Introduction
La vitalité des petites villes en France compte beaucoup pour notre patrimoine culturel et économique puisqu’elles sont le premier relai avec la population dans les différentes strates du pays. Pour les aider à dynamiser et renforcer leur domaine de compétences, le Ministère des Territoires et des Relations avec les Collectivités Territoriales a mis en place le programme « Petites Villes de Demain ». Quelle est la vocation de ce programme ? Favoriser leur vitalité économique, sociale et environnementale.
Le programme « Petites Villes de Demain » détaillé
Ce budget qui leur est alloué est destiné à apporter une soutien aux petites villes ayant que peu de moyens pour mener à bien leur mission qui est de favoriser le bien-être de leurs habitants via plusieurs aspects :
- Accompagnement personnalisé : Des équipes d'experts sont mises à disposition pour travailler en collaboration avec les collectivités locales et les aider à identifier leurs besoins spécifiques.
- Dynamisation économique : Le programme vise à stimuler l'activité économique des petites villes en les soutenant dans le développement de projets structurants, la valorisation de leur patrimoine, la promotion du commerce local et la création d'emplois.
- Amélioration du cadre de vie : Cela peut prendre la forme d‘actions en faveur du logement, de l'environnement, de la mobilité et de la qualité des services publics.
- Transition écologique : Le programme encourage les petites villes à s'engager dans des démarches de transition écologique en favorisant des actions en lien avec la préservation de l'environnement mais aussi la gestion durable des ressources et dans une plus grand globalité l'adoption de pratiques respectueuses du développement durable.
- Renforcement des compétences locales : Les agents de la collectivité sont vivement encouragés à développer les compétences en interne pour assurer une gestion efficace et pérenne. Cela peut prendre la forme de formations, d’échanges de bonnes pratiques mais aussi l'adoption d'outils modernes de gestion.
- Innovation et numérique : Le programme encourage l'adoption de solutions innovantes et numériques pour faciliter la gestion administrative, la communication et la participation citoyenne au sein des petites villes.
Au vue de ces deux derniers points, la suite collaborative semble être LA bonne idée : « adoption d’outils modernes de gestion », « solutions innovantes et numériques pour faciliter la gestion administrative et la communication »... On vous explique tout dans cet article de blog !
Les principales difficultés évoquées par les collectivités territoriales
- Perte d'information par mail
Fragmentation de l'information : Dans les petites villes, où les équipes peuvent être limitées, la communication par e-mail peut entraîner une fragmentation de l'information. Les données importantes peuvent être dispersées dans les boîtes de réception individuelles, ce qui rend difficile leur suivi et leur accès difficiles. Surtout quand les e-mails contiennent des documents qui sont modifiés par plusieurs parties prenantes et où les pertes d’informations peuvent survenir !
Risque de non-livraison : Dans le pire des cas, et on le rencontre, les e-mails peuvent parfois être mal acheminés, filtrés en tant que spam ou simplement ignorés. Cela peut conduire à une perte d'information critique si les destinataires ne reçoivent pas ou ne remarquent pas certains messages.
- Difficulté de suivre les projets pour les élus
Manque de visibilité : Les élus peuvent trouver difficile de suivre l'avancement des projets en raison du manque de transparence et de visibilité. Les informations dispersées dans différents e-mails et documents peuvent rendre le suivi des projets difficile.
Coordination complexe : La coordination entre les différentes parties prenantes impliquées dans les projets peut être compliquée, en particulier lorsque les communications se font principalement par e-mail et lorsque les documents sont stockés sur des serveurs inaccessibles aux externes.
- Outils d'animation d'une communauté
Limitation des plateformes : Les petites villes peuvent rencontrer des difficultés à adopter des outils modernes d'animation de communauté en raison de contraintes budgétaires ou alors même parfois, de la méconnaissance des nouvelles technologies.
Barrières technologiques : Certains membres de la communauté peuvent ne pas être à l'aise avec l'utilisation d'outils numériques, ce qui peut créer des disparités dans la création d’une communauté !
- Perte de temps à cause des erreurs de suivi
Risques d'erreurs humaines : Dans un contexte où le suivi des tâches et des décisions se fait manuellement, il y a un risque accru d'erreurs humaines, telles que des oublis ou des retards, entraînant une perte de temps significative et inévitable !
Inefficacité dans la correction : La correction d'erreurs peut être complexe et chronophage, d'autant plus si l'information erronée a été diffusée à plusieurs parties prenantes.
- Perte de temps sur la validation des décisions
Processus décisionnel lent : Les petites villes peuvent être confrontées à des processus décisionnels lents en raison de la nécessité de valider les décisions par le biais de multiples échanges d'e-mails ou de réunions, entraînant une perte de temps précieux.
Manque d'efficacité : La validation des décisions peut être entravée par des approbations multiples, des retours en arrière fréquents et une communication inefficace, retardant ainsi la mise en œuvre des mesures nécessaires.
