Comment gérer ses tâches afin d’être plus efficace dans ses projets ?

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Comment gérer ses tâches afin d’être plus efficace dans ses projets ?

Chaque projet peut se décomposer en petites actions, ou tâches. Les gérer peut parfois être compliqué et devenir plus chronophage que le projet en lui-même. Alors assurer la gestion des tâches ? Voici 4 conseils pour vous aider à vous y retrouver !

Les 4 bonnes habitudes de la gestion des tâches

Décomposer ses tâches

C’est parti ! Vous avez votre projet, vous avez la motivation, mais vous ne savez pas par où commercer. Comment transformer quelque chose de complexe et long en des actions simples et accessible ? La réponse est simple : découper votre projet en tâches.

Décomposer vos tâches vous permettra de mieux les comprendre, de ne pas vous décourager et de les planifier. Une bonne gestion des tâches repose d’abord sur leur compréhension.

Bravo ! Vous avez décomposé vos tâches. Vous devez maintenant définir une priorité pour chacune d’entre elles.

Définir une priorité pour chaque tâche

Chaque tâche peut être plus ou moins importante dans un projet, et demander un certain niveau de concentration. Votre bonne gestion de vos tâches résidera dans la qualification et dans la catégorisation de ce que vous aurez à faire.

Posez-vous ces questions : 

  • A quel point cette tâche est-elle urgente ?
  • Quel est le niveau d’importance de la tâche ?
  • Combien de temps va prendre cette tâche ?
  • De quel niveau de concentration ai-je besoin pour mener à bien cette tâche ?

Ensuite, organisez votre liste de tâches par priorité. Les tâches urgentes et importantes sont à placer en premier dans votre agenda. Essayez de prévoir des plages de travail plutôt longues pour les tâches chronophages. Enfin, mettez-vous au calme pour ce qui demande le plus de concentration.

Cette classification des tâches vous aidera à vous concentrer sur ce qui importe réellement dans vos projets. Vous pourrez ainsi prioriser et organiser votre journée. Mais restez honnête avec vous-même !

Être honnête avec soi-même

Ne vous surchargez pas ! Une bonne planification des tâches réside dans une classification efficace. Ne marquez pas toutes vos tâches d’un libellé « urgent » car il vous sera impossible de prioriser et de vous organiser.

Soyez raisonnable dans votre gestion du temps : il y a toujours des imprévus dans une journée. Prévoyez un certain pourcentage de votre journée pour les « aléas de la vie », et privilégiez la qualité d’exécution sur les tâches qui comptent vraiment.

Ne repoussez pas non plus vos tâches à l’infini ! S’il peut vous arriver de repousser des tâches complexes ou ennuyeuses plusieurs fois, soyez honnêtes avec vous-même et passez à l’action !

Après la lecture de ces lignes, vous vous êtes juré de rester honnête avec… vous ! Maintenant que votre méthode est en tête, gardez le rythme !

 

Garder le rythme

Ne lâchez rien ! Mettez en place votre système et gardez le bon cap : il est important d’être régulier et de prendre les bonnes pratiques (il faut environ 6 semaines pour créer une habitude).

Une fois mis en place, votre to do list sera un outil référent dans votre journée, et vous permettra d’avoir une vision claire de vos actions. Vous serez organisé, et pourrez avoir une vision de votre charge de travail future.

Pour aller plus loin que la liste de courses, et pour vous aider à avoir une meilleure gestion des tâches, des outils existent.

La gestion des tâches à l’aide des méthodes Kanban et Gantt

La méthode Kanban

La méthode Kanban ou « carte de signalisation » permet de catégoriser les tâches de manière visuelle par état d’avancement. Les possibilités sont multiples, et l’exemple le plus simple serait de distinguer les tâches « à faire », des « en cours » et de celles « terminées ».

Adaptez cette méthode à votre organisation et vos projets. La méthode Kanban peut autant servir pour modéliser le cycle de vie du client dans votre entreprise, que pour la conception d’un élément graphique dans votre entreprise.

La méthode Gantt

Le diagramme de Gantt permet d’avoir une vision des tâches de votre projet dans le temps. Avec cette méthode, il est possible d’avoir une vision claire de l’état d’avancement d’un projet, et de l’imbrication entre chaque tâches.

Avec cette méthode de visualisation des tâches, la vision chronologique vous permet d’estimer en un clin d’œil l’état d’avancement d’un projet, et de vous le représenter. Vous pourrez avoir une vision des marges de temps qu’il vous reste sur certaines tâches.

