Avec la démocratisation du télétravail et l’usage omniprésent de l’informatique et d’internet dans les collectivités, les plateformes collaboratives sont devenues de véritables outils incontournables et leurs avantages sont nombreux. Si vous n’avez pas vous-même encore été conquis par cet outil, cet article est fait pour vous. Vous découvrirez en quoi les plateformes collaboratives sont de puissants leviers pour favoriser la participation des citoyens dans les prises de décisions locales.
Introduction
Découvrez comment les plateformes collaboratives en ligne révolutionnent la gestion de projet et la communication dans les collectivités territoriales.
Aujourd’hui Interstis vous propose de revenir sur la nécessité pour une collectivité territoriale d’avoir recours à une plateforme collaborative. Penchons-nous ensemble sur les différents et nombreux avantages que propose la plateforme tout-en-un, les changements qu’elle apporte à votre communication et votre gestion de projets, ainsi que les différentes étapes de sa mise en place.
Les avantages des plateformes collaborative
Boostez votre efficacité grâce aux nombreux avantages de la plateforme collaborative. Tout d’abord, elle vous permet d’être plus efficace et booste votre productivité, elle vous permet de diminuer vos communications par e-mail de 70% et de gagner du temps dans vos échanges et process.
Grâce aux nombreux outils que propose la plateforme collaborative en ligne, il est possible d’agir contre les tâches chronophages. Nous vous listons ici les outils collaboratifs les plus adaptés :
- La messagerie instantanée : communiquez en direct avec vos collaborateurs et créez des groupes de discussions par groupe projet.
- La visioconférence : invitez vos collaborateurs et organisez vos réunions à l’avance.
- L’outil workflow : simplifiez les process et gagnez du temps.
- L’annuaire collaboratif : retrouvez les contacts de l’ensemble de vos collaborateurs aux mêmes endroits.
- La gestion et coédition des documents : produisez du contenu et ajoutez des commentaires à vos documents en direct avec vos collaborateurs.
- Gestion des tâches : planifiez vos tâches ainsi que celles de vos collaborateurs, attribuez les et enrichissez votre to-do list.
- L’outil de sondage : découvrez l’avis de vos collaborateurs, libre à vous de créer des sondages et décidez qui pourra y répondre, il vous sera possible de relancer les invités au besoin.
- La suite bureautique collaborative : traitements de texte, tableur ou présentation, produisez tous ces documents directement sur la plateforme.
- L’agenda collaboratif : retrouvez l’organisation de votre planning mais aussi celui de tous vos collaborateurs afin d’organiser vos réunions à l’avance. L’agenda est synchronisé avec des agenda tels que celui de Google ou de Microsoft.
Tous ces éléments sont inclus dans votre plateforme tout-en-un pour vous permettre d’améliorer la gestion et la communication de votre collectivité. N’hésitez pas à utiliser l’ensemble de ces outils pour une efficacité accrue.
Améliorez la gestion
La plateforme collaborative est un outil indispensable pour un management efficace. Grâce à cet outil incontournable, retrouvez l’ensemble des informations nécessaires au même endroit, disponible sur tous vos appareils ne nécessitant qu’une connexion internet. Vous pouvez travailler et suivre l’avancée d’un projet depuis n’importe où. L’outil vous permet également d’optimiser vos réunions et vos tâches afin d’améliorer votre efficacité.
Améliorez la gestion de projets au sein de votre collectivité grâce à l’outil gestion de tâches : vous aurez la possibilité d’attribuer des tâches à vos collaborateurs, de suivre l’avancée du projet, d’ajouter des dates d’échéance, ou encore des rappels.
La plateforme vous permet de créer ou importer des documents et de les modifier en direct en collaboration avec vos collègues.
Pour finir, Interstis propose une gestion d’espace de travail par projet, intégrant tout les document et collaborateurs liés à ce projet.
Améliorez la communication
L’autre principal intérêt de la plateforme collaborative est l’amélioration de la communication. Découvrez en quoi cette plateforme révolutionne les échanges entre élus et citoyens.
Retrouvez tous vos contacts, gérez votre agenda en ligne en fonction de celui de vos collègues, et organisez vos réunions. La messagerie instantanée vous permet de réduire l’utilisation des e-mails jusqu’à 70%, la création de groupes de discussions; le gain de temps et d’efficacité est indéniable.
L’outil de collaboration a aussi pour but d’appliquer le concept d’informations transverses, ainsi n’importe quel collaborateur pourra avoir accès à toutes les informations qui lui sont accessible et lui permettra de développer ses compétences tout en gagnant du temps dans le développement du projet. Plus besoin d’attendre d’avoir l’information auprès d’un collègue, tout est disponible instantanément.
Comment la mettre en place ?
La mise en place d’un nouvel outil dans une organisation ayant déjà ses habitudes depuis plusieurs années peut freiner les utilisateurs et s’avérer risqué. Découvrez ici les bonnes pratiques pour une mise en place réussie de la plateforme collaborative au sein de votre organisation.
Afin de mettre en place une plateforme collaborative au sein de votre collectivité vous devez d’abord suivre ces différentes étapes :
- Définissez vos besoins et objectifs afin de trouver la plateforme qui saura correspondre au mieux à votre situation.
- Identifiez les obstacles et les solutions pour assurer une transition sans accrocs vers ces nouveaux outils.
- Effectuez une veille sur les plateformes disponibles sur le marché et essayez les démos et périodes d’essais gratuites afin de trouver une plateforme facile d’accès pour tous les collaborateurs.
- Définissez la plateforme la plus adaptée à vos besoins. Pour cela renseignez-vous sur les modalités liées aux paiements, les outils proposés par la plateforme ou encore le suivi assuré par l’entreprise.
- Communiquez auprès de vos collaborateurs sur l’arrivée d’un nouvel outil.
- Utilisez toutes les ressources à disposition incluses avec la plateforme, par exemple sous forme de tutos.
- Faites des bilans réguliers sur l’utilisation de la plateforme et sur les retours de vos collaborateurs.
Conclusion
Vous savez désormais tout sur les améliorations de communication et de gestion que propose la plateforme collaborative.
C’est maintenant à vous de passer à l’action et d’exploiter dès maintenant le potentiel de ces plateformes qui amélioreront à coup sûr votre communication et votre gestion de projet.
Si vous souhaitez plus d’informations sur les plateformes collaboratives et les avantages qu’elles pourront vous apporter cliquez-ici.
Pour plus d’informations sur la plateforme collaborative Interstis, retrouvez-nous ici.