Mieux collaborer dans les collectivités
La collaboration est au cœur de la réussite de tout projet. Comme le dirait la citation de Henry Ford : « Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite ». Et dans une ère où la collaboration passe par des outils numériques, la suite collaborative est idéale grâce à ses outils intégrés et interconnectés : des fonctionnalités de communication instantanée comme un annuaire, la visioconférence et la messagerie collaborative. À travers des outils intuitifs et personnalisables, les acteurs locaux peuvent désormais travailler ensemble, partager des informations sensibles et prendre des décisions éclairées pour le bien de leurs administrés.
Une suite française, robuste et sécurisée
La suite collaborative Interstis s’adapte aux besoins spécifiques des petites villes, intégrant des fonctionnalités sur mesure pour favoriser une gestion efficiente des ressources, une communication transparente et une planification stratégique à court, moyen et long terme. 1200 clients, 300 000 utilisateurs, c’est le nombre d’utilisateurs qui ont été conquis par cette suite pour gérer leurs problématiques du quotidien : préparation budgétaire, préparation des commissions, partage de documents avec des données sensibles, organiser la vie institutionnelle mais aussi interroger leurs administrés sur les sujets de la vie de la ville ! À ne pas négliger non plus, l’aspect sécurité. Bon nombre de villes et communes ont été sujettes à des cyberattaques. Et une expression explique bien la situation : « avant c'est trop cher, après c'est trop tard ». Une cyberattaque coûte cher et paralyse les équipes pendant de longues périodes. La perte de données est souvent irréversible !
Pourquoi les villes utilisent-elles Interstis ?
Il existe de nombreuses raisons d’utiliser Interstis et toutes tournent autour de la collaboration, du stockage sécurisé de documents et de la coordination sur les projets de la commune !
1. Échanger facilement avec tous les intervenants du PVD
Les suites collaboratives révolutionnent la manière dont les villes échangent des informations avec les parties prenantes du Plan de Valorisation et de Développement (PVD). En intégrant des outils de communication en temps réel, tel que la messagerie instantanée, les commentaires sur les documents et les publications dans des espaces de travail, la suite collaborative Interstis permet un échange d'informations fluide entre les membres de l'équipe municipale, les citoyens et les partenaires externes. Fini les e-mails dispersés, les informations cruciales sont maintenant centralisées, facilitant une compréhension commune et rapide !
2. Faire le suivi des projets à tout moment
La fonctionnalité gestion de projet permet un pilotage facilité et une transparence dans l’avancée des projets. Les élus peuvent désormais accéder à toutes les informations en temps réel, visualisant clairement l'avancement de chaque étape et entre les mains de qui elle se trouve. Ces outils permettent également une collaboration en temps réel sur les documents assurant ainsi l’existence d’un seul fichier et garantissant par la même occasion de ne pas perdre d’informations liée aux allers-retours par e-mails entre différentes parties prenantes. Le suivi des jalons, des tâches et des ressources devient plus efficace, libérant du temps pour une prise de décision éclairée !
3. Suivre et animer localement une démarche
Les petites villes peuvent désormais dynamiser leurs démarches locales grâce aux fonctionnalités d'animation communautaire des suites collaboratives. En intégrant des espaces de discussion, en créant des sondages pour la population ou en récoltant leurs avis dans un questionnaire, les suites collaboratives comme Interstis permette de développer la participation citoyenne. Les élus peuvent ainsi recueillir des commentaires en temps réel, favorisant une prise de décision plus inclusive et reflétant les besoins réels de la communauté !
4. Piloter avec les partenaires extérieurs les projets
La collaboration avec des partenaires extérieurs devient plus fluide grâce aux suites collaboratives : les fonctionnalités de partage sécurisé de documents et la coédition de ces mêmes documents permettent aux partenaires de contribuer activement au processus décisionnel. Cela favorise une coordination efficace entre les acteurs externes et internes renforçant ainsi la réussite des projets municipaux. Alors, conquis ?
5. Créer les parcours de validations des documents ou des demandes
La suite collaborative Interstis offre une fonctionnalité qui sécurise les processus de validation, c’est une façon de gérer les validations de documents et de demandes. En éliminant les inefficacités liées aux validations manuelles, elle permette de créer des parcours de validation personnalisés. Les autorisations peuvent être définies de manière transparente, accélérant ainsi le processus de validation et réduisant le risque d'erreurs !
Conclusion
Parmi les utilisateurs Interstis, il y a de nombreux acteurs du secteur public dont les petites villes et les communes. A moindre coût, elles accèdent à une suite collaborative optimisée et complète, fiable et robuste. Le programme "Petites Villes de Demain" et la suite collaborative française sont les piliers d'une transformation positive des collectivités territoriales en local. En unissant leurs forces, les collectivités peuvent non seulement surmonter les défis actuels mais aussi créer des fondations solides pour un avenir serein et sous le signe de la collaboration. L'innovation des process et l'engagement des agents sont les piliers d’une modernisation positive des collectivités.
