Workflow : quel est l’intérêt de la dématérialisation des processus ?

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La dématérialisation des processus ou « workflow » an anglais est un outil exceptionnel pour la productivité de vos équipes. Inscrite dans votre réflexion de transformation numérique, l’utilisation de cette solution peut améliorer en profondeur vos processus. Encore faut-il bien choisir l’outil de flux de travaux adapté à son organisation… Ce qui implique de pouvoir le tester !

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Définition de la dématérialisation des process ou « workflow »

Traduction de workflow en français, un flux de travaux se définit comme un « processus industriel ou administratif au cours duquel des tâches, des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies, en vue de réaliser un produit ou de fournir un service. » (France Terme)

En effet, la dématérialisation des process implique la modélisation des processus de l’organisation. Quelles sont les tâches à accomplir ? Lorsqu’un évènement s’offre à nous, que devons nous faire ? Souvent, une personne A peut comment une tâche pour demander une validation à B, et pourra ensuite transmettre le produit de sa tâche à C.

Prenons un exemple simple. Au cours d’une réunion, le secrétaire note le compte rendu de réunion. Il doit, après relecture et validation de son supérieur, transmettre le « CR » à l’ensemble des participants à la réunion, mais aussi aux intéressés non-présents. Nous avons donc comme liste d’actions : le secrétaire note le CR, il envoie le CR à son supérieur, le supérieur relis le CR, le supérieur valide le CR au secrétaire, le secrétaire envoie le CR.

A la suite de cette modélisation, le but est de créer des règles de travail pour gagner en efficacité, sûreté, respect de l’environnement… L’informatique nous est d’une grande aide : elle permet d’automatiser ces flux de travaux et de les rendre accessibles depuis n’importe où. En deux clics, le secrétaire de notre exemple peut transmettre le compte rendu de la réunion pour validation à son supérieur. Lorsque le secrétaire a pu envoyer le compte-rendu aux intéressés de la réunion, il peut le notifier sur le logiciel de workflow, et son supérieur peut avoir une trace des actions menées.

La dématérialisation des process : une révolution pour les processus métiers et le management

On pourrait se passer d’un workflow pour un sujet d’envoi de compte-rendu ! Il prend toute sa force dans des processus complexes où les managers ont besoin de visibilité sur les avancées de chacun.

La solution de workflow rend possible la refonte des processus métiers. En effet, modéliser les processus de chaque équipe soulève la question de l’efficacité de ceux-ci. L’utilisation d’un tel outil vous fait gagner du temps : avons-nous besoin de cette réunion hebdomadaire concernant l’avancée de la commande de matériel pour le personnel ? Vous pouvez adopter cette réflexion dès que vous utiliserez le workflow : cela vous assure de vous concentrer sur ce qui importe réellement !

 

Comment intégrer le workflow dans votre transformation numérique ?

La dématérialisation des process ne manque pas d’avantages ! Il est cependant nécessaire d’intégrer cet outil dans une réflexion globale stratégique pour votre organisation. Quels sont les éléments à prendre en compte ?

Pensez votre transformation sous 4 axes : organisation, humain, processus, outils

La solution workflow est en effet un outil qui, à lui seul, n’améliorera pas l’efficacité de vos équipes. Une réflexion doit être effectivement menée concernant :

Votre organisation : quelle structure hiérarchique devons-vous adopter relativement à notre recherche de productivité, respect de l’environnement, sûreté… ?

Définition (CNRTL) : « Ensemble structuré (de services, de personnes) formant une association ou une institution ayant des buts déterminé »

Exemple : la structure fonctionnelle, la structure matricielle, la structure divisionnelle, la structure par projets…

Les humains : comment sensibiliser, convaincre et former vos collaborateurs pour favoriser leur bien-être et faire d’eux des supporters de votre projet ?

Exemple : bien former ses équipes à l’utilisation des outils est essentiel pour assurer la bonne réalisation des projets. Il est aussi nécessaire d’établir une bonne communication afin de favoriser le partage d’information en interne : bonnes pratiques, retour d’expérience…

Vos processus : quelles sont les tâches et les flux d’actions qui composent aujourd’hui la proposition de service/produit de votre organisation ?

Définition : « Suite d’actions élémentaires dont le résultat est équivalent à l’action principale dont elles sont la décomposition. »

Exemple : faites en co-construction avec vos équipes la liste (étape par étape) des processus de votre organisation. Quel est le processus de demande de matériel interne ? Que se passe-t-il lors d’une intervention de votre équipe sur le terrain ? Comment accueillez-vous un nouvel arrivant ?

Vos outils : quels sont les outils à disposition pour arriver à vos fins ?

Définition (CNRTL) : « Objet fabriqué, utilisé manuellement, doté d’une forme et de propriétés physiques adaptées à un procès de production déterminé et permettant de transformer l’objet de travail selon un but fixé. »

Exemple : utilisez-vous un ERP ? Un CRM ? Des imprimantes ? A quoi ces outils vous servent-t-ils ? Quelles sont les bonnes pratiques relatives à ces outils ?

Pensez ainsi au global dans votre recherche d’évolution ! Vous serez d’autant plus récompensé que vous aurez engagé vos collaborateurs dans le projet. Interstis vous propose un onboarding spécialisé afin de sensibiliser vos collaborateurs aux outils de notre plateforme.