Collectivités, mairies : les avantages d’une plateforme collaborative

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À l’ère du tout digital, certaines mairies et collectivités ont encore des difficultés à assurer leur transformation digitale. Outil incontournable, la plateforme collaborative est une solution tout-en-un qui a de nombreux atouts, notamment en ce qu’elle modernise la communication et la collaboration entre les équipes. Collectivités et mairies : zoom sur les avantages d’une plateforme collaborative avec Interstis

 

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

La plateforme collaborative est un outil de centralisation des ressources visant à améliorer la communication des équipes dans le cadre d’un projet. Il s’agit d’un espace de travail virtuel qui permet d’avoir accès facilement à l’information et de gérer la collaboration de chaque acteur dans le suivi du projet.

Plus concrètement, une plateforme collaborative propose des outils variés :

  • suivi, mise à jour et pilotage du projet,
  • partage de documents en toute sécurité,
  • communication entre les équipes et partage d’informations importantes pour la réalisation de la mission.

L’intérêt d’une plateforme collaborative est de simplifier l’organisation des tâches et de gagner en efficacité, le tout grâce à un outil moderne et digitalisé. Aujourd’hui les entreprises ne sont plus les seules à s’y intéresser. Les collectivités et les mairies sont également en quête de modernité, de productivité et de sérénité dans la gestion de leurs projets.

 

Plateforme collaborative : un outil de collaboration efficace pour les collectivités

 

Les mairies et autres collectivités partagent aujourd’hui un besoin commun : celui d’améliorer la collaboration, même à distance. Outil efficace de communication entre les équipes, la plateforme collaborative propose des fonctionnalités indispensables pour les collectivités en quête d’efficacité :

  • une fonctionnalité conçue pour la gestion de chaque projet, destinée à organiser son avancement dans le temps et régler les difficultés lorsqu’elles se posent,
  • une suite bureautique, pour éditer et partager des documents en simultané et à plusieurs pour une communication encore plus facilitée,
  • un drive partagé, destiné à centraliser tous les fichiers et en gérer les droits d’accès,
  • un accès facilité à distance, pour permettre aux équipes de travailler ensemble où qu’elles se trouvent, sans perte de temps.

Une plateforme digitale de collaboration pour gérer chaque projet en cours

Chaque collectivité ou mairie doit composer avec une liste de nouveaux projets à mener. Qu’il s’agisse de l’aménagement de la ville ou d’une mission de création d’un jardin collectif par exemple, chaque collectivité lance chaque année des projets qui permettent de dynamiser le territoire.

Lorsque le nouveau projet sollicite de nombreux échanges et l’intervention de différents services, il est facile de s’y perdre. Grâce à la plateforme collaborative, les partenaires extérieurs et les agents en interne peuvent améliorer leurs échanges et suivre pas à pas l’avancée du projet. Le tout, en respectant les dates butoirs fixées pour chaque tâche et les parties prenantes au projet. On sait ainsi qui est chargé de quoi et vers qui se tourner en cas de question ou de difficulté.

 

Accélérer sa transformation digitale grâce à la plateforme collaborative

Les mairies et les collectivités peinent bien souvent à se mettre à niveau côté digital. Or, ces dernières sont aujourd’hui à la recherche de solutions sur-mesure permettant d’accélérer leur transformation numérique et de moderniser ainsi leur communication interne.

La plateforme collaborative permet de parvenir à ces objectifs, en proposant notamment des fonctionnalités de communication interne comme l’affichage des actualités de chaque collectivité sur une page d’accueil. Ou bien encore le partage de photos après la réussite d’un nouveau projet et le recueil des avis d’agents via un sondage. En cela, la plateforme collaborative est un outil d’amélioration de la communication au sein même des équipes. Elle participe au bien-être des collaborateurs et fluidifie leurs échanges. Ces derniers ont librement accès aux informations et participent à la vie de la collectivité.

Que ce soit pour fédérer, motiver ou informer les agents, cette plateforme de collaboration est l’outil clé pour améliorer le niveau de satisfaction général au quotidien.

 

La plateforme collaborative pour sécuriser les informations

 

Les français attachent une importance cruciale à la protection de leurs données personnelles. Il faut dire que la cybercriminalité est un fléau qui ne cesse d’évoluer, avec des techniques toujours plus sophistiquées. Les conséquences peuvent être désastreuses, tant d’un point de vue financier qu’organisationnel.

Au quotidien, les mairies et les collectivités doivent traiter de très nombreuses données personnelles. Ces dernières font référence à tous les pans de la vie des citoyens : aides sociales, taxes, état civil, santé, autres informations sensibles … Une priorité majeure pour ces organisations est donc de garantir la pleine et entière sécurité des informations communiquées par les français.

En compilant l’ensemble des données sur une plateforme collaborative, les informations sont sécurisées et n’atterrissent jamais entre de mauvaises mains. Chaque éditeur de logiciel européen respecte scrupuleusement le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), faisant de lui une garantie cruciale en matière de protection des données. D’ailleurs, chaque collectivité locale doit obligatoirement utiliser une solution cloud souveraine, avec un hébergement de données en France.

 

La plateforme collaborative pour gagner du temps et réduire les échanges par mails

 

Le traitement des mails occupe une place majeure chaque jour, que ce soit pour les salariés du secteur privé ou les agents de la fonction publique. Ces derniers passent de longues heures à traiter leurs mails, à les supprimer et à y répondre. Or, cela est bien souvent une perte de temps colossale qui pourrait être évitée en adoptant de bons outils.

La plateforme collaborative est une solution alternative aux échanges répétés d’e-mails puisque les agents peuvent désormais faire des visioconférences ou échanger par chat en temps réel. Cela permet également une meilleure réactivité, pour prendre des décisions plus rapidement. Cette solution est rapide, moderne et efficace en comparaison avec des échanges de mails qui prennent bien souvent des jours (voire des semaines) avant de déboucher sur un résultat probant.

 

Renforcer la cohésion des agents

 

Dans de nombreuses collectivités territoriales, les services ont du mal à échanger les uns avec les autres, ce qui provoque l’isolement de certains au détriment d’une communication de groupe. Le télétravail a d’ailleurs accentué quelque peu ce phénomène.

La plateforme collaborative permet de faciliter l’échange transversal entre les services et ainsi de renforcer la cohésion de groupe. Chaque agent peut communiquer avec ses collègues, notamment grâce à la fonctionnalité de messagerie instantanée et ce, quel que soit le lieu où il se trouve. La communication s’affranchit des frontières et la distance n’est plus un frein aux échanges de qualité. Cela améliore la cohésion des agents, leur sentiment de bien-être et de cette manière leur productivité jour après jour.

 

Avec la plateforme collaborative d’Interstis, gagnez en efficacité sur chaque projet, sans limite de durée ni d’espace.