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Comment une collectivité locale a repris la main sur ses données grâce à une plateforme souverain

Dans un contexte où les collectivités cherchent à mieux maîtriser leurs outils numériques, certaines font le choix de reprendre la main avec des solutions françaises, pensées pour leurs besoins.
Sommaire

     

    Aujourd'hui, tout passe par le numérique. Que ce soit des mails, des fichiers ou bien des outils de travail, on génère des tonnes d'informations, tout le temps. Le problème, c’est qu’on utilise souvent des solutions proposés par les GAFAM, sans vraiment se demander où ils sont hébergés ni comment ils fonctionnent. Un résultat qui montre qu'une grosse partie de nos éléments stockés, même les plus sensibles, finissent fichés à l'étranger. Dans un système où nous ne maîtrisons pas les clouds. 

    Pour les collectivités, c'est un vrai sujet. Elles ont de plus en plus de responsabilités mais pas toujours les moyens, ni les bons logiciels également, afin de garder la main sur leurs contenus. Et cela peut poser des problèmes. Notamment en termes de sécurité, de confidentialité ou bien de respect du RGPD. 

    Heureusement, certaines collectivités passent à l’action. Cet article montre comment une plateforme collaborative française permet de reprendre la main sur ses outils du quotidien et sur ses infos sensibles.

    Qu’est-ce qu’une plateforme souveraine ?

    Une plateforme souveraine, c'est une solution en ligne qui permet aux équipes de travailler ensemble à partir de différents logiciels regroupés au même endroit. Que ce soit la messagerie, le partage de fichiers, la gestion de projet ou des discussions d'équipe. On prononce ça une plateforme collaborative. Le but est de gagner du temps, de mieux s'organiser et de réduire les risques liés à la perte de contenus ou à l'utilisation de logiciels différents. 

    Pour que la plateforme soit souveraine, il faut qu'elle soit hébergée en France, sur des serveurs et stockages sécurisés, dans un environnement conforme aux normes européennes. Cela veut dire que les contenus, ne sont ni exploités, ni stockés à l'étranger et qu'ils sont protégés par le droit français. On parle également de cloud souverain ou bien un cloud de confiance. 

    Les collectivités manipulent chaque jour des milliers d'informations qui sont liées à des citoyens, des entreprises locales ou bien encore à leurs propres collaborateurs. Elles ont besoin d’un système fiable, sécurisé et accessible en temps réel. C'est pour ça qu'utiliser une plateforme souveraine permet de répondre à ces besoins tout en respectant les règles imposées par la réglementation française et de l'Union européenne.  C’est une alternative claire aux solutions des GAFAM ( Google, Apple, Facebook, Amazon et Microsoft ) qui ne garantissent pas toujours la protection des éléments stockés ou la réversibilité. 

    En choisissant une solution française développée et hébergée localement. Les collectivités peuvent garder le contrôle sur leurs informations, ce qui permet de limiter un dépôt sur les risques de fuite, ainsi soutenir un écosystème tech local. C’est aussi une façon plus éthique de gérer les éléments stockés publique en lien rapport avec la souveraineté numérique européenne

    Le contexte de la collectivité

    Aujourd’hui, dans une collectivité, tout passe par le digital. La messagerie, échanges internes, les agendas, docs partagés… Et pourtant, beaucoup de structures travaillent encore avec des systèmes qui ne sont pas vraiment faits pour elles.

    C’est le cas d’une mairie en Haute-Savoie, avec un peu plus de 200 agents. Jusqu’à récemment, elle utilisait une suite bien connue du marché mais ça ne fonctionnait plus vraiment. Trop de plateformes différentes, des habitudes qui ne collaient pas et un sentiment général de ne pas avoir la main sur ce qu’il se passe.

    Avant de changer de solution, la collectivité rencontrait plusieurs difficultés au quotidien. Tels que des logiciels éparpillés avec des stockages à l’étranger et peu de visibilité sur ce qui circulait en interne. On y retrouve différents problèmes : 

    • Trop d'outils assez différents : Chaque service utilisait son propre système et ça devenait ingérable. Rien n’était centralisé, donc difficile de collaborer efficacement. Pour partager un document ou suivre un projet, il fallait jongler entre plusieurs application. Résultat ? Une perte de temps, des erreurs, une mauvaise gestion de l’information.

