Commune de Machecoul

Cas d’usage : l’accompagnement au changement dans la commune de Machecoul-Saint-Même

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La mise en place d’un nouvel outil pour moderniser l’administration peut parfois inquiéter les agents et les élus. Pour accompagner au mieux cette évolution, la commune de Machecoul-Saint-Même a fait le choix d’une solution française, très intuitive et qui met le service client au cœur de son dispositif : Interstis. Un choix qui semble porter ses fruits puisque depuis, la plateforme été implantée dans la Communauté de Commune Sud Retz Atlantique.

Accompagner la modernisation de l’administration publique

La modernisation de l’administration est un enjeu fort des collectivités territoriales. Les exécutifs locaux doivent s’appuyer sur le numérique, les nouvelles méthodes de management, et la mutualisation des moyens pour rendre leurs politiques publiques plus efficientes. Agents et usagers tirent un bénéfice de ces nouvelles façons de faire.

Mais ces évolutions, avant de s’installer et de prouver leurs bénéfices, doivent être acceptées par tous. Et cela n’est pas toujours évident. En effet, elles impliquent des changements structurels et organisationnels importants, provoquant réticences et parfois même refus.

Cependant, il est important de comprendre que ces résistances au changement sont tout à fait normales. Elles font partie du processus d’évolution : c’est pourquoi elles doivent être entendues, prises en compte et accompagnées.

De plus en plus de collectivités engagent ces démarches de modernisation. Pour ce faire, le choix d’un outil permettant l’évolution des modes de faire est indispensable. Mais il est crucial de choisir celui qui sera accepté par les équipes et qui les accompagnera au mieux pour ce grand saut.

Regardons de plus près l’exemple de la commune de Machecoul-Saint-Même, située en Loire Atlantique.

L’exemple de Machecoul-Saint-Même

Son Maire, Laurent Robin, a souhaité impulser dès le début de son mandat un vent de modernité. Issu du secteur privé, il souhaitait implémenter certains process et outils à la gestion municipale. En effet, il connaissait bien l’usage du CRM : un outil de gestion des relations client, notamment utilisé dans la vente, pour suivre de manière numérique, partagée, et claire, l’évolution d’un client. Cette technique avait tout intérêt à être adaptée puis intégrée aux procédures de la mairie pour assurer un meilleur suivi des demandes émises dans la collectivité.

C’est ainsi que Monsieur Robin, accompagné de son Directeur Général des Services, Monsieur Christophe Stievenard, ont découvert Interstis.

La plateforme collaborative répondait effectivement à leurs besoins de suivi et de modernisation des process.

En effet, la diversité des fonctionnalités proposées offrait un dispositif complet : gestion électronique des documents (GED), discussion instantanée, agenda partagé, gestion des tâches, etc.

Et surtout, il était totalement adapté au secteur public : avec près de 200 références dans les collectivités territoriales, la solution a su faire ses preuves et convaincre les communes, intercommunalités et départements métropolitains et d’Outre-mer.

En adoptant l’outil, c’est l’ensemble des méthodes de travail qui sont simplifiées, et les échanges fluidifiés. Le suivi des comptes rendus et des projets devient un jeu d’enfant puisqu’en quelques clics, tout est accessible et partagé au plus grand nombre ou à un groupe restreint en fonction de la confidentialité.

Lorsque les élus et services seront prêts à aller plus loin, les contacts, agendas et documents seront centralisés et ils pourront facilement retracer les échanges ou retrouver une information, un contact.

Et au-delà de l’utilisation interne, le travail avec les collaborateurs externes est aussi amélioré. L’ensemble des fonctionnalités sont utilisables avec des personnes extérieures à la mairie, à condition d’avoir reçu l’accord et l’invitation d’un responsable, et ce, sans surcoût supplémentaire !

Simplicité, ergonomie, formation et service client : le tout « Made in France »

Mais au-delà des qualités techniques de l’outil, le Maire de Machecoul-Saint-Même et son directeur général des services cherchaient surtout une solution simple d’utilisation pour tous. Ils accordaient une attention toute particulière à l’ergonomie de la plateforme, son accessibilité et l’accompagnement proposé afin que la mise en place de ce nouvel outil ne devienne pas une charge supplémentaire pour les agents, ou un nouveau process qui serait vite inutilisé.

Et c’est certainement ce qui a fini de convaincre le binôme municipal : choisir Interstis et ainsi, avoir une plateforme très intuitive et tout en un.  Pour les agents ou élus un peu plus éloignés du numérique, mais aussi pour exploiter au mieux l’ensemble des fonctionnalités, des formations sont dispensées. Les formats sont adaptés à tous : présentiel pour les administrateurs (depuis la fin de la crise sanitaire), tutoriels vidéo, mais aussi la possibilité à tout moment de dialoguer par le chat avec un membre du service support pour résoudre n’importe quelle problématique.

Le « Made in France » prend ici tout son sens. En effet, au-delà du patriotisme économique que représente un tel choix, c’est une vraie plus-value pour Machecoul-Saint-Même que de travailler avec une entreprise française dont les collaborateurs sont tous situés à Paris et en Région Bourgogne, plutôt qu’avec le service support d’une grosse entreprise américaine dont les échanges et les tutoriels sont tous en anglais. Ce qui est bien souvent le cas avec les outils de gestion de projet et de travail collaboratif.

Désormais, la commune utilise l’outil au quotidien : bureaux municipaux, commissions, préparation du budget, gestion des congés etc. Et ça ne s’arrête pas là ! La plateforme a même été ouverte à des particuliers, notamment pour mener à bien le projet de concours photo de la Communauté de Communes.

En effet, l’usage de l’outil s’est même étendu à la Communauté de Communes Sud Retz Atlantique, dont Monsieur Robin est le Président. Des cadres de la CC ont été conviés à une formation à distance et ont tout de suite perçu l’intérêt d’un tel outil pour leur organisation.  Ainsi, la mise en cohérence des outils municipaux et intercommunaux permet une fluidification notable des échanges. Aujourd’hui, la CC Sud Retz Atlantique anime près de 54 thématiques sur leur plateforme.