Manager en collectivité : adoptez le mode projet

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Élus, direction générale, managers, chef de projets : conduire des projets est votre quotidien. Chaque jour vous mettez en lien différents acteurs pour mener à bien un projet transversal. Vous définissez des tâches à accomplir, des délais à respecter, etc : ne cherchez plus, vous travaillez déjà en mode projet. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quelle méthodologie mettre en place pour être le plus efficace possible ? Quelle spécificité pour les collectivités territoriales ?

Mode projet : Qu’est-ce que c’est ?

 

Le mode projet est une méthodologie de travail. Elle peut concerner n’importe quel secteur (urbanisme, petite enfance, état civil…) à partir du moment où elle fait intervenir plusieurs acteurs travaillant ensemble pour atteindre un objectif commun. Les intervenants font donc généralement partie de différents services, et des partenaires extérieurs peuvent également être intégrés.

Le mode projet permet de :

– Définir des objectifs précis, mesurables, atteignables,

– Identifier les risques potentiels,

– Cartographier les acteurs, leur rôle et leurs missions,

– Ajuste le budget et les délais en fonction des contraintes,

– Assurer un suivi régulier des indicateurs.

Le mode projet donne un cadre clair, facilite le suivi et l’avancement des projets. Il permet également de fluidifier les rapports entre les différents acteurs. Qu’il s’agisse de projet complexe ou de dossier plus simple, pour une grosse intercommunalité ou une petite collectivité, cette méthodologie est le mode de pilotage le plus efficient.

Exemples de dossiers pouvant être menés en mode projet en collectivité :

– Organisation d’un événement municipal

– Déploiement de la fibre optique

– Adoption d’un nouveau PLUI

– Mise en place de nouveaux horaires pour le périscolaire

– Campagne de communication sur les dépôts sauvages

– Construction d’une école, d’un stade, d’un bâtiment municipal, etc.

Quelles sont les étapes du mode projet en collectivité ?

 

Cette méthodologie simple repose sur 3 grandes étapes, composées elle-même d’actions concrètes à mener. Il vous suffit donc de les suivre, et éventuellement, de les adapter aux spécificités de votre organisation.

1. Cadrage et lancement

– Désigner un chef de projet

 

Cette première étape est primordiale. En effet, le chef de projet sera la cheville ouvrière de votre organisation. Véritable chef d’orchestre, il coordonnera les différents acteurs, établira des reportings, s’assurera du suivi des opérations, etc. Attention, le chef de projet ne doit pas se substituer aux autres services ! Pour le choisir, plusieurs options sont possibles. Il peut s’agir un chargé de mission, rattaché directement à la direction générale, ou d’un agent dans un service. Il est important de rappeler que ce nouveau projet vient généralement s’ajouter aux missions habituelles de l’agent. Il peut donc être nécessaire de réaliser une lettre de mission qui recensera et clarifiera les nouvelles attributions.

 

– Formaliser un document référence

 

Une fois le chef de projet nommé, il est nécessaire de définir, dans un document partagé, les éléments clés du projet. Pour cela, il faudra dans un premier temps établir un diagnostic en définissant de manière précise les objectifs, les délais, le budget, mais aussi l’environnement (cadre réglementaire par exemple) et les risques potentiels à prévoir. Ce document ne sera pas définitif, il évoluera et s’affinera progressivement. Mais il doit être rédigé en amont afin de donner un cadre précis à tous les acteurs prenant part, de près ou de loin, au projet

 

– Constituer un comité de pilotage et un comité technique

 

À présent, il est temps de constituer votre comité de pilotage et votre comité technique. Quelle est la différence entre ces deux instances ? La première est généralement composée d’élus, de directeur, du chef de projet : en bref, elle définit les orientations et s’assure, au niveau macro, de l’avancée du projet. Le comité de technique, quant à lui, assure la mise en œuvre concrète du projet. On y trouve donc les agents des services concernés. Définir ces instances est un jeu d’équilibriste : ni trop restreint, ni trop large. Par ailleurs, ayez en tête que ces rencontres devront parfois être complétées par des temps de travail avec seulement un ou deux services, pour avancer sur un point bien précis. Il est efficace de décider dès le début la fréquence à laquelle ces instances se réuniront.