     

    • Des données hébergées hors UE : La plupart des fichiers étaient stockés sur des infrastructures cloud publiques, souvent américaines. En plus du Cloud Act qui pose question, ça posait un vrai souci de conformité RGPD avec peu de visibilité sur l’endroit exact où étaient les éléments stockés. On constate que ce n'est pas top pour un acteur public.

     

    •  Un manque de sécurité : Il n’y avait pas de garantie sur la traçabilité, la protection ou le traitement du contenu. Certaines applis utilisées n’étaient pas toujours à jour ou installées sur des serveurs peu adaptés. Résultat ? Un manque de stabilité et peu de garanties.

     

    Pour faire face à ces enjeux, la collectivité propose de revoir complètement son système de collaboration et de reprendre les choses en main : 

    • Retrouver de l’autonomie, sans dépendre d’un cloud public étranger

    • Protéger les informations de manière légère avec un hébergement en France

    • Simplifier le travail des agents grâce à une plateforme unique, pensée pour les besoins des acteurs publics

    • Posséder une solution collaborative sécurisée, développée sur le territoire national respectant les exigences réglementaires.

    L’idée, c’était d’y voir plus clair d'un point de vue des logiciels utilisés, de mieux gérer les risques et de trouver une vraie alternative aux solutions des GAFAM. Une solution collaborative complète, fiable, évolutive, avec un bon support et adaptée aux besoins du terrain. en temps réel.

    Pourquoi la collectivité a choisi une plateforme souveraine ?

    Le choix de cette collectivité s’inscrit dans une volonté claire. L'objectif est de reprendre la main sur ses solutions en s’appuyant sur une plateforme conçue en France, pensée pour les besoins concrets du secteur public. Avec plus de 200 agents à accompagner, la question d’un hébergement local et privé était essentielle pour garder le contrôle sur les contenus sensibles. Pour ne pas passer par des solutions grand public. La suite choisie regroupe tout dans un même environnement. On y retrouve la messagerie, l'agenda, le partage de fichiers. Une vraie logique collaborative à prendre en main. 

    Les critères en matière pour la collectivité étaient simples. Il s'agit d'une solution claire, bien pensée pour les acteurs publics avec un déploiement fluide, une prise en main rapide et un vrai accompagnement humain. L’idée c’était pas juste de changer d’outil mais de trouver un développement plus stable qui respecte les standards français tout en garantissant la protection face à des renseignements et la réversibilité. 

    Ce marché marque un vrai changement et montre que pour le dépôt du secteur public, on peut faire autrement. Ce choix leur permet aussi d'avoir une autonomie réelle sans dépendre d’un cloud public étranger. Et au passage, c’est aussi un moyen de soutenir une offre française, développée localement, qui s’adapte aux enjeux de demain comme l’open source

    Mise en place de la plateforme souveraine (Interstis)

    Après avoir fait le choix d’un nouvel outil, la collectivité a lancé la mise en place de la plateforme avec l’aide d’Interstis. Voici comment tout s’est déroulé l'application, étape par étape pour que la prise en main soit simple, rapide et vraiment utile au quotidien.

    Étapes du déploiement

    Le déploiement de la plateforme collaborative Interstis, s’est fait par étapes pour que tout se passe sans pression et avec toute simplicité. Dès le début, l’équipe projet a travaillé avec les chefs de service pour bien cadrer les besoins de chaque poste et chaque activité. L’objectif était d’adapter les ressources à la réalité du dépôt en tenant compte de l’organisation interne et des enjeux propres à chaque territoire.

    La solution a été déployée progressivement par groupe d’utilisateurs afin de laisser à chacun le temps de prendre ses repères. Le planning était clair, les accès ont été ouverts au fur et à mesure et des points réguliers ont permis d’ajuster le fonctionnement en temps réel.

    Formation des équipes

    Pas question de laisser les agents seuls devant un nouveau système. Dès la mise en service, une vraie stratégie de formation a été mise en place. Avec des ateliers en petits groupes, des démos pratiques, des fiches simples et des accompagnements des référents internes. L’idée, c’était que tout le monde se sente à l’aise avec l'usage de la plateforme et les outils proposés où on retrouve la messagerie, le dépôt de documents, la gestion de projet, etc...

    Chaque collaborateur ont pu voir très vite les avantages d’un logiciel intégral, hébergé et pensé pour les usages réels du marché public. Le dépôt a aussi permis de créer une dynamique de collaboration entre services qui ne travaillaient pas forcément ensemble avant.

