Introduction
Élus, direction générale, managers, chef de projets : conduire des projets publics est votre quotidien. Chaque jour vous mettez en lien différents agents pour mener à bien un projet transversal. Vous définissez des tâches à accomplir, des délais à respecter, etc : ne cherchez plus, vous travaillez déjà en mode projet. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quelle mode de management mettre en place pour être le plus efficace possible ? Quelle spécificité pour les collectivités territoriales ?
Mode projet : Qu’est-ce que c’est ?
Le mode projet est une méthode de travail. Elle peut concerner n’importe quel secteur (urbanisme, gestion publique petite enfance, état civil…) à partir du moment où elle fait intervenir plusieurs acteurs travaillant ensemble pour atteindre un objectif commun. Les intervenants font donc généralement partie de différents services, et des partenaires extérieurs peuvent également être intégrés.
L’adoption du mode projet en collectivité au sein des collectivités est importante pour plusieurs raisons :
- Une gestion efficace des ressources : Cette méthode permet aux collectivités de gérer leurs ressources de la façon la plus efficace possible. En planifiant et en organisant les activités en projets, elles peuvent allouer des ressources humaines, financières et matérielles de manière plus ciblée et optimale.
- Avoir des objectifs clairs et mesurables : Les projets doivent avoir des objectifs clairs et mesurables, ce qui permet aux collectivités de définir précisément ce qu’elles veulent accomplir. Ce qui facilitera par la suite le suivi de la progression et l’évaluation des résultats.
- La responsabilité : Chaque projet a un responsable qui est chargé de sa réussite, ce qui contribue à une meilleure distribution des tâches et une meilleure transparence.
- Innovation : En encourageant la créativité et l’expérimentation, les projets peuvent aider les collectivités à trouver des nouvelles approches pour résoudre des problèmes.
- Collaboration interne et externe : Les projets nécessitent souvent la collaboration entre différents services au sein de la collectivité, ainsi qu’avec des partenaires externes comme les entreprises, les organisations non gouvernementales et les citoyens. Ce qui favorise l’engagement et la coopération.
- Une gestion des risques : En identifiant les risques dès le début d’un projet, les collectivités peuvent mettre en place des stratégies d’atténuation et de gestion des crises.
- L’amélioration de la qualité des services : En adoptant une approche par projet, les collectivités peuvent améliorer la qualité de leurs services en se concentrant sur la satisfaction des besoins des citoyens et en mettant en place des processus d’amélioration continue.
- Un pilotage stratégique : Les projets peuvent être alignés sur la stratégie globale de la collectivité, ce qui permet de mettre en œuvre des initiatives spécifiques pour atteindre les objectifs spécifiques à long terme.
Le mode projet donne un cadre clair, et facilite le suivi et l’avancement du travail à réaliser. Il permet également de fluidifier les rapports entre les différents acteurs. Qu’il s’agisse de projet complexe ou de dossier plus simple, pour une grosse intercommunalité ou une petite collectivité, cette méthodologie est le mode de pilotage le plus efficient.
Exemples de dossiers pouvant être menés en mode projet en collectivité :
- Organisation d’un événement municipal
- Déploiement de la fibre optique
- Adoption d’un nouveau PLUI
- Mise en place de nouveaux horaires pour le périscolaire
- Campagne de communication sur les dépôts sauvages
- Construction d’une école, d’un stade, d’un bâtiment municipal, etc.
Quelles sont les étapes du mode projet en collectivité ?
Cette méthode de travail simple repose sur 3 grandes étapes, composées elle-même d’actions concrètes à mener. Il vous suffit donc de les suivre, et éventuellement, de les adapter en fonction des spécificités de votre organisation.
1 - Cadrage et lancement
Désigner un chef de projet
Cette première étape est primordiale. En effet, le chef de projet sera la cheville ouvrière de votre organisation. Véritable chef d’orchestre, il coordonnera les différents acteurs, établira des reportings, s’assurera du suivi des opérations, etc. Attention, le chef de projet ne doit pas se substituer aux autres services ! Pour le choisir, plusieurs options sont possibles. Il peut s’agir d’un chargé de mission, rattaché directement à la direction générale, ou d’un agent dans un service. Rappelons-nous que ce nouveau projet vient généralement s’ajouter aux activités habituelles de l’agent. Il peut donc être nécessaire de réaliser une lettre de mission qui recensera et clarifiera les nouvelles attributions.
Formaliser un document référence
Une fois le chef de projet nommé, il est nécessaire de définir, dans un document partagé, les éléments clés du projet. Pour cela, il faudra dans un premier temps établir un diagnostic en définissant de manière précise les objectifs, les délais, le budget, mais aussi l’environnement (cadre réglementaire par exemple) et les risques à prévoir. Ce document ne sera pas définitif, il évoluera et s’affinera progressivement. Mais il doit être rédigé en amont afin de donner un cadre précis à tous les acteurs prenant part, de près ou de loin, au projet.
