Introduction
Voyons ensemble quelle plateforme collaborative choisir et comment la mettre en place !
Les plateformes collaboratives en lignes sont devenues les meilleurs outils pour permettre de maintenir la collaboration dans vos équipes à l’ère du tout numérique.
Aujourd’hui nombreuses, vous vous demandez peut-être comment choisir LA bonne plateforme collaborative face à pléthore d’offres ? Vous vous demandez aussi comment réussir à mettre en place une plateforme dans votre organisation déjà bien établie ?
Alors cet article est fait pour vous ! Voyons comment répondre à ces questions en revenant en détail sur les différents points à prendre en compte lors de votre choix de plateforme collaborative.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Rappelons tout d’abord l’essentiel : qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Le terme « plateforme collaborative » provient du concept de travail en collaboration, soit l’action de mettre, sur un même projet, plusieurs personnes ayant des compétences différentes afin de travailler ensemble. Ces plateformes permettent entre autres de travailler de manière synchrone (visioconférence, messagerie instantanée) et asynchrone (partage de documents)
La plateforme collaborative consiste en un espace de travail numérique proposant des outils en ligne, dans le but de favoriser la transversalité de l’information et donc la collaboration.
Comment choisir LA plateforme collaborative en ligne ?
Pour choisir la bonne plateforme collaborative en ligne vous devez tout d’abord définir vos besoins et vos objectifs en interne. Une fois cette étape terminée, définissez plusieurs critères que doit respecter la plateforme collaborative :
- La plateforme collaborative propose-t-elle les outils adapté ?
- Messagerie instantanée : Créez des conversations à deux ou plus. Suivez chaque sujet dans un fil de discussion simple, intuitif et ergonomique.
La messagerie instantanée est un outil très pratique pour organiser au quotidien le travail collaboratif, notamment en situation de télétravail. La messagerie instantanée vous permet d’économiser jusqu’à 70% de mails.
- Agenda partagé : Synchronisez votre agenda (Google agenda, Outlook,…) avec l’agenda du projet pour le partager avec le groupe de travail. La synchronisation est automatique et bidirectionnelle. Tout événement ajouté depuis la plateforme alimentera votre agenda habituel, et inversement.
- Coédition des documents : Modifiez en ligne un fichier texte seul ou à plusieurs, ajouter des commentaires en direct pour avancer de manière efficace
- Visioconférence : Organisez des visioconférences à plusieurs afin de communiquer où que vous soyez.
Partagez votre écran avec les autres participants pour vos présentations à distance. Planifiez vos visioconférences à l’avance ou générez-les automatiquement en créant un évènement depuis l’agenda partagé.
- Sondage : Éditez des sondages en quelques clics et construisez des questionnaires plus complexes grâce à l’éditeur de sondage en ligne.
Insérez des instructions, posez vos questions, déterminez le type de question (choix multiples, oui/non…) et les réponses possibles.
Vous pouvez partager des documents en pièce jointe de votre sondage.
- Annuaire collaboratif : gérez le trombinoscope de l’ensemble de vos collaborateurs, ajoutez-y des informations nécessaires au pilotage des projets.
- Suite bureautique collaborative : profitez de l’ensemble des outils nécessaires pour mener à bien vos projets : tableur, traitement de texte, présentation avec l’avantage d’une sauvegarde en direct directement sur le cloud qui vous permet de rendre accessible vos fichiers.
- Gestion des tâches : Affectez une tâche à un ou plusieurs de vos collaborateurs, ou à vous-même au sein d’un espace de travail partagé.
Vous pouvez enrichir vos tâches de différents éléments : date d’échéance, date de rappel, sous-tâche, pièce-jointe, etc.
- La plateforme est-elle sécurisée ?
Une fois vous être assuré de la présence des outils nécessaires pour mener à bien vos projets, vérifiez que la plateforme propose un hébergement de vos données sécurisées. En effet, la plupart des plateformes collaboratives étrangères ne respectent pas les règles de RGPD de vos données ou ne disposent pas de label de sécurité.
Chez Interstis les données sont hébergées sur un serveur labélisé SecNumcloud soit le plus haut niveau de sécurité.
- Le support client est-il de qualité ?
Assurez-vous que le support client soit réactif et que la plateforme prend en compte et évolue en fonction de vos retours. Interstis dispose d’une équipe spécialisée qui répond en 24h et vous assure un suivi humain et adapté. De plus, la plateforme est évolutive et chaque mise à jour prend en considération les retours de nos utilisateurs.
- La question de l’accessibilité et de la facilité d’utilisation ?
Pour cela, vérifiez les dispositions prises de la part de la plateforme pour proposer un service qui soit adapté à tous les profils d’utilisateurs. Interstis met tout son possible pour proposer une plateforme accessible et respecter les questions de RGAA. Notre plateforme vous assure un accompagnement à la personne grâce aux différents webinaires organisés par l’entreprise.
Enfin, la plateforme Interstis se veut facile d’utilisation et intuitive, pour permettre à vos équipes de collaborer le plus vite possible et intégrer facilement la plateforme dans votre organisation.
Comment le mettre en place ?
- Une fois choisie, configurez la plateforme en fonction de vos besoins. Créez des groupes et des canaux de discussions pour les différents projets puis, ajoutez les membres de l’équipe, configurez les permissions d'accès et personnalisez les paramètres de la plateforme.
- Formez vos utilisateurs : une fois configurée, formez vos collaborateurs à l’utilisation de la plateforme et vis-à-vis des processus de travail.
- Définir les règles d’utilisation est primordial pour une collaboration efficace (règles de communication, de partage des documents)
- Encouragez à l’utilisation régulière de la plateforme
- Prenez en compte les retours de vos collaborateurs quant à l’utilisation de la plateforme
Conclusion
Comme vous l’aurez compris, choisir une plateforme collaborative et la mettre en place demande un certain investissement et se trouve être une procédure assez complexe.
En espérant que ces conseils proposés par Interstis vous aideront dans la recherche de votre future plateforme collaborative.
Pour en savoir plus sur notre plateforme Interstis, n’hésitez plus et cliquez ici
