Collectivités territoriales : Comment harmoniser vos outils de télétravail ?

En mars dernier, l’annonce du premier confinement a semé le trouble parmi la plupart des collectivités territoriales. Impréparation au télétravail, absence de plan de continuité d’activité, caractère inédit de la crise sanitaire : autant de facteurs qui ont généré des prises de décisions dans l’urgence. 

Whatsapp, zoom, google drive, etc. : les administrations publiques s’emparent de nombreux outils numériques depuis la crise du COVID. Ces outils se sont démultipliés mais il est désormais temps de rationaliser et d’aller au plus efficace. Comment mener à bien ce chantier et harmoniser vos outils de télétravail ? Toutes les réponses dans cet article ! 

Pourquoi rationaliser vos outils de télétravail ?  

Le 17 mars 2020 débutait le premier confinement lié au COVID 19. Dans l’urgence, les exécutifs territoriaux ont dû s’organiser pour parer au plus pressé. Il a fallu réorganiser l’intégralité du service public, premier et parfois seul contact de la population. 

Le contexte sanitaire imposant une réactivité extrême, la plupart des élus et DGS se sont tournés vers les outils utilisés dans la sphère privée. Ces outils de communication, issus généralement des géants américains, ont bénéficié de leur prime de notoriété. Malheureusement, cette utilisation s’est bien souvent faite au détriment des collectivités territoriales. En effet, les standards ne sont pas les mêmes en termes de réglementation et de sécurité par rapport à la France. Le RPGD (règlement général sur la protection des données) est bien souvent bafoué. L’application de visioconférence Zoom a connu de nombreux scandales suite à son utilisation massive durant le confinement. La direction interministérielle du numérique a d’ailleurs fortement déconseillé aux fonctionnaires d’utiliser l’application américaine. 

Partage d’informations personnelles, accès aux adresses mails et aux photos par des inconnus, piratages. Tous ces risques déjà conséquents pour la vie privée sont démultipliés quand ils sont appliqués à la gestion d’un service public. 

Par ailleurs, la multiplication des outils génère aujourd’hui de nouvelles problématiques. En effet, le manque d’anticipation et l’urgence de la crise ont poussé chaque service à s’organiser. Bien souvent, le manque de coordination et de cohérence se fait désormais ressentir. Alors que certains communiquent toujours par mails, d’autres utilisent des plateformes en ligne, pendant que des collaborateurs utilisent désormais des outils de messagerie instantanée. Résultat ? Une déperdition d’informations très élevée qui handicape parfois toute une administration. Sans parler de la compatibilité entre les différentes versions. Un simple document de traitement de texte peinera à s’ouvrir par tous les contributeurs car il n’a pas été créé dans un format accessible à tous. 

Convaincu qu’il est temps de rationaliser et d’harmoniser vos outils ? Très bien mais comment faire ? Voici le mode d’emploi. 

1. Évaluer vos outils de télétravail 

Nous vous avions déjà indiqué dans un précédent article comment évaluer la mise en œuvre de votre plan de continuité d’activités. Nous trouverez dans ce kit pratique une partie dédiée aux outils de télétravail pour les collectivités territoriales.

Si vous souhaitez uniquement vous focaliser sur le télétravail, listez les outils dont vous aurez besoin. Pour se faire, ne tenez pas simplement compte de la situation actuelle, mais tentez de voir plus loin. Voici une liste non exhaustive des outils collaboratifs qui pourraient vous être utiles : 

• visioconférence
• messagerie instantanée
• agenda partagé
• questionnaire
• sondage
• gestion de projet
• réservation de matériel ou de salle
• planification de tâches
• gestion électronique des documents

Pour chacun d’eux, établissez une note sur 10 pour leur efficacité, leur coût, leur sécurité et leur assimilation par les équipes. Faites ensuite une moyenne et classez les. Une fois ce classement établi, commencez par vous pencher sur les outils dont vous ne disposez pas. Est-il nécessaire de s’en doter ? Si oui gardez les pour votre étude, sinon excluez les tout de suite. Dans un second temps, reprenez votre classement, et évaluez outil par outil ce qui pose problème. Vous y voyez désormais plus clair ? Il est temps de faire des choix pour vous doter d’une suite collaborative cohérente. 