La méthode Gantt peut autant que la méthode Kanban s’adapter à toutes sortes de projets. Vous aurez avec ces deux outils une visualisation claire de votre avancement et de ce que vous avez à faire.

Pour en savoir plus, essayez gratuitement la planification de vos tâches et leur visualisation en mode Gantt et Kanban sur Interstis.

Quel outil utiliser pour la gestion des tâches ?

Utiliser un outil numérique planifier vos tâches

Vous aviez l’habitude de gérer vos tâches dans un cahier, passez à la plateforme en ligne ! Optez pour les outils adaptatifs où il est possible de modifier les tâches : cela vous sera utile pour des projets évolutifs. Le numérique sera meilleur que le « papier » pour s’organiser : finies les ratures et les tâches oubliées, vous pourrez en clic retrouver vos tâches, les organiser et économiser du papier (une petite pensée pour la planète).

Travaillez sur un unique espace pour la gestion des tâches. Cela vous permettra une vision claire et exhaustive de votre to do list, et de la partager avec vos collaborateurs. Les outils qui vous permettent d’avoir des codes couleurs sont intéressants distinguer la priorité des tâches.

Privilégiez le collaboratif pour une meilleure gestion des tâches. La conduite de projet se fait à plusieurs. Une bonne gestion de projet implique une vision claire des tâches, mais aussi un besoin de les centraliser.

Un outil qui fait le pont entre vos tâches et les méthodes Kanban et Gantt évoquées plus haut vous permettront le suivi de A à Z de votre projet. Une plateforme en ligne qui centralise ce genre d’outil sera un couteau suisse pour votre organisation.

Super ! Vous connaissez les avantages des outils numériques. Vous voulez peut-être vous lancer, mais une dernière question se pose : quel outil choisir ?

Les critères de choix des outils de gestion des tâches

  • La sécurité

Ne notez surtout pas vos tâches n’importe où ! Protégez votre travail et votre organisation en utilisant une plateforme transparente et sécurisée. Malheureusement, tous les outils numériques ne le sont pas, donc posez-vous ces 2 questions :

  1. Est-ce que vos données sont hébergées en France ?
  2. Est-ce que l’entreprise qui délivre la solution est française ?

Si la réponse à ces deux questions est positive, allez-y ! Vous aurez la certitude que vos données ne seront pas soumis au Cloud Act américain. Si ces informations ne sont pas disponibles clairement et facilement sur le site web de la solution, passez votre chemin.

  • Le coût

Le nerf de la guerre ! Le rapport coût/avantage doit être adapté à votre organisation. Pensez au long terme : un service gratuit peut vous donner l’illusion de faire une affaire, mais cela peut vous engendrer de nombreux problèmes (manque de sécurité, mauvaise qualité du service client, manque de fonctionnalités, empreinte carbone de l’outil, etc.)

  • Le lien avec l’extérieur

Mi casa es su casa ! Utilisez un outil qui permet d’inviter des collaborateurs extérieurs et de les impliquer dans vos projets. Les plateformes en ligne qui proposent également de la visioconférence vous permettent de présenter votre état d’avancement dans vos projets.

  • La simplicité d’utilisation

Choisissez un outil avec vous êtes à l’aise ! Plus un outil est simple à utiliser, plus vous arriverez à mener vos projets à bien. La simplicité d’utilisation réside dans sa compréhension, c’est pour ça qu’il vous faut un service client au top niveau !

  • Le service client

La prise en main d’un outil réside aussi dans un service client de qualité. Parce qu’on est mieux bien accompagné que seul, un service client réactif, à l’écoute et accompagnant vous sera de la meilleure aide pour votre conduite de projet.

  • La gestion des notifications

Quoi de pire qu’être harcelé toute la journée de notifications inutiles ? Des outils comportent une politique de notifications raisonnées : vous pouvez choisir quel type de notification vous voulez recevoir, quand, de quelle manière, etc. Ménagez votre santé mentale et concentrez-vous sur l’important !

Pour gérer vos tâches au sein de votre organisation : Interstis

Interstis est une suite collaborative qui facilite le travail à distance et en équipe.

  • Planifiez vos tâches : attribuez des échéances pour chaque tâche afin de garantir la réussir de votre projet.
  • Gérez les priorités : déterminez l’importance et l’urgence de chacune de vos tâches pour ne pas être submergé
  • Relancez vos collaborateurs : suivez l’avancée de l’accomplissement des tâches et relancez automatiquement vos collaborateurs.

Retrouvez l’ensemble des fonctionnalités d’Interstis.