Depuis fin 2018 la ville du Creusot utilise la plateforme collaborative Interstis. Patrick Gaumet, Directeur général Adjoint des Services (DGAS) l'utilise quotidiennement pour gérer les projets (ex : Budget, Revitalisation du Coeur de Ville,...) et les instances (ex : Commissions, Conseil municipale,...). Il témoigne dans cette interview du gains en temps, transparence et confort qu'interStis procure à lui et ses équipes. L'interview a été réalisée en janvier 2020.
Pour commencer, pourriez-vous me présenter votre poste et votre environnement de travail ?
A la ville du Creusot, nous travaillons en pôles d’intérêts communs (technique, social, Enfance…), et mon pôle regroupe tous les services dits centraux qui ne sont rattachés à aucun autre, plus quelques autres. On y trouve les Finances de la ville du Creusot, les Ressources Humaines, le Développement Economique, Action Coeur de Ville, l’Habitat et l’Urbanisme, les Marchés Publics, les Affaires Juridiques, les Affaires Générales, les Elections, la Police Municipale, l’Informatique, et la dernière composante fondamentale… les Cimetières *rire*. Tous ces sujets sont très larges, et ce qui me prend plus de temps sont les Ressources Humaines et les Finances.
Depuis combien de temps utilisez-vous la plateforme collaborative interStis ?
Je ne saurais pas vous dire exactement, ça doit faire un an. Nous avons doucement commencé suite à une présentation de l’outil par Nicolas HUEZ (directeur technique chez interStis) qui avait pris contact avec mon responsable informatique, séduit en 1er par l’outil. Comme je suis aussi très intéressé par l’informatique et cet aspect collaboratif, je me suis dit que cela me permettrait sans doute de gérer mes projets de manière générale.
Nous avons donc commencé par gérer le budget informatique, et nous sommes réellement rentrés dans le vif du sujet lors de l’arrivée de mon collègue Castore GABBIADINI, responsable du dossier Action Coeur de Ville. À ce moment, il y a eu une émulation entre lui et moi car bien que nos bureaux soient proches, nous sommes très peu souvent en contact direct par manque de temps. Alors nous sommes rentrés dans le processus interStis…
Comment utilisez-vous la plateforme interStis ?
J’utilise principalement Interstis pour 2 sujets :
En premier, le partage du budget ; que ce soit pour le Plan Pluriannuel d’Investissement et pour travailler les budgets avec le responsable des services techniques, le Directeur Général et le service financier. Cela nous permet d’avoir une seule version toujours mise à jour.
En second lieu, InterStis est utile pour moi dans le suivi de mes instances avec chacun de mes chefs de service, cela nous permet d’avoir ainsi une bonne traçabilité et toutes les informations car bien souvent les dossiers en cours s’étalent sur plusieurs mois. Nous constatons également un réel gain de temps dans le traitement des instances chaque semaine car chacun complète le document au grès de l’arrivée des infos nouvelles ce qui nous permet d’avoir un suivi en temps et heure.
Les chefs de service ont très bien joué le jeu, car je pense qu’ils s’y retrouvent aussi. Anciennement je recevais des mails d’information et petit à petit celui-ci a diminué car tout est résumé dans les documents d’instance. Lors de nos réunions hebdomadaires, on peut lister tout ce qui a été rajouté en jouant sur un code couleur, avec un gain de temps car nos réunions sont beaucoup plus rapides : en une 1/2 heure nous avons traité une bonne partie des sujets.
Nous avons aussi introduit interStis dans nos réunions de direction avec le Maire le lundi matin. Même si nous préparons l’ordre du jour le jeudi précédent, chacun peut rajouter ses éléments jusqu’au dernier moment. Il faut dire que notre Maire est aussi accro aux technologies modernes et à la recherche de gain de temps.
Si je comprends bien, il n’y a pas eu de réticence à l’utilisation de la plateforme ?
Comme je le disais, les chefs de service ont bien joué le jeu. Anciennement, je recevais des mails d’information et petit à petit mon nombre de mail a diminué, et tout est résumé dans mes documents d’instance. D’un autre côté ça leur soulage l’esprit car ils traitent des dizaines d’informations et là tout est écrit, de façon synthétique, et il suffit de s’y référer. Cela permet de passer sur tous les dossiers beaucoup plus tranquillement. En principe, si tout est bien renseigné on ne risque pas d’oublier d’informations.
Pensez-vous que depuis l’arrivée d’interStis le partage d’informations est plus fluide ?
Tout à fait, certains de nos sujets remontaient à si loin que l’on finissait parfois par les oublier. Maintenant, tout est référencé sur interStis, surtout sur les dossiers RH où nous avons parfois plus d’une soixantaine de pages à consulter, mais cela, très rapidement. Avant, il nous arrivait de passer à côté d’informations importantes.
Avez-vous certains points négatifs ou points d’amélioration à faire remonter ?
Lorsque je travaille sur des documents PDF je ne peux pas surligner de texte, ce qui pourrait être utile sur des documents d’une à deux pages pour mettre en avant les phrases essentielles [evolution prévue T4 2020].
Par ailleurs, il se peut que j’utilise mal interStis, mais quand je veux donner des informations ou des missions à mes collaborateurs je préfère passer par l’éditeur de texte que par l’outil Tâches que je trouve trop succinct lorsque je veux créer de nombreuses tâches avec des commentaires précis [L'outil de gestion de projet et de tâche fait l'objet d'une refonte en co-développement avec la CC Petite Camargue - livraison Juin 2020].
Enfin, le tableur collaboratif n’est pas encore au niveau d’Excel et il m’est déjà arrivé de devoir créer un document en local sous Excel puis de l’importer sur interStis [Les fonctionnalités sont ajoutées tous les 3 mois pour améliorer la couverture fonctionnelle de l'outil de Tableur en ligne].
Utilisez-vous parfois Interstis sur votre mobile et votre tablette ?
J’utilise très peu l’application sur mon portable, peut-être un peu plus sur ma tablette, mais vraiment très peu. Lorsque je suis sur ma tablette, il m’arrive souvent de me rendre sur la plateforme via le navigateur web sans passer par l’application car je trouve ça plus pratique.
Avez-vous un mot à ajouter pour la fin ?
Pour l’anecdote ; pour les conseils municipaux nous avons installé à proximité immédiate du Maire une tablette avec un accès à un document texte partagé où chaque membre de la direction générale peut apporter des éléments de réponses en direct aux questions posées en conseil. C’est très sécurisant pour les élus. ils ont de suite adhéré et cela permet d’accélérer des réponses qui potentiellement auraient dû être reportées à un conseil ultérieur, ce qui alors peut laisser planer un doute dans l’esprit de chacun.
