Opter pour une plateforme collaborative : vers une transition numérique simple et sécurisée

Patrick Dahl, Adjoint en charge de la communication

« J’ai deux casquettes. Pour la casquette professionnelle, je dirige L’Atelier Canopé de l’Orne, opérateur public de formation des enseignants. On utilise des plateformes de formations à distance et on est à l’aise avec le numérique.

J’ai accompagné la transition du numérique de la collectivité qui n’était pas très en avance sur certains de ces aspects et, notamment sur les choix des outils collaboratifs. On a fait le choix d’Interstis que j'avais découvert via la plateforme des Agents de l’Etat : Resana qui se base donc sur la solution d’Interstis. Pour des fonctionnalités qui nous intéressaient, on vous a contacté et rejoint.

Aujourd’hui, je m’occupe de tout ce qui est communication au sein de la commune. Et je m’occupe également de la vie associative, de l’événementiel pour la réservation de salles à la fois pour les associations et pour les particuliers. La communication et la vie associative est un espace que j’utilise beaucoup.

Je fais partie du groupe des adjoints. On a des espaces communs à nos réunions Maires et Adjoints. Du suivi de projet, comme notre projet de structuration et de sécurisation du centre-bourg avec son propre espace. J’anime l’espace de la commission 6.»

Ces espaces permettaient déjà de communiquer avec le plus grand nombre, on a tout de suite créé les comptes pour tous les élus et pour tous les agents. Au départ, c’était notre structure de base après les espaces ont été créés en fonction des besoins des agents, des élus ou des projets. Typiquement, il a fallu rapidement un espace RH sécurisé avec un nombre d’accès restreint pour stocker les informations. On a lancé le projet du centre bourg, un énorme projet donc on a créé un espace dédié. On avance au fur et à mesure.
Aujourd’hui, on a très peu touché à la structure initiale. Aujourd’hui soit des agents, soit des élus qui ont un nouveau partenariat, un nouveau projet avec le CUA (Communauté Urbaine d’Alençon), le syndicat des eaux, ont un besoin et nous font la demande. On crée un espace si ça nous semble pertinent. Si ce n’est pas le cas, on crée un nouveau dossier dans un espace existant.

J’ai vite pris Interstis en main, déjà parce qu’il est très simple, et puis parce que la structuration des communes est assez facile.

Ça s’est fait rapidement au début de notre mandat. On n’a pas laissé le choix. Les élus devaient déposer les dossiers sur Interstis au lieu de les envoyer par e-mail. L’habitude est prise pour le suivi des dossiers et les documents importants. »

La gestion documentaire et le dialogue au cœur de l’organisation

« Nous utilisons la partie outil documentaire y compris dans sa fonction collaborative ! La partie dialogue un petit peu, cela se concurrence avec les messages par téléphone, cela dépend des urgences et de ce qu’on a à portée de main pour communiquer. Pour un message à faire passer rapidement, j’envoie un message par téléphone, par exemple. Par contre, quand je travaille sur la maquette du prochain bulletin municipal, pour communiquer sur l’avancée de la maquette, j’envoie un message sur Interstis parce que je sais que ça sera vu par les collaborateurs qui pourront commenter ou demander le document. Quand il y a du travail derrière, j’utilise Interstis, le message par téléphone sera pour de l’instantané.

La partie agenda, on l’utilise assez peu.Personnellement, je n’utilise pas l’agenda car j’en ai beaucoup. Mes actions pour la mairie sont dans mon agenda personnel avec les vacances ou ma commission. Ajouter un agenda à côté serait un surplus et puis je pilote depuis mon téléphone iOS ou mon ordinateur personnel sans ouvrir Interstis depuis un navigateur. Cela va plus vite.

La gestion de projet, on l’utilise sur les espaces.

La visioconférence, on en a fait pas mal quand on était contraint, après c’est pas un format
de travail qui nous correspond car nous sommes proches les uns des autres. »

Les espaces Conseil et Informations Générales

Un espace Conseil pour l’ensemble des élus

« Typiquement, pour la commission communication, on va travailler sur le prochain bulletin municipal. Il n’y a pas de prise de notes en dehors, on ouvre un document et on tape les sujets. Le document s’enrichit au fur et à mesure et se complète. On utilise la communication interne d’Interstis et on utilise des documents collaboratifs. Parce qu’avant d’avoir Interstis, quand on a commencé à échanger entre personnel de commission, on avait créé des groupes Whatsapp ce qu’avaient beaucoup de collectivités et sans aucune gestion documentaire. On a pu centraliser ça et utiliser Interstis pendant le covid en visioconférence. »

Un espace Informations Générales pour débuter une organisation sur Interstis et communiquer avec les collaborateurs

Je publie régulièrement dans Informations Générales. Les salles communales, je m’en occupe pas mal ! Comme tous les adjoints, nous avons une vue globale sur la plupart des espaces sauf les espaces spécifiques auquel cas, c’est vraiment chacun en fonction de ses casquettes. On a une vue globale et assez simplifiée de ce qui se passe dans la commune.

Très honnêtement, je l’utilise beaucoup pour fluidifier la communication entre les services et les agents. Après, on a développé aussi, d’autres outils de communication très larges et grand public type Facebook. J’ai délaissé le canal Informations Générales. Cela dit, on y a déposé récemment des ressources comme de la documentation avec des liens. On a mis en place des référentiels. Il y a peu de choses dedans. Lorsqu’on a des communications larges, notamment le planning des bureaux de votes, cela intéresse notamment les élus, les agents, on le met là-dessus. On a aussi commencé à mettre les discours au moment des cérémonies, les concours qu’on a faits, pour garder une trace. Il n’est pas énormément utilisé car chaque groupe à son espace de communication. À la rigueur, j’utilise plus l’espace Conseil municipal quand on a de l’information à faire passer. Ce sont des choses très transversales et on n’en a pas tant que ça. On l’utilise principalement comme espace documentaire. On a testé un peu les workflows, on n’arrive pas à les rendre assez fluides par rapport à nos services. On a des agents et des adjoints qui ne sont pas habitués à ce genre d’outil.

On l’utilise principalement comme espace documentaire. On a testé un peu les workflows, on n’arrive pas à les rendre assez fluides par rapport à nos services. On a des agents et des adjoints qui ne sont pas habitués à ce genre d’outil. »

L’espace de communication et vie associative

Faire suivre ses avancées grâce aux partages de liens dans les discussions entre collaborateurs

« Principalement en gestion documentaire, des dossiers par types d’outil, le Trait d’Union qui est notre magazine a son propre dossier. On va stocker le document collaboratif, on va le documenter ensemble, l’alimenter ensemble. Avant je mettais la version pdf, maintenant, je partage le lien dans la discussion lorsque la maquette commence à prendre forme. On a beaucoup travaillé aussi sur tout ce qui est borne tactile, application mobile, panneaux lumineux et on s’est interrogé sur notre matériel. Ensuite, on a créé des dossiers pour tout ce qui est études, les propositions commerciales ou les devis. C’est à la fois pour de la documentation, des échanges et de l’information. J’y mets les comptes rendus de commission. J’y ajoute aussi tous les annuaires des associations ainsi que les échanges que je peux avoir avec les associations comme les courriers ou les cartes de vœux. »

De Whatsapp à Interstis, une optimisation du partage de document et des échanges

« Au tout début, on savait comment se parler entre membre de la commission. Depuis, on a supprimé le groupe