Les avantages de la matrice RACI dans votre gestion de projet

Gérer un nouveau projet n'est pas une sinécure en entreprise. Il arrive bien souvent de s'y perdre et de mélanger les tâches, ce qui fait perdre un temps considérable. Parfois appelée matrice des responsabilités, la matrice RACI est une méthode performante qui permet de gérer au mieux un projet en identifiant les responsabilités de chaque membre de l'équipe pour chaque type de tâche. Pourquoi utiliser la matrice RACI et quels en sont les avantages concrets dans votre gestion de projet ? Nous vous expliquons tout dans cet article

Qu'est-ce que la matrice RACI ?

Qu'appelle-t-on concrètement "matrice RACI" ? Il s'agit en pratique d'une méthode très efficace de gestion de projet née aux États-Unis. C'est l'acronyme de "Responsible, Accountable, Consulted, Informed" qui pourrait se traduire de cette manière en français :

• Responsible : réalisateurs, autrement dit ceux qui réalisent les tâches. En pratique, chaque tâche doit être attribuée à un seul et unique responsable ;
• Accountable : approbateurs, autrement dit les personnes responsables du projet. Il s'agit de la personne chargée de contrôler la bonne réalisation des tâches. Ce n'est pas nécessairement elle qui réalise le travail en lui-même ;
• Consulted : consultés ;
• Informed : informés.

Plus qu'une simple méthode de gestion de projet, la matrice RACI est un véritable outil de communication à part entière. Son objectif est d'organiser au mieux qui fait quoi en précisant les missions de chacun. De cette manière on évite de perdre du temps et de se noyer dans les redondances entre différentes missions du projet.

À noter également que la RASCI peut servir de variante à la matrice RACI en ce qu'elle rajoute un "Support" (correspondant au "S") pour décrire celui qui soutient le projet en aidant à la réalisation de la tâche.

Pourquoi utiliser cette matrice pour gérer votre nouveau projet ?

La matrice RACI est un outil sérieux et pertinent pour gérer un projet de A à Z. Elle permet d'éviter toute difficulté ou ambiguïté sur le partage des responsabilités entre les personnes et les équipes impliquées. Elle est particulièrement utile dans un projet qui fait intervenir plusieurs organisations puisqu'elle permet d'éviter la dilution des responsabilités et d'optimiser le temps pour parvenir au meilleur résultat possible.

Bien plus qu'un simple tableau de partage des responsabilités, la RACI évite les redondances. De cette manière chaque équipe sait à l'avance quelles sont les tâches à réaliser. Cette matrice assure également le bon suivi du projet et une visibilité parfaite sur la réalisation des missions. Le tout, en évitant des conflits éventuels entre les personnes et les équipes qui interviennent. Ceux qui doivent rendre des comptes sur leurs actions sont mentionnés nommément dans le tableau.

Quand faut-il utiliser la matrice RACI ?

Nombreux sont ceux à se demander quand avoir recours de préférence au RACI. Considéré comme un outil de communication et de coordination unique et efficace, le RACI est pertinent pour tout type de projet. Notamment s'il est complexe et qu'il implique un risque de confusion entre les tâches. Il est vrai que la mise en place d'un projet est parfois malaisée tant il est difficile de déterminer avec précision qui est responsable de chaque étape et qui doit superviser et rendre des comptes. Or, en l'absence de certitude, tout arbitrage est délicat.

Vous pouvez donc parfaitement bien utiliser la matrice RACI pour organiser un nouveau projet complexe qui vous tient à cœur et qui implique plusieurs acteurs différents ou bien encore pour définir les rôles de chacun dans une activité. Grâce à cet outil pratique vous saurez qui est responsable de quoi dans le nouveau projet.

Comment intégrer la matrice RACI dans votre gestion de projet ?

Nous l'avons vu, utiliser une telle méthode permet de mieux s'organiser et de ne jamais rater aucune deadline. Pour l'insérer facilement dans votre projet, il convient de déterminer l'ensemble des actions, tâches et activités du projet que vous listerez verticalement dans la grille. Horizontalement seront positionnées les personnes nommées qui ont en charge une ou plusieurs missions. Tout l'intérêt est de désigner nommément chaque personne en sachant qui est la personne clé pour chaque tâche à réaliser.

Dans un second temps il convient de prendre en compte le "R" de "RACI", qui désigne l'action, ou "Responsible". Il s'agit alors d'exécuter le projet conformément aux différents éléments prévus dans le tableau de gestion. Pour chacune des tâches, la personne désignée doit l'avoir approuvée au préalable ("Accountable"). Cette dernière endosse alors la responsabilité de la mission qui lui est confiée et doit rendre des comptes sur sa réalisation en fonction des délais impartis. L'idéal est de ne confier qu'un seul A pour chaque action. S'il est nécessaire d'obtenir un simple avis, il est possible de consulter certaines personnes qui donnent alors des conseils sur l'action (ou "Consulted"). Le groupe des informés ("Informed") désigne ceux qui n'interviennent pas directement dans le projet mais qui sont informés de son avancée au fur et à mesure. Ils ont donc tout de même un droit de regard sur le projet.

L'importance de déterminer le rôle de chacun

La matrice RACI nécessite de déterminer avec le plus de précision possible le rôle de chacun dans le projet. Pour y parvenir il est important de se poser quelques questions :

• qui doit mener la bonne gestion de ce projet ? ("Responsible") ;
• qui doit valider le projet ? ("Accountable") ;
• qui sont ceux qui donnent des avis et apportent leur expertise sur sa réalisation ? ("Consulted") ;
• qui sont ceux qui doivent être tenus informés de l'avancée du projet au fur et à mesure ? ("Informed").

Le tout, en prenant en considération le fait qu'une partie au projet peut avoir plusieurs casquettes : par exemple donner son avis et être informé de l'avancée du projet (donc C et I).

Vous souhaitez gérer votre projet sans aucune fausse note et en optimisant votre temps ? Interstis vous propose de nombreux outils efficaces pour la gestion de votre projet et la communication entre les équipes impliquées. Visualisez pas à pas l'avancée de votre projet et partagez-le par visio-conférence ou par chat.