 

– Établir un plan avec la méthode des petits pas

 

Vous avez réuni votre premier COPIL (comité de pilotage) et COTECH (comité technique) : c’est un excellent début ! Vous pouvez désormais, pour aller plus loin, rédiger un plan d’actions par service. De quoi s’agit-il ? Simplement de définir, étape par étape, les actions à réaliser dans chaque domaine. Pour cela, ne soyez pas trop généraliste et optez pour la méthode des petits pas. Elle consiste à découper chaque objectif en petites actions à réaliser. C’est plus simple et plus motivant ! Assignez ensuite à chacune de ces actions un responsable, un délai, un budget éventuellement, etc.

Enfin, n’oubliez pas le plan de communication ! Et oui, c’est déjà le moment d’y penser ! En effet, souvent, cette question vient à la fin du projet. Or, c’est en amont qu’il faut solliciter le service communication, ou du moins réfléchir à la façon dont on veut parler de ce projet en interne (avec les agents) et en externe (avec les administrés, partenaires, etc.).

2. Conduite du projet

– Déléguer l’animation au chef de projet

 

Désormais, le projet est lancé. Il s’agit à présent de l’animer et de le piloter. Ces tâches doivent être déléguées au chef de projet.

Il s’agit donc d’un type de management indirect puisque dans le cadre de ce projet transverse, le chef de projet n’est pas le supérieur hiérarchique de l’ensemble des contributeurs. . La communication bienveillante est donc de rigueur, tout comme l’écoute active et les encouragements.

Pour le pilotage, un suivi fréquent est nécessaire. En fonction du document de référence établi en amont, il est important de surveiller les écarts, et surtout le maintien du cap fixé. Les objectifs finaux sont parfois perdus de vue, le chef de projet doit être là pour les rappeler à chacun.

 

– Mettre en place un outil de gestion de projet

 

C’est certainement là que se situe la clé d’une bonne gestion de projet.

En effet, avec la multitude d’informations traitées, de versions d’un même document, d’échanges formels et informels… il est extrêmement difficile de s’y retrouver si on ne dispose pas d’un outil simple de gestion de projets. Par ailleurs la transmission sera beaucoup plus simple si vous devez déléguer tout ou partie d’un projet en cours. Il y en a pour tous les goûts : du simple tableur Excel, aux outils extrêmement complexes. Nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser un outil accessible pour tous les acteurs (quel que soit leur niveau de maitrise informatique), sécurisé et français afin d’assurer la souveraineté de vos données.

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– Réunir les instances de suivi régulièrement

 

« Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ! » Il est parfois tentant de mener son projet à tout allure, notamment parce que les délais imposés sont très serrés. On en oublie même de convoquer les instances instaurées au début de notre démarche. Grave erreur ! Tout d’abord, on se prive ainsi de feedbacks précieux. Les retours des différents acteurs sont essentiels pour avancer dans le bon sens. Cela est d’autant plus valable pour les élus : assurez-vous régulièrement que les orientations n’ont pas évolué.

Par ailleurs, ces échanges permettront d’entretenir la motivation de chacun, d’évaluer le niveau d’avancement et de vérifier la tenue des échéances et du budget. Ils sont aussi un moment important de communication interne auprès de la direction générale et des élus.

3. Clôture et bilan

– Faire un bilan

 

Une fois votre projet mené à bien, il est temps de réaliser un bilan objectif et circonstancié. Les succès comme les échecs doivent être passés en revu. N’oubliez pas de faire une évaluation portant sur le quantitatif et le qualitatif. Le ressenti est extrêmement important, et peut parfois primer sur les résultats chiffrés. C’est pourquoi il est important de l’objectiver avec un questionnaire de satisfaction par exemple.

 

– Constater les écarts avec l’objectif de départ

= Consolider les résultats quantitatifs

 

Afin d’établir un bilan le plus fin possible, partez de votre canva de départ. Vous y trouverez les objectifs que vous vous étiez fixés en termes de délai, de budget, de public touché, etc. Ainsi, vous pourrez mesurer la différence entre votre point de départ et votre arrivée

 

– Définir des actions correctrices et l’amélioration continue

 

Ces résultats doivent être analysés à la lumière de l’évolution de votre projet. Il ne s’agit pas de pointer du doigt chaque dysfonctionnement, mais d’identifier ce qui est perfectible pour les prochains projets à mener. Il peut s’agir de point très concret, comme l’identification d’une ressource manquante, ou quelque chose de beaucoup plus subjectif comme l’amélioration de la communication inter-service