Constituer un comité de pilotage et un comité technique
À présent, il est temps de constituer votre comité de pilotage et votre comité technique. Quelle est la différence entre ces deux fonctions ? La première est généralement composée d’élus, de directeurs, et du chef de projet : en bref, elle définit les orientations publiques et s’assure, au niveau macro, de l’avancée de celui-ci. Le comité de technique, quant à lui, assure la mise en œuvre concrète du projet. On y trouve donc les agents des services concernés. Définir ces instances est un jeu d’équilibriste : ni trop restreint, ni trop large. Par ailleurs, ayez en tête que ces rencontres devront parfois être complétées par des temps de travail avec seulement un ou deux services, pour avancer sur un point bien précis. Il est efficace d’avoir une gestion efficace afin de décider dès le début la fréquence à laquelle ces instances se réuniront.
Établir un plan avec la méthode des petits pas
Vous avez réuni votre premier COPIL (comité de pilotage) et COTECH (comité technique) : c’est un excellent début ! Vous pouvez désormais, pour aller plus loin, rédiger un plan d’actions par service. De quoi s’agit-il ? Simplement de définir, étape par étape, les actions à réaliser dans chaque domaine. Pour cela, ne soyez pas trop généraliste et optez pour la méthode des petits pas. Elle consiste à découper chaque objectif en petites actions à réaliser. C’est plus simple et plus motivant ! Assignez ensuite à chacune de ces actions un responsable, un délai, un budget éventuellement, etc.
Établir un plan de communication
Enfin, n’oubliez pas le plan de communication ! Et oui, c’est déjà le moment d’y penser ! En effet, souvent, cette question vient à la fin du projet. Or, c’est en amont qu’il faut solliciter le service communication, ou du moins réfléchir à la façon dont on veut parler de ce projet en interne (avec les agents) et en externe (avec les administrés, partenaires, etc.).
2 - Conduite du projet
Déléguer l’animation au chef de projet
Désormais, le projet est lancé. Il s’agit à présent de l’animer et de le piloter. Ces tâches doivent être déléguées au chef de projet.
Il s’agit donc d’un type de management indirect puisque dans le cadre de ce projet transverse, le chef de projet n’est pas le supérieur hiérarchique de l’ensemble des contributeurs. La communication bienveillante est donc de rigueur, tout comme l’écoute active et les encouragements.
Pour le pilotage, un suivi fréquent est nécessaire. En fonction du document de référence établi en amont, il est important de surveiller les écarts, et surtout le maintien du cap fixé. Les objectifs finaux sont parfois perdus de vue, et le chef de projet doit être là pour les rappeler à chacun.
Mettre en place un outil de gestion de projet
C’est certainement là que se situe la clé d’une bonne gestion de projet.
En effet, avec la multitude d’informations traitées, de versions d’un même document, d’échanges formels et informels… Il est extrêmement difficile de s’y retrouver si on ne dispose pas d’un outil simple de gestion de projets. Par ailleurs la transmission sera beaucoup plus simple si vous devez déléguer tout ou une partie d’un projet en cours. Il y en a pour tous les goûts : du simple tableur Excel, aux outils extrêmement complexes. Nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser un outil accessible pour tous les acteurs (quel que soit leur niveau de maîtrise informatique), sécurisé et français afin d’assurer la souveraineté de vos données.
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Réunir les instances de suivi régulièrement
« Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin ! » Il est parfois tentant de mener son projet à toute allure, notamment parce que les délais imposés sont très serrés. On en oublie même de convoquer les instances instaurées au début de notre démarche. Grave erreur ! Tout d’abord, on se prive ainsi de feedbacks précieux. Les retours des différents acteurs sont essentiels pour avancer dans le bon sens. Cela est d’autant plus valable pour les élus : assurez-vous régulièrement que les orientations n’ont pas évolué.
Par ailleurs, ces échanges permettront d’entretenir la motivation de chacun, d’évaluer le niveau d’avancement et de vérifier la tenue des échéances et du budget. Ils sont aussi un moment important de communication interne auprès de la direction générale et des élus.
3 - Clôture et bilan
Dresser un bilan
Une fois votre projet mené à bien, il est temps de réaliser un bilan objectif et circonstancié. Les succès, comme les échecs doivent être passés en revue. N’oubliez pas de faire une évaluation portant sur le quantitatif et le qualitatif. Le ressenti est extrêmement important, et peut parfois primer sur les résultats chiffrés. C’est pourquoi il est important de l’objectiver avec un questionnaire de satisfaction par exemple.
Constater les écarts avec l’objectif de départ
Consolider les résultats quantitatifs
Afin d’établir un bilan le plus fin possible, partez de votre plan de départ. Vous y trouverez les objectifs que vous vous étiez fixés en termes de délai, de budget, de public touché, etc. Ainsi, vous pourrez mesurer la différence entre votre point de départ et votre arrivée.
Définir des actions correctrices et l’amélioration continue
Ces résultats doivent être analysés à la lumière de l’évolution de votre projet. Il ne s’agit pas de pointer du doigt chaque dysfonctionnement, mais d’identifier ce qui est perfectible pour les prochains projets à mener. Il peut s’agir de point très concret, comme l’identification d’une ressource manquante, ou quelque chose de beaucoup plus subjectif comme l’amélioration de la communication interservice.
Conclusion :
L'adoption du mode projet au sein des collectivités permet une gestion plus efficace, une meilleure adaptation aux besoins locaux, une collaboration accrue et une qualité des services. Cela contribue à une gouvernance plus efficace et à une meilleure satisfaction des citoyens.
