Comment organiser une visioconférence ?

Intro
Avant la visio
Pendant la visio
Après la visio
Conclusion

Vous disposez d’un outil de visioconférence mais vous avez du mal à l’utiliser ? Ou vous souhaitez tous simplement organiser une visioconférence et ne savez pas comment faire ? Interstis vous propose 3 étapes clés pour organiser la meilleure visioconférence.

Intro :

La visioconférence est un outil qui s’est massivement répandu depuis la crise du covid. Au départ, l’objectif était de permettre de communiquer facilement avec un grand nombre de personnes et de garder un contact malgré la distance, mais aujourd’hui, c’est un outil utilisé pour sa praticité. Si pratique qu’il est devenu indispensable en entreprise, et permet de mettre en place des réunions sans la contrainte de l’organisation (location de salle) ou la présence physique des participants.

Malgré ces avantages, organiser une visioconférence peut vite s'avérer délicat.

Avant la visio

Voici quelques étapes qui peuvent sembler banales, mais qui vous permettront de bien préparer votre visio en amont :

• Avant même d’organiser une visioconférence, assurez-vous de disposer du bon outil de visio, si possible un outil utilisé en interne par tous vos collaborateurs, sécurisé et qui permet plusieurs choses : le partage d’écran, l’utilisation d’un chat, des réactions, une option “prendre la parole” et le nom des collaborateurs présents ; Fonctionnalités que propose l’outil visioconférence Interstis. Pour en savoir plus sur notre outil cliquez-ici.
• S’assurer que le matériel soit opérationnel. En effet, l’une des pertes de temps les plus fréquentes lors de visioconférences provient de soucis techniques ou de problèmes d’installation. Afin d’éviter ces pertes de temps, assurez-vous de tester votre matériel en amont et de vérifier le bon fonctionnement de chaque élément (camera, micro, haut-parleur, casque).
• L’autre problème le plus rencontré provient de la qualité de la connexion internet. Afin d’éviter que vos visioconférences ne soient troublées par des coupures, faites des tests de débit internet.
• Les plannings des collaborateurs invités doivent concorder et tous doivent être disponibles pour la date et l’heure de la visio afin d’éviter les indisponibilités de dernière minute. Pour faciliter cette étape, Interstis vous conseil d’utiliser l’agenda collaboratif. Si vous souhaitez vous attarder plus sur cet outil notre article dédié est disponible juste ici.
• Dans le but de fluidifier les échanges et garantir la qualité de la compréhension, nous recommandons de prendre en compte le cadre, c’est-à-dire votre environnement, en optimisant la lumière et en réduisant le bruit environnant de votre pièce.
• Faites attention à ne pas inviter trop de monde lors de vos visio, l’outil visio est tellement simple à mettre en place qu’il est facile d’inviter un grand nombre de personnes afin d’enrichir les échanges, mais cela aura l’effet inverse : des écarts, des réunions qui s’éternisent, des pertes de concentration.
• Nous vous conseillons lors de l’invitation à la visio de préciser le type de réunion à laquelle les invités vont être confrontés. S’agit-il d’un brainstorming ? D’une réunion d’information ? De projet ? D’échanges ? De prises de décisions ?
• Enfin, nous recommandons de définir la durée de la réunion en amont afin d’éviter les pertes de temps et les écarts.

Pendant la visio

Le déroulement d’une visio est un élément important du processus. Le but est de focaliser l’attention sur le message et éviter les décrochages, de faire en sorte que les informations soient claires. Pour qu’une visioconférence se passe au mieux nous vous conseillons de :

• Mettre les gens à l’aise, un des éléments essentiels est d’instaurer un climat propice à la communication.
• Rappelez le type de réunion, il est utile de rappeler l’objet de la réunion afin de mettre en place un contexte et des objectifs.
• En effet, définir les objectifs et les éléments à aborder, permet de donner un but concret à la réunion et d’être plus efficace.
• Si l’organisateur n’est pas présent, nommer une personne qui va animer et tenir la conversation. Cette personne va être présente pour fluidifier la conversation mais aussi pour s’assurer qu’il n’y a pas d’écarts et que la visio ne s’éternise pas.
• Coupez le micro lorsque vous ne parlez pas, cela peut paraître anecdotique, mais c’est un bon moyen d’éviter les bruits parasites et d’améliorer considérablement la compréhension générale.
• Prendre du temps à la fin de la réunion pour échanger sur des questions/réponses. Prendre une dizaine de minutes permet de donner la parole à chacun et d’éclaircir certains points d’incompréhension ou de revenir sur des points qui ont été vite abordés. Personne ne doit quitter la visio en ayant des questions laissées en suspens.

Après la visio

Votre visio est terminée ! Mais il faut aussi penser aux personnes qui n’ont pas pu être présentes lors de la visio. Interstis vous propose un conseil pour être plus efficace :

• Ne pas hésiter à écrire un compte rendu de la réunion, de quelques pages, dans un délai relativement proche de la date de la visio. Ce compte rendu sera ensuite à transmettre à toutes les personnes qui ont participé à la réunion lors de la visio et servira de récapitulatif pour les personnes qui n’ont pas pu être présentes.

Conclusion

Interstis espère que ces conseils vous permettront assurément d’organiser vos meilleures visioconférences. Si vous souhaitez échanger avec Interstis sur notre outil de visioconférence ou encore sur notre agenda collaboratif et profiter d’une démo gratuite, alors cliquez ici.