Pourquoi utiliser un agenda partagé ?

L’agenda partagé représente une aide précieuse pour votre efficacité et celle de votre équipe. Avec la transformation numérique, de nombreux outils sont apparus. Sans surprise, l’agenda partagé fait partie des plus utiles et pratiques au quotidien.

Pourtant simple, l'agenda partagé possède de nombreux atouts. Cet outil permet de :

• Simplifier l’organisation d’événements divers (réunions, rendez-vous, déjeuners d’équipes, et autres…)
• Optimiser la gestion commune du planning
• Améliorer la gestion des tâches au sein de l’équipe
• Visualiser les échéances, les jalons et les dates clés de vos projets
• Faciliter la communication et la collaboration des membres de l’équipe.

L’agenda est utile et pratique pour les organisations

Cet outil permet de fixer les horaires et les dates en harmonie avec les plannings de l’ensemble des collaborateurs. Il offre la possibilité d'obtenir un accès immédiat à la dernière mise à jour du planning des rendez-vous.

L’agenda partagé permet également aux membres de l’équipe d'accéder instantanément à toutes les informations nécessaires, de pouvoir recevoir des documents et autres grâce à une mise à jour en temps réel.

Vous avez un rendez-vous ou une réunion annulée ou de dernière minute ? Des réunions en équipe déplacées ? Il vous suffit tout simplement de procéder à la modification en ligne : les changements seront mis à jour automatiquement et immédiatement.

L’agenda vous offre un gain de temps considérable

L’agenda partagé permet à une équipe entière de gagner du temps dans leur travail. Grâce à cet outil, plus besoin de perdre du temps précieux à chercher le contact de vos collègues. Plus de recherches fastidieuses pour retrouver une information sur une partie de votre projet ou récupérer un certain document. Il vous suffit seulement pour connaître leurs disponibilités de consulter le planning en ligne.

Les risques d’erreurs sur cet outil sont minimisés. Vous avez par exemple moins de risques de vous tromper sur des dates importantes, puisque l’agenda partagé indique les dates et les horaires des rendez-vous et les échéances de vos projets. Pour éviter les oublis, vous pouvez paramétrer des alertes sur l’agenda pour ne pas oublier un rendez-vous ou une réunion avec votre équipe.

En gagnant du temps vous gagnez en productivité. Le temps perdu à gérer les plannings (réunions, rendez-vous… ) vous empêche généralement de vous concentrer sur le plus important : vos projets.

Abandonnez le multitâche et utilisez un agenda partagé pour rythmer votre journée

Vous avez souvent entendu que le multitâche amenait à être plus productif dans votre travail : cela n’est pas forcément vrai. Selon Romain Bisseret, le cerveau humain peine à faire deux tâches complexes en même temps. Pire, au lieu de travailler deux fois plus vite, le multitâche amène à produire l’inverse.

Votre niveau d’efficacité et d’attention sur vos différentes tâches à effectuer en même temps est divisé en deux malgré votre détermination. Sans jamais se concentrer entièrement sur une seule tâche, le cerveau humain ne travaille pas simultanément sur deux différentes. Pour reprendre une bonne productivité avec un travail de qualité sans perdre de temps, évitez un maximum le multitâche qui vous fera sûrement plus de travail à modifier par la suite que de gagner en rapidité.

Le calendrier partagé vous permet d’être tranquille dans votre travail et d’avoir une meilleure communication dans le groupe, car les créneaux de chacun apparaissent dans le calendrier de l’équipe. Grâce à cet outil, vos collaborateurs savent quand il ne faut pas vous déranger.

Par exemple, réservez des périodes d’une heure ou plus par jour sans réunion, sans discussion avec les membres de votre équipe et sans appel pour pouvoir vous concentrer sur votre seule et unique tâche à faire sans interruption.

Au sujet des pauses, elles vous laissent des bons effets sur vous et surtout de rester productif sur le long terme. Elles vous permettent de vous ressourcer, de diminuer votre fatigue et surtout d’augmenter votre créativité. Grâce à un agenda partagé, vous pouvez directement les programmer dans votre planning.

Planifiez vos tâches en avance

Pour être productif au travail, la clé pour la réussite réside dans la planification de votre journée la veille ou le matin en arrivant au bureau. N’oubliez pas de en compte vos capacités et vos limites. Prévoyez également de la marge pour les imprévus.

Dans l’agenda partagé, vous pouvez indiquer les tâches à réaliser en priorité pour le lendemain. Vous saurez ainsi immédiatement sur quelle tâche travailler en arrivant sur place au bureau le jour j. N'oubliez pas de rester flexibles : des taches imprévues peuvent survenir !

Grâce à cela, vous serez mieux organisé, et donc plus efficace et productif dans votre travail. Également vos collaborateurs sont aux courant des tâches que vous réalisez et donc peuvent vous aider si vous avez besoin.