Témoignage - "L'outil est très interactif et simple d'utilisation"

Nous avons rencontré Monsieur Peignot, responsable des moyens techniques au sein de la Communauté de communes Haut Nivernais-Val d'Yonne (Nièvre), suite à la livraison de la première version du module de gestion des réservations du matériel. Issu d'un partenariat entre InterStis et la Communauté de communes Haut Nivernais-Val d'Yonne, ce module permet aux responsables des moyens généraux de planifier les plages de disponibilité de chaque matériel (voitures, salles, matériels HIFI, etc.), et aux agents de les réserver en un clic.
>> Plus de détails sur le fonctionnement de ce module dans un article consacré à ce sujet.

Avant de commencer, pouvez-vous présenter brièvement votre poste et votre fonction au sein de la Communauté de communes du Haut Nivernais-Val d'Yonne ? 

Je travaille dans le service ingénierie. Je suis en charge des moyens techniques et généraux de la collectivité. Mon poste consiste donc à faciliter au maximum la vie de mes collègues agents dans leur fonctionnement au quotidien.

Présentez-moi votre collectivité ?

Nous sommes un Communauté de communes de 13 000 habitants, comptant 30 communes sur un territoire rural situé dans le nord du département de la Nièvre.

Vous avez collaboré avec Interstis pour la création de cet outil de réservation. Quels étaient les problèmes concrets à l'origine de ce projet ?

On avait des soucis de réservation de différents matériels. En général, dans les collectivités, on se déplace beaucoup pour des réunions, des évènements ou des interventions sur le terrain. Certains de ces déplacements sont planifiés, mais d'autres sont imprévus. Ce qui signifie que les agents ont régulièrement besoin de savoir si un véhicule est disponible à instant T. C'est le besoin de base que j'avais identifié.
D'autre part, les services ont aussi besoin de différents matériels (exposition à faire, évènement, concerts, commémoration, ...). Je me suis aperçu qu'à mesure que ma structure grossissait, la planification des réservations était de plus en plus compliquée. Par exemple, je me suis plusieurs fois trouvé avec un véhicule en panne et des agents qui n'en étaient pas informés et pensaient pouvoir compter dessus.
J'ai donc souhaité mettre en place un système de réservation qui permette aux chefs de service de programmer la réservation d'un véhicule, du matériel vidéo pour projeter, de la sonorisation ou des tables, etc. En cas d'urgence, ils pourraient consulter le planning afin d'identifier les ressources disponibles. De notre côté, nous devions être en mesure de les prévenir rapidement en cas d'indisponibilité imprévue d'un matériel.
L'objectif était d'avoir une image, à un instant précis, de l'état de réservation du matériel. A priori, ça fonctionne assez bien car depuis fin juin, j'ai invité plusieurs de mes collègues et leur ai expliqué la marche à suivre et ça commence à fonctionner.

Pourquoi avez-vous décidé de collaborer avec InsterStis pour la création de cet outil ?

J'ai pris contact pour une démo à distance de la plateforme collaborative. Au cours de la présentation, je me suis dit que cet outil de travail collaboratif pourrait évoluer vers une plateforme de réservation des ressources. InterStis a tout de suite été ouvert à ma proposition. On en a parlé pendant la démo et quelques jours après nous formalisions notre adhésion à Interstis et notre partenariat pour développer ce nouveau module. On a souscrit en mars et on a commencé à travailler avec InterStis sur ce concept de gestion des ressources.

Lors de vos échanges avec Interstis, qu'est-ce qui vous a mis en confiance ?

La disponibilité des gens en face de nous. Il y a une grande disponibilité chez Interstis.

Qu'est-ce qui vous a poussé à être le site pilote pour la création du module ?

La réactivité assez importante. On a eu la démo chez nous avec Monsieur Nicolas Huez et de là, on a pu échanger autour du futur outil pour préciser nos besoins et nos attentes.

Pouvez-vous me raconter les étapes de la création de ce module avec l'équipe Interstis ? Comment s'est déroulé le projet (communication, équipe technique, les délais...) ?

