Outils collaboratifs : la ville d'Evian en mode projet

Sous l’impulsion de Madame le Maire, Josiane Lei et du Directeur Général des Services, Xavier Parisot, la commune d’Évian a rejoint la plateforme collaborative Interstis en février 2022. À la recherche d’un outil pour gérer leurs projets municipaux, la solution française leur a permis d’accompagner le changement organisationnel de leur collectivité.

Un suivi des projets parfois délaissé en collectivité

En 2021, lors des premiers échanges entre Bertrand Vouaux, Directeur des Services Techniques de la commune d’Évian et Pauline Louet, chef de projet chez Interstis, les problématiques évoquées sont communes à de nombreuses collectivités. À ce moment, l’ensemble des projets étaient gérés de tête, et sur papier. Les documents et méthodes de suivi n’étaient pas institutionnalisés. Ainsi, aucun document clairement établi ne permettait de suivre de bout en bout un dossier.

Pourtant, dans la ville d’Évian, les projets sont foisonnants : grands travaux, plan de mobilité douce, événements culturels, etc. De plus, la ville déploie beaucoup d’énergie dans son plan d’actions municipales qui a complètement intégré l’ensemble des 17 objectifs du développement durable de l’agenda 2030 et de l’ONU. Cette démarche implique une grande transversalité et une agilité nouvelle dans la conduite de l'action publique.

Certaines villes utilisent des documents Excel ou Word pour avoir une traçabilité des projets, faire le point sur les tâches de chacun ou organiser le rétroplanning. D’autres, comme la ville d’Evian il y a quelques mois, restent au format papier, avec les parapheurs, les notes et post it.

Les risques du mode projet sans outil dédié

Or ces deux méthodologies présentent plusieurs risques et inconvénients.

Tout d’abord, le premier danger identifiable est celui de la sécurité. En effet, l’envoi de documents sensibles, notamment par mail, ou pire, la transmission en format papier n’assure pas la confidentialité des notes échangées. Collègues trop curieux ou hackers professionnels, nul n’est à l’abri de fuite. Et les conséquences sont rarement anodines : perte de confiance, ralentissement des projets ou mairie totalement à l’arrêt : les exemples sont nombreux et poussent de plus en plus de collectivités à se pencher sur des solutions sécurisées.

Par ailleurs, le manque de traçabilité est un inconvénient majeur que les communes souhaitent de plus en plus faire disparaître de leur organisation. Il est indéniable que le bon suivi d’un projet assure sa réussite : définition précise des tâches de chacun, visibilité sur les deadlines, rappel des objectifs. Autant d’éléments qui doivent être consultés régulièrement, modifiés, annotés au fil du projet. Malheureusement, l’envoi successif de différentes versions ou les corrections multiples sur la version papier d’un document rendent souvent le suivi complexe. Comment s’y retrouver parmi tous les tableaux Excel et l’énième version de la même note ?

Enfin, l’attention croissante apportée au développement durable par les collectivités les pousse à réduire les pratiques consommatrices d’énergie. C’est notamment le cas des impressions papier, mais aussi de l’envoi de mail. La multiplication des échanges par mail est en effet dévastatrice pour le bilan carbone d’une collectivité. D’autant plus que l’habitude a été prise d’envoyer des mails pour la moindre chose : un « vu », « ok » ou « bien reçu » envoyé par mail est tout autant générateur de Co2 qu’un message de plusieurs lignes.

Pourtant, afin d’assurer le suivi d’un projet, les échanges sont nécessaires. Quelle est la solution ?

Pourquoi se doter d’un outil de gestion de projet ?

Confrontée à ces questionnements, la mairie d’Evian a décidé d’agir. Sous l’impulsion de son Directeur Général des Services, Monsieur Parisot, la commune a cherché à se doter d’un outil de gestion de projet. L’objectif ? Donner de la visibilité à chacun des acteurs aussi bien interne qu'externe, assurer un meilleur suivi des différentes étapes, sécuriser le stockage des documents. En bref, offrir une vision à 360 du projet, partagée avec toutes les parties prenantes.

