GED (Gestion Electronique des Documents) : définition et avantages

La GED ou Gestion Electronique des Documents est une méthode de gestion des supports d'information par voie uniquement électronique. La GED se démocratise de plus en plus, car elle présente de nombreux avantages :

• Baisse des coûts
• Gain de temps
• Amélioration de la communication interne
• Sécurité de l'information
• Respect de l'environnement

Qu'est-ce que la GED ?

La définition de la GED

La gestion électronique des documents se définit comme le fait d'utiliser des moyens informatisés pour stocker et travailler avec les informations d'une organisation. Concrètement, cela veut dire qu'il n'y a (presque) plus de papier dans votre organisation : tout est fait sur ordinateur, et les données sont stockées dans des serveurs informatiques.

La GED est un peu comme la bibliothèque des documents d'une organisation. Les documents y sont collectés, modifiés et classés selon des critères définis par l'organisation. Vos collaborateurs peuvent avoir accès à des dossiers en fonction de leurs responsabilités.

Comment fonctionne la GED ?

La GED s'appuie sur l'informatique pour fonctionner. Chaque poste de travail se connecte à un serveur (en local ou cloud), et communique avec celui-ci pour accéder à l'arborescence documentaire de l'organisation. Il est possible, selon les accès de l'utilisateur, de déposer des fichiers, de les modifier, de les exporter, etc.

Par exemple, un assistant de direction peut partager le compte-rendu d'une réunion directement sur le serveur de l'entreprise.  Les autres membres du service peuvent ainsi accéder depuis leur ordinateur au compte-rendu.

Les avantages de la GED

Baisser les coûts de fonctionnement de votre organisation

La gestion électronique des documents vous permet de centraliser l'organisation de vos données (documents textes, tableurs, etc.) sur des serveurs. Vous économisez ainsi du papier et les coûts de stockage physique. Et encore mieux si vous utilisez une GED sur le cloud : vous économisez l'achat des serveurs. Votre organisation gagne en efficacité et vous vous concentrez sur l'essentiel : votre cœur de métier et le partage fluide de l'information.

Par exemple, au lieu d'imprimer l'ordre du jour de réunion, il est possible de le partager via la GED à vos collaborateurs. Plus besoin d'imprimante, tout se fait sur l'espace numérique !

Gagner du temps

La GED apporte de l'efficacité. En centralisant et en facilitant l'accès à l'information, elle permet la meilleure distribution des ressources documentaires. En quelques clics, il est possible de retrouver un document et de le modifier. Votre organisation s'en trouve alors plus souple.

Par exemple, au lieu de perdre 1 heure de recherche d'un dossier dans les locaux de l'entreprise, il est possible avec une GED sur le cloud de retrouver le fichier en seulement quelques minutes. Vous pouvez de plus travailler dessus directement depuis chez vous.

Amélioration de votre communication interne

Grace à l'arborescence documentaire centralisée, les documents de vos équipes peuvent être partagés en un éclair. Votre organisation gagne en fluidité et en qualité d'échange. La coédition de document vous permet par exemple de travailler à plusieurs en même temps sur un document.

Vous pouvez aussi créer des groupes de diffusion. Associez les collaborateurs de l’espace collaboratif à un ou plusieurs groupes de diffusion et partagez rapidement une information avec les bonnes personnes en vous aidant de ces groupes de diffusion.

Une arborescence bien ficelée vous permettra d'augmenter la qualité du partage de vos ressources, et donc votre communication interne.

Avec Interstis par exemple, vous pouvez classer vos documents importés dans une arborescence de dossiers partagés au sein de l’espace de travail. Vous pouvez associer vos documents à toute autre information (dialogue, tâche, événement…). Elles apparaîtront comme des fichiers joints.

Simplifier le travail

La GED apporte le principe d'unicité des documents. En effet, les documents ne sont plus éparpillés dans les postes de travail des collaborateurs, mais il y a un fichier unique de travail pour tout le monde. La gestion des versions permet d'accéder aux différentes modifications des contributeurs.

La coédition permet de conserver cette unicité des documents. Les collaborateurs peuvent travailler à plusieurs et en même temps sur le même document.

Il s'agit ici d'une avancée significative en terme de simplification du travail de chacun ! Un seul document, des versions et de la coédition depuis n'importe où et n'importe quand.

Sécurité de vos informations

Avec une GED de qualité, l’échange de documents au sein de l’espace de travail reste confidentiel. Vous décidez parmi les membres de votre espace de travail qui peut accéder à l’information. Vous pouvez attribuer des droits d’accès permettant à vos collaborateurs de consulter, de modifier, ou d’administrer le document.

Assurez-vous de la sécurité de vos informations avec une GED sur un cloud hébergé en France par une entreprise française. Cela vous évitera le risque de perdre vos données.

La gestion électronique des documents vous permet d'éviter le shadow IT (l'utilisation de technologies autres que celles prévues par le département informatique pour transmettre des informations). En effet, vos collaborateurs seront moins tentés d'utiliser des outils non prévus pour transmettre des informations avec une bonne GED. Cela va se traduire par une baisse des risques de fuite de l'information.

Respect de l'environnement

La GED permet d'éviter une grande consommation de papier pour votre organisation. Vous pouvez alors accélérer votre transition écologique. Cependant, cela ne représente pas une fin en soi et il faut aller plus loin dans les actions écologiques : découvrez comment réduire la pollution de vos mails.