Pourquoi utiliser un tableau Kanban ? 

Le tableau Kanban sert à

• catégoriser visuellement l'état d'avancement de vos tâches
• avoir une vision rapide et claire de chaque tâche et de sa progression
• gagner du temps, de la coordination avec vos équipes et de la clarté

Le tableau Kanban fonctionne comme des post-its qui se déplacent sur des colonnes

Une carte de signalisation (en français) fonctionne avec deux éléments : les colonnes et les cartes.

C'est à vous de choisir les intitulés des colonnes. Demandez-vous quelles sont les étapes de votre projet ou de vos processus. Une des organisations les plus répandues reste cependant le "À FAIRE-EN COURS-FAIT". Ce triptyque peut déjà vous offrir une visibilité immédiate sur vos tâches, mais vous pouvez aller encore plus loin.

Pour les cartes, il s'agit de vos tâches. Ces cartes vont se déplacer sur le Kanban en fonction de leurs états. Par exemple, les tâches qu'on a commencées vont devoir être déplacées dans la colonne EN COURS. Rien de plus facile donc !

Grâce à ces deux éléments, vous avec accès à un cadre de lecture rapide et clair de vos actions à faire.

Un outil pour votre quotidien ou pour vos projets en équipe

Ce qui fait la force du Kanban, c'est la multitude de possibilités de l'agencer et donc de l'utiliser.

C'est d'abord un atout pour votre quotidien. Un tableau Kanban peut en effet s'utiliser à titre personnel. Vous avez alors la propre carte de signalisation de vos tâches, ce qui vous permet de savoir où vous en êtes jour après jour. À vous de créer vos colonnes et vos cartes !

Que se passe-t-il lorsqu'on travaille à plusieurs ? La méthode Kanban permet de coordonner vos collaborateurs et d'assurer la visibilité de chacun sur l'avancée globale. En tant que manager par exemple, vous avez la possibilité de monitorer le quotidien de votre équipe. Vos collègues retrouvent alors dans un espace leurs tâches et leurs avancées.

Les 4 principes du Kanban

Le premier principe de Kanban concerne la visualisation des projets et des tâches. Le Kanban exige que tous les éléments de travail soient renseignés d'une manière à ce qu'ils puissent être facilement visualisés par n'importe lequel de vos collaborateurs. En effet, l'amélioration de la visibilité de vos opérations est essentielle pour identifier les domaines qui doivent être travaillés.

Le deuxième concept clé de l'utilisation de Kanban est de laisser chaque tâche passer d'une colonne à une autre de la manière la plus fluide possible. Pour éviter les goulots d'étranglement, les responsables doivent fixer des limites au volume de travail. Cette limite doit correspondre à ce qui est raisonnablement réalisable et gérable par les collaborateurs. La définition de cette limite vous permettra d'identifier les tâches prioritaires et d'alerter rapidement les personnes concernées lorsque la quantité de travail dans une colonne devient préoccupante.

Le troisième principe est de se concentrer sur le flux de travail et le processus. Le tableau Kanban mis en place dans la première étape fournit un excellent outil pour observer comment le travail passe d'une activité à une autre. Cela mettra en évidence tout blocage potentiel et permettra aux managers de se concentrer sur les perturbations du flux.

La dernière dynamique Kanban est l'amélioration continue. Avant d'arriver à une efficacité maximale, vous devrez continuer à vous améliorer. Au fur et à mesure que vous commencerez à appliquer les principes de Kanban, vous devrez faire des ajustements pour augmenter votre efficacité.

Le Kanban sur le cloud : indispensable pour l'efficacité de vos équipes

À l'heure du numérique et avec des projets qui réunissent des collaborateurs distants, le passage aux services clouds se révèle indispensable.

Pour coordonner vos projets avec un Kanban, il vous suffit de vous connecter et de mettre à jour le tableau. Rien de plus simple pour vous et vos équipes.

Le Kanban sur le cloud comporte de nombreux avantages :

• Vous y accédez depuis n'importe où
• Vous avez une sécurité augmentée avec le service adapté
• Vous pouvez coordonner des équipes sur des sites différents
• Vos collaborateurs peuvent accéder au service en déplacement
• Vous pouvez entrer avec précision dans les caractéristiques de vos tâches (taux de progression, processus de validation…)

Comment aller plus loin ?

Instaurer un Kanban pour soi et ses équipes, c'est bien. L'inclure dans votre espace de travail collaboratif sur le cloud, c'est mieux. La carte de signalisation prend tout son sens lorsqu'elle est accompagnée d'un environnement propice à la collaboration :

• Chat et visioconférence pour discuter des tâches de la journée par exemple.
• Gestion électronique des documents pour accéder à vos dossiers au sein du même espace
• Outil de sondage pour choisir où se déroulera votre prochain séminaire
• Gestion des droits et de la sécurité...

Interstis vous permet d'accéder depuis n'importe où à cette suite collaborative. Plus qu'un simple intranet, nous vous offrons la possibilité de retrouver tous vos outils de collaboration à un seul endroit !