Car l’une des problématiques de la direction générale était aussi d’assurer la transmission des dossiers en cas d’absence ponctuelle ou définitive d’un agent. La question du stockage des données est effectivement fondamentale. Certaines collectivités pensent, à tort, que le stockage sur des serveurs internes est plus sûr, mais c’est un a priori erroné.

Alors comment stocker ses données et donner un accès adapté à chacun ?

Le stockage papier n’est pas à privilégier : événements naturels qui peuvent réduire à néant des années de stockage (inondation, feu, etc.) ou situation sanitaire imposant le télétravail ont prouvé qu’il valait mieux opter pour une version dématérialisée.

Comme évoqué précédemment, le stockage sur des serveurs internes n’est pas à privilégier. La meilleure solution semble être le choix d’un outil hébergé sur un cloud de confiance. Le label SecNumCloud délivré par l’ANSSI assure à l’organisation qui l’utilise la protection de ses données.

Les outils du mode projet : gain de temps et efficience

Après des recherches et des comparatifs, la ville d’Évian a opté pour la plateforme collaborative Interstis. Gestion de projet, stockage des données sur un serveur SecNumCloud, outils de communication, préservation de l’environnement : tout y est.

Plusieurs outils ont particulièrement attiré leur attention.

• Le tableau Kanban : il permet au chef de projet et à l’ensemble des parties prenantes de voir en un clic l’état d’avancement des différentes tâches. Avec les trois colonnes « À faire », « En cours » et « Terminé », il devient très aisé de mettre à jour, pour soi et le reste de l’équipe, le statut de la tâche attribuée. Il est tout aussi simple de s’attribuer une deadline, de faire valider un document par son N+1 ou de mettre des commentaires.
• Le Gantt permet quant à lui d’avoir de la visibilité dans le temps. Ce rétroplanning amélioré permet de visualiser les étapes successives sur une timeline recouvrant toute la durée du projet.
• La fiche projet est particulièrement intéressante pour avoir un résumé global du dossier en cours : budget, objectifs, étapes clés, pourcentage déjà accompli. Toutes ces informations sont indiquées dans la fiche projet. C’est un gain de temps précieux pour les personnes participant au projet mais aussi pour celles qui souhaitent rapidement avoir de la visibilité sans pour autant être active dans la mise en œuvre. Cette fonctionnalité peut être très utile pour partager de l’information avec des élus lors d’un bureau municipal par exemple. Ainsi, chacun peut suivre l’avancée du plan d’action municipal et connaître tous les chiffres clés.
• La revue de portefeuille projets est également très efficace pour ce type d’utilisation : elle donne une vision synthétique de l’ensemble des projets en cours. Cet outil est particulièrement apprécié par les exécutifs locaux : élus, direction générale ou cabinet.

Une plateforme complète et un accompagnement renforcé

La plateforme Interstis est donc un outil complet qui permet un travail collaboratif et en transversalité. La solution est à la hauteur des exigences de la ville d’Évian en matière de développement durable et de pilotage des politiques publiques.

Car au-delà des outils de gestion de projet, d’autres fonctionnalités viennent compléter la plateforme et la transforment en véritable bureau numérique : discussion instantanée, agenda partagé, outil de sondage, visioconférence, etc. Des outils qui fluidifient les échanges et réduisent la pollution numérique.

Le projet « Petite ville de demain » est notamment conduit avec Interstis. La plateforme permet de superviser, d’interagir, de gagner en transversalité et d’avoir une vision exhaustive du projet.

Bien évidemment, afin que le plus grand nombre adhère à ce nouvel outil, la prise en main devait être facile. C’est ce qui a achevé de convaincre la mairie d’Evian. La formation pour les administrateurs a également été d’une grande aide. D’autant plus que le service support est très disponible pour aider en direct chacun des utilisateurs.