En route vers le reconfinement ? Évaluez vos pratiques du télétravail

Alors même que plusieurs pays d’Europe reconfinent leur population à cause de l'épidémie de COVID 19, Jean Castex et Olivier Véran ont annoncé jeudi 22 octobre l’étendue du couvre feu à de nouvelles zones. Une étape supplémentaire vers un reconfinement partiel en France ? Quelles que soient les décisions du gouvernement face à cette crise sanitaire, il semble indispensable d’anticiper un renfort du télétravail dans les mois à venir, en particulier dans la fonction publique. 

Votre plan de continuité d'activité est-il efficace ?

Mais concrètement, avant de rouvrir ce chantier, avez-vous tiré tous les enseignements du premier confinement ? Votre plan de continuité d’activité a-t-il été opérationnel durant la crise de la COVID 19?  Vos pratiques du télétravail, ont-elles été adoptées par toutes vos équipes ? 

Grâce à ce kit simple d’auto-évaluation, vous aurez des retours quantitatifs et qualitatifs pour préparer une nouvelle étape dans votre plan de déploiement du télétravail. 

Comment utiliser le kit et évaluer votre pratique du télétravail ?

Le kit est composé 

• d’une partie réservée à l’encadrement de votre administration publique ou entreprise : dans un premier temps, le manager doit s’interroger sur ses pratiques. Élaboration du plan de continuité d’activités, transmission de l’information, gestion du télétravail… Soyez le plus transparent possible : il s’agit ici de prendre du recul sur ses pratiques pour progresser collectivement. 

• d’une partie à remplir par tous les agents ou salariés : pour utiliser cette partie, deux façon de procéder. 
  ‣ La première, en organisant une réunion (en visioconférence de préférence, COVID oblige). Ainsi, le document vous servira de support pour animer ce temps d’échange par direction ou service. 
  ‣ Vous pouvez également envoyer ce document à l’ensemble des agents, qu’ils feront remonter par direction ou service. 

Dans ces deux cas, vos agents devront être rassurés sur la liberté de parole : il ne s’agit pas de juger les pratiques mais de tirer un bilan du ressenti de chacun. Il n’y a donc pas de bonnes ou de mauvaises réponses. 

Ce temps de diagnostic est indispensable pour préparer un projet de télétravail solide et accepté par tous. 

Analysez le diagnostic de votre plan de continuité d'activité

Une fois le diagnostic réalisé lors d’une réunion ou par l’envoi du document, il est important d’analyser les données recueillies. Pour cela, il est nécessaire de créer un outil de saisie des informations. Vous pouvez par exemple le faire sous format excel. Ainsi, vous connaitrez rapidement le nombre de personnes en télétravail par rapport au nombre total d’agents, ou faire une moyenne du taux de satisfaction du dispositif mis en place.

À partir de ces données, n’hésitez pas à créer des moyennes, graphiques, et données clés qui vous aideront à prendre une décision rationnelle et représentative de votre administration publique ou privée.

Préparez la suite : anticipez et pensez collaboratif !

Ça y est, des éléments saillants sont ressortis des questionnaires et de votre analyse. Maintenant, il s’agit de dresser un plan d’action rapide et concret. Il pourra être décliné en trois grands axes :

1. Retravaillez le plan de continuité d’activités de manière collaborative : en prenant acte des diverses remontées, vous pourrez réaménager votre PCA et y intégrer de nouveaux éléments. C’est un enrichissement colossal puisque vous aurez l’expérience du premier confinement, et du travail depuis le mois de mai en mode dégradé. Afin de ne pas être débordé à l’avenir, essayez de mettre le plus régulièrement possible à jour ce plan de continuité d’activité. N’oubliez pas l’importance du collaboratif en sollicitant aussi souvent que possible des groupes de travail.

2. Anticipez et préparez la suite : les annonces du gouvernement concernant la COVID 19 évoluent quasiment chaque semaine. Il est donc difficile d’anticiper. Et pourtant, c’est indispensable. Créez plusieurs scénarios possible et envisagez les solutions à chacun des problèmes supposés. Ainsi, vous aurez à disposition une fiche action par hypothèse avec le déroulé précis à suivre.

3. Choisissez un outil collaboratif efficace : Le nerf de la guerre en cette période de crise sanitaire ? La communication ! Non seulement des informations mais aussi des documents, en interne comme en externe, etc. Il faut donc dès maintenant avoir l’outil collaboratif qui vous servira si le télétravail est à nouveau imposé pour tous. Plutôt que de se retrouver dans une situation de crise, autant anticiper pour que tout le monde l’ait en main le moment venu.

Retrouvez notre article "Quelles solutions pour le télétravail dans les administrations publiques"

Communiquer, encore et toujours

Rien de plus frustrant que de répondre à un questionnaire sans avoir de retour. Organisez donc une visioconférence, ou un document synthétisant les éléments saillants et les conclusions qui ont été tirées. Laissez encore la possibilité aux agents qui le souhaiteraient de revenir vers vous pour échanger. 

N'hésitez pas à nous faire part en commentaire de votre retour d'expérience.

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