2. Choisir une solution collaborative tout-en-un

Vous savez de quoi vous avez besoin, il est maintenant temps de prendre une décision. Chaque service ou direction de votre collectivité territoriale a fait ses propres choix : il va donc falloir réapprendre pour certains à utiliser de nouveaux outils. Pour faciliter les choses, choisissez une solution collaborative comprenant l’intégralité des outils. Ainsi, vous minimiserez les freins et les réticences au changement. De plus, si vous devez former vos agents, il n’y aura qu’une formation, avec un seul prestataire : c’est donc un gain de temps et d’argent indéniable. 

Parmi le foisonnement des offres tout en un, sur laquelle va se porter votre choix ? Là encore, pas de mystère, il faut rationaliser. Choisissez une solution : sûre, simple et française. 

Tout d’abord, choisissez une solution facile à prendre en main. En effet, vous allez probablement instaurer des évolutions dans le quotidien de vos agents. Il est capital de faire en sorte que cela se fasse le plus sereinement possible. Pour cela, mettez de côté tous les outils trop complexes et testez l’outil pour voir ce qu’il en est. 

Par ailleurs, la sécurité est bien évidemment un critère de choix comme évoqué précédemment. La réglementation française et européenne n’est bien sûr pas respecté outre Atlantique. Privilégiez donc un outil français. 

De plus, cette question du “consommer local” est aussi déterminante également pour le service après-vente. En effet, pour la prise en main de ces outils de télétravail, il est très important que le suivi soit simple. Une petite formation peut toujours être utile, ou un problème technique peut arriver. Afin de ne pas scléroser votre service informatique, privilégiez des équipes de proximité. Par ailleurs, en cette période de crise on ne cessera de répéter l’importance du “made in France” et de la solidarité envers les entreprises françaises, particulièrement dans les collectivités territoriales.  

3. Assurer le déploiement de votre outil

Vous avez donc choisi votre suite collaborative. Comment faire en sorte que son déploiement dans votre collectivité territoriale soit un succès ? Pour se faire, plusieurs étapes sont indispensables : 

1. Intégrer les encadrants : Chaque encadrant doit être partie prenante du déploiement. Un groupe de travail peut être lancé, avec l’entreprise retenue, pour diagnostiquer les éventuels point de blocage, et les lever. 
2. Communiquer : Vous pouvez vous appuyer sur votre service communication interne si vous êtes une grande entité. Sinon, un mail de la direction générale ou de l’élu suffit. En tout état de cause, c’est une évolution notable, pour qu’elle soit acceptée, elle doit être comprise et accompagnée. 
3. Former les agents : Une petite formation courte peut être organisée pour une prise en main plus rapide. Une demi journée devrait suffire pour que tous les agents maîtrisent l’outil. 
4. Mettre en place des projets concrets via la plateforme : l’apprentissage par l’expérience est probablement ce qu’il y a de plus efficace. Pour que ces nouveaux outils soient intégrés par tous, lancez vos collaborateurs sur un projet transversal qui nécessitera l’utilisation de l’outil. Une fois testé, il sera vite adopté ! 
5. N’hésitez pas à faire évoluer l’outil : sur le long cours, il est important de demander régulièrement à vos agents des retours sur l’outil et de les faire remonter à votre prestataire. Ainsi, vous pourrez être dans un processus d’amélioration continue des pratiques. 

Ça y est ! Vous avez désormais toutes les clés en main pour harmonisez vos outils de télétravail. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer. 

Pour la suite...

Et pourquoi ne pas anticiper les possibilités de déploiement pour les autres outils. En effet, il est important d’anticiper. Votre collectivité est amenée à se développer et à proposer progressivement de nouveaux services. Avez-vous déjà entendu parler du workflow par exemple ? On peut le traduire par “flux de travaux”, ou “flux opérationnel”. Une fois dématérialisé, le workflow permet de suivre de bout en bout le travail réalisé par un agent et de faciliter le process de validation par l’exécutif territorial. Vous pouvez retrouver dans cet article un exemple de mise en œuvre en collectivité, primée par l’observatoire Territoria. Ayez donc en tête que même si vous ne prenez pas toutes les options dans un premier temps, il est intéressant de choisir dès maintenant un partenaire qui connaît les collectivités et leurs besoins pour pouvoir évoluer avec elles.