Nos conseils pour améliorer le travail des élus et agents en Commission

Les enjeux du travail en commission

Les commissions sont composées d’élus de la collectivité. Pour son fonctionnement, ce groupe de travail s’appuie sur les agents municipaux dont le champ d’activité relève du périmètre de la Commission. Une Commission se réunit à la fréquence qu’elle se choisit, généralement une fois tous les deux mois. Sa capacité de produire des propositions dépend naturellement de la disponibilité des élus qui la composent. Or, l’écrasante majorité des conseillers municipaux n’est pas composée de professionnels de la politique. Ils sont engagés sur d’autres activités ou exercent un métier.

Dès lors, comment assurer la bonne marche d’une commission sans sur-solliciter les élus lors de réunions tardives ? Comment faire avancer les dossiers sans décourager les conseillers ayant une activité professionnelle ? Comment permettre à un élu d’effectuer une partie de leur travail en commission en amont ou en aval des réunions ?

Dans ce contexte marqué par un certain découragement des élus locaux, il est important de trouver des solutions pour faciliter leur travail en commission, à la maison ou même sur leur lieu d’activité, et assurer la bonne information de tous. On distingue alors 3 enjeux principaux : 

• Informer les élus sans alourdir le travail des agents.
• Planifier une réunion sans entrer dans une infernale boucle de mails.
• Faciliter le travail en commission et le suivi des projets.

Les 3 enjeux principaux du travail en commission

Informer les élus

Comment informer les élus de l'avancée des dossiers ? Comment leur faire parvenir les dernières actualités sans qu’ils aient nécessairement à repasser par la Mairie ? Quelques actions simples à mettre en œuvre pour permettre une meilleure communication entre agents et élus.

• Un espace de travail partagé sur internet : Compliqué ! Pourquoi ? Il existe des solutions simples à prendre en main pour partager des documents et des messages au sein d’un groupe de personnes. Pensez à WhatsApp, Dropbox, Drive ou autres Messenger. Tous les agents et élus (ou presque...) les utilisent à titre personnel. Ces outils permettent de partager efficacement l’information parmi les membres d’une Commission et d’y associer les agents si besoin. Il faudra cependant veiller à deux points. D’une part la sécurité (hébergement en France, ...) et d’autre part la possibilité de partager facilement les informations avec les bons interlocuteurs. Toutes les informations partagées ne concernent pas tout le monde. 
• Penser mobile : Trouver un système qui permet d'alerter les élus des actualités ou de l'avancée des missions des collaborateurs sur leur téléphone. Beaucoup seront frileux à l’idée de devoir se mettre à utiliser un logiciel web. Une application mobile beaucoup moins.
• Éviter le plus possible les mails : Pas besoin de vous convaincre sur ce point.

Organiser le planning des commissions et envoyer les convocations

Le Maire est président de droit des Commissions. Dans la pratique, la planification et l’animation sont laissées aux adjoints, éventuellement entourés d’agents, notamment le secrétariat des commissions. Les difficultés rencontrées dans l’animation d’une commission sont d'ordre pratique :

1/ Comment trouver une date qui convient à tous ?

2/ Comment s’assurer que chacun ait reçu sa convocation dans les délais ?

3/ Comment s’assurer que chaque membre ait accès aux documents préparatoires ?

4/ Comment fixer et tenir l’ordre du jour ?

Quelques bonnes pratiques pour se faciliter la tâche dans la planification de ces réunions :

• Penser au sondage de date en amont des commissions : Donner la possibilité aux membres de la Commission de vous faire part de leurs préférences sur les dates de la prochaine commission permet d’augmenter significativement le taux de participation. C’est aussi une marque de considération pour les élus de la commission. Des outils simples et gratuits comme Doodle permettent de construire ses sondages.
• Un ordre du jour participatif pour une commission plus riche et plus vivante.  Permettre aux membres de la commission de suggérer des points à mettre à l’ordre du jour favorise l’implication de tous. Le président de la Commission doit naturellement garder la main sur l’ordre du jour final.
• Envoi dématérialisé des convocations et des documents de travail : Faites des économies, pensez à l’environnement, sécurisez l’envoi de vos convocations et facilitez la gestion des agendas des élus. Il n’y a que des avantages à l’envoi dématérialisé des documents et des convocations. Vérifiez cependant que cet envoi soit horodaté pour offrir une preuve opposable en cas de contestation.

Travailler plus efficacement en commission et suivre les actions à mettre en œuvre

Travailler ensemble, ça s’apprend. Être efficace à plusieurs nécessite du savoir-être, de la méthodologie et une pincée de technologie. Quelques bonnes pratiques pour transformer vos commissions et sessions riches et efficaces :

• Fixer une heure de fin et attribuer à chaque point de l’ordre du jour un temps maximal. Les commissions qui s’éternisent et empiètent sur votre temps de sommeil ne sont pas une fatalité. Fixez en début de réunion l’heure de fin des échanges, puis attribuez à chaque point de l’ordre du jour un temps imparti.
• Désigner la personne en charge du compte-rendu en début de réunion. Pour chaque commission, un agent ou un élu doit être en charge de la rédaction du compte-rendu. Il vaut mieux le désigner en début de séance. Cela évitera de perdre du temps à se questionner, en fin de réunion, sur la personne qui tiendra ce rôle.
• Rédiger le compte-rendu en temps réel : Les outils numériques, type Google ou interStis, permettent de rédiger à plusieurs en temps réel un document. Pendant la réunion, les participants pourront directement suggérer des modifications sur le compte-rendu. L’avantage est évident : plus besoin de perdre son temps à relire, modifier et faire valider le compte-rendu dans les jours suivant la réunion. Celui-ci est directement construit pendant les échanges et validé collectivement en fin de commission. Un gain de temps précieux pour les élus et les services.
• Autoriser la webconférence : Lorsqu’un élu ne peut pas se rendre sur le lieu de la commission, il doit pouvoir rejoindre la réunion via une webconférence. Sans faire de la réunion à distance la procédure normale de fonctionnement d’une commission, ce type d’outils peut dépanner dans bien des situations.
• Finir la réunion avec des tâches précises à effectuer pour la prochaine Commission. Il suffit de lister les tâches dans les 5 dernières minutes de la réunion, puis, si possible, les affecter à une ou plusieurs personnes qui pourront en faire état lors de la réunion suivante. 

Et interStis dans tout ça ?

A travers sa plateforme, interStis propose des outils parfaitement adaptés aux situations évoquées. Son système permet de communiquer à travers des espaces de travail partagés par Commission ou projet. Les agents accèdent à cette plateforme via leurs postes de travail quand les élus peuvent aussi y accéder via leur smartphone. Les utilisateurs peuvent donc discuter, échanger des fichiers et profiter de plusieurs outils collaboratifs conçus pour faciliter et accélérer le travail d'équipe.

Informer les élus

• Données sécurisées et hébergées en France
• Centralisation des informations
• Renforce les liens entre les agents et les élus grâce aux outils collaboratifs (Chats, visioconférence, sondage, ...)

Organiser le planning des commissions et envoyer les convocations

• Gestion et suivi des projets, avec un visuel sur l'évolution des tâches
• Sondage de dates, sondage à question unique, questionnaire
• Système de notification et réduction des mails

Travailler plus efficacement en commission et suivre les actions à mettre en œuvre

• Éditeur de documents en ligne
• Visioconférence
• Agenda collaboratif