Quand on a décidé d'être site pilote, on a donné les grandes lignes de ce qui initialement était une plateforme de réservation de véhicules. Au fil des discussions avec l'équipe InterStis et mes collègues, j'ai commencé à évoquer une extension de cet outil de réservations vers d'autres types de ressources (matériels de sonorisation, d'animation, etc.). J'en suis même venu à vouloir mettre à disposition des clés USB sur l'outil. On a donc redéfinit le périmètre de l'outil pour aller au-delà des véhicules.
Quelques semaines après ces échanges, InterStis est revenu vers nous avec des maquettes du futur outil. Nous avons fait part de nos remarques et après quelques allers/retour, nous avons validé les différentes interfaces.
Ensuite, InterStis a travaillé au développement technique de l'outil, revenant vers nous à chaque fois que des questions se posaient. La première version de l'outil aurait dû nous être livrée mi-juin, nous l'avons finalement reçue début juillet.
J'aurais souhaité que la mise à disposition soit plus rapide, mais j'ai conscience que nous ne sommes pas les seuls clients. À quelques jours près, les délais ont été tenus.

Le développement de ce module de gestion des réservations a été développé gratuitement par InterStis. Cela a-t-il était un élément important dans votre choix d'être le site pilote ?

Oui très certainement. Nous sommes une petite collectivité et donc nous avons de petits moyens. Nous avons adhéré à Interstis (avec un coût d'abonnement). Mais en face nous avons un service qui est efficace. C'est une formule gagnant/gagnant parce que le développement de cet outil enrichit fonctionnellement la plateforme InterStis d'un élément qui intéressera certainement d'autres collectivités ou entreprises.

Comment décririez-vous le module de gestion des ressources en quelques mots ? 

Très interactif et simple d'utilisation. Ce qui était la volonté de base. Il ne fallait absolument pas compliquer les choses pour mes collègues. L'outil devait être interactif afin qu'ils l'utilisent.

Vous avez pu tester la version 1, quels sont les points que vous appréciez le plus dans ce module ?

La simplicité. C'est essentiel pour que mes collègues l'utilisent. Si c'était un petit peu compliqué, les gens s'en désintéresseraient.

Quelles évolutions attendez-vous des prochaines versions ?

J'attends beaucoup de l'application mobile. J'attends qu'elle soit simple à utiliser.
Il est convenu qu'on ait assez rapidement l'application sur les mobiles parce que mes collègues et moi-même ne sommes pas toujours devant notre bureau mais le plus souvent en déplacement. Le téléphone est donc essentiel, notamment lorsqu'on est en dehors des heures de service. Si un véhicule est en panne le jeudi soir, l'agent doit savoir immédiatement si le lendemain,  il peut compter sur un autre véhicule disponible.

Comment ce nouvel outil va améliorer le fonctionnement de la collectivité ?

Le confort de travail de mes collègues. Et du mien par conséquent. Ils n'auront plus à me solliciter, surtout le dimanche, pour savoir si un véhicule est disponible ou non le lendemain.

Recommanderiez-vous ce module à d'autres collectivités ?

Volontiers, bien évidemment.

Quel est votre niveau de satisfaction par rapport à la conduite de ce projet ?

9/10 pour l'instant, car on a eu des petits problèmes de délais. On est toujours impatient d'avoir le jouet quand on a aperçu le papier cadeau. Quand on aura l'application mobile et que ça fonctionnera bien, je dirais 10/10.
Pour l'instant ça répond à ce que j'avais demandé, mes collègues ont l'air assez contentes. Elles commencent à s'approprier le système.

Recommanderiez-vous InterStis aux collectivités ?

Oui, car il y a de l'écoute en face, de la réactivité et puis l'équipe est très sympathique.

Mots de la fin 

On se donne rendez-vous dans 2 mois quand l'application mobile sera mise en place. Je vous ferai mes retours avec mon collègue Mickaël Morin. Il a grandement participé au montage du module de réservation avec Nicolas Huez d'InterStis. Il utilise la plateforme pour un autre sujet. Ça s'est apparemment bien passé aussi.

Interstis remercie Mr Peignot pour cet échange !