    Intégration avec les autres outils

    On retrouve un autre point fort, la plateforme Interstis s’intègre facilement avec les autres logiciels métiers déjà en place. Que ce soit pour le traitement de l’information, le stockage de fichiers ou la gestion de contenus liés aux usagers. Tout a été pensé parfaitement pour éviter la double saisie et simplifier le quotidien des collaborateurs.

    Cette capacité d’adaptation a été essentielle pour garantir un fonctionnement fluide et réglementaire sans couper les équipes de leurs outils habituels. C’est aussi ce qui fait de cette solution collaborative une interface moderne, pensée pour évoluer dans un environnement informatique en nuage respectueux des règles du continent européen.

    Accompagnement humain

    Ce qui a vraiment fait la différence, c’est l’accompagnement humain proposé basé pendant tout le projet. L’équipe Interstis était présente à chaque étape. Que ce soit le cadrage, le déploiement, la formation ou les ajustements. Les collectivités ont pu poser leurs questions, remonter leurs besoins et surtout obtenir des réponses rapides, voir concrètes, sans jargon. L’accompagnement était basé sur une échelle de vraie logique de proximité. Interstis propose des solutions pour les organisations publiques en matière de sécurité, de réversibilité et d’autonomie.

    Les résultats concrets après 6 mois d’utilisation

    Après six mois d’utilisation complet, les effets concrets du changement se font clairement sentir aussi bien dans les habitudes que dans l’organisation du quotidien.

    Amélioration de la collaboration interne

    Six mois après le changement complet, les choses ont vraiment évolué dans le bon sens. Les échanges entre collaborateurs sont devenus plus fluides et mieux organisés. Chaque poste peut désormais s’appuyer sur une base claire pour partager des infos, suivre les avancées et travailler en commun sur les mêmes éléments. Le cadre est plus structuré avec un fonctionnement qui s’adapte facilement à la réalité de l’organisation quel que soit le groupe ou l’échelle.

    Maîtrise des accès et des données

    La collectivité a aussi gagné en clarté sur ce qui est partagé avec qui et dans quel but. Chaque collaborateur sait où trouver les bons éléments et peut gérer les partages de manière plus maîtrisée. Les grands espaces sont bien définis avec des règles claires, ce qui permet de mieux suivre les actions menées. 

    Conformité RGPD assurée

    Le cadre juridique est maintenant bien plus solide. L’organisation suit des règles adaptées au secteur public sans que ce soit compliqué à appliquer au quotidien. Tout ce qui est partagé ou traité est bien suivi. Il est possible de sortir un rapport clair à tout moment. Les contraintes basées ont été prises en compte dès le départ sans alourdir les usages. La ressource choisie correspond vraiment à aux attentes dans un environnement stable et maîtrisé.

    Retours des agents ou élus

    Les retours sont très positifs aussi bien du côté des agents que des élus. Beaucoup trouvent la solution plus claire, mieux organisée et plus adaptée à leur façon de travailler. Les échanges sont plus fluides, tout est regroupé au même endroit et le fait d’avoir été bien accompagnés a vraiment aidé. Même ceux qui ne sont pas très à l’aise avec l’informatique ont vite pris le coup. Au final, ça leur fait gagner du temps et ça rend leur quotidien plus simple.

    Conclusion

    En choisissant Interstis, la collectivité a gagné en clarté, en grand confort de travail et en efficacité. Les agents comme les élus y trouvent leur compte avec un environnement plus logique, plus fluide et surtout adapté à leurs habitudes. Avec un échange plus efficace entre collaborateurs et d’un cadre technique adapté à ses pratiques. Ce choix offre aussi de s’appuyer sur une offre solide, basée sur le territoire national avec un accompagnement humain et une vraie vision bout en bout.

    Mais ce cas montre surtout une réalité. Il y a beaucoup de structures publiques qui utilisent encore des systèmes qui ne sont pas faits pour elles. Pourtant des alternatives basées existent comme Interstis et de plus en plus d’acteurs font le choix d’avancer dans ce sens. Alors pourquoi continuer à utiliser des solutions qui ne sont pas faites pour le secteur public lorsqu’il existe des alternatives mieux adaptées ?

    Et si c’était le bon moment pour, vous aussi, repenser vos outils ? Pour tester Interstis ou obtenir une démo, ça se passe juste ICI  

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