétences dans la réalisation de diapositives, elle peut vite devenir ennuyeuse pour vos collaborateurs.
- Le brainstorming : Ici l’idée est simple : vous n’avez pas obligatoirement besoin d’un outil mais seulement de la participation de vos interlocuteurs, le but est d’utiliser la créativité de vos interlocuteurs afin de proposer un mélange d’idées. L’avantage de ce type d’animation est qu’il n’est pas très compliqué à mettre en œuvre, mais surtout, vos collaborateurs se sentiront écoutés et seront alors des plus investis.
- Le tour de table : Si votre réunion est adaptée à ce genre d’animation, le tour de table est un bon moyen de mettre en confiance et en valeur vos collaborateurs. Ils se sentiront forcément écoutés et pris en compte. Nous vous recommandons toutefois de ne pas utiliser cette méthode dans les réunions intégrant trop d’interlocuteurs pour des raisons évidentes d’organisations. De plus, nous vous conseillons de maîtriser le temps de parole de chacun des interlocuteurs pour éviter les prises de paroles dispensables et les réunions qui s’éternisent.
- Le jeu : Comment rendre plus investi un collaborateur dans une réunion qu’en éveillant en lui son esprit de compétition ? Cette technique vous assurera une attention certaine de la part de vos interlocuteurs. En revanche, cela nécessite une grosse organisation et une préparation bien plus conséquente en amont de la réunion. Faites attention car cette solution n’est pas adaptée à tous types de réunion.
- Le Pecha Kucha : Ce drôle de nom signifie « bavardage » en japonais. L’idée est ici de présenter un projet, un produit ou bien une décision, le tout en moins de 7 minutes. Évidemment le premier avantage ici est le gain de temps. Cette méthode est extrêmement efficace et très adaptée aux réunions rapides car très simple à mettre en place.
Les outils pour animer une réunion d’équipe
Après avoir choisi le type d’animation pour dynamiser votre réunion, il vous faut utiliser les bons outils. Heureusement pour vous, le développement des réunions à distance a permis l’arrivée de nombreux outils numériques qui visent à faciliter l’organisation et le déroulement de vos réunions. Tous ces outils pour animer une réunion d’équipe sont à votre disposition et ont des objectifs bien différents.
On retrouve tout d’abord :
- Le quiz : un temps de questions /réponses qui invite le collaborateur à un jeu, on peut penser au logiciel Kahoot qui permet des quiz à choix multiple en solo ou en équipe. Idéal à mettre en place pour des réunions qui s’annoncent longues et monotones. Pensez aussi qu’Interstis vous propose un outil de vote.
- Dans une situation de brainstorming un outil est particulièrement apprécié : Un espace dédié qui rassemble toutes les idées afin que chacun puisse ajouter les siennes ou des commentaires. Ajoutons à cela qu’Interstis est une plateforme collaborative qui propose un fonctionnement par espaces où chaque utilisateur peut ajouter des données, les modifier ou laisser un commentaire.
- L’outil de sondage est un indispensable pour avoir le point de vue de vos interlocuteurs en direct. Interstis vous propose également un outil de sondage intégré à sa plateforme. Pour en savoir plus sur notre outil de sondage n’hésitez pas à consulter notre article dédié.
- L’outil de la carte mentale est un bon moyen pour intégrer dans un même espace des photos, vidéos, URL et fichiers. Le système d’espaces d’Interstis vous propose l’intégration et le partage de ce type d’éléments.
- L’outil de visioconférence est devenu un indispensable en entreprise permettant d’animer des réunions à distance. Retrouvez l’outil de visioconférence d’Interstis en cliquant ici
- L’outil Agenda est particulièrement utile lors de la création de tâches et de deadlines. Il vous permet de visualiser en direct, lors de la réunion, le temps disponible pour réaliser ces fameuses missions. Cet outil est lui aussi disponible au sein de notre plateforme collaborative.
Ces outils pour animer une réunion d’équipe vous permettront à coup sûr de dynamiser vos réunions et de dégager le meilleur de vos interlocuteurs. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’un de ses outils ou sur notre plateforme collaborative, n’hésitez pas à demander une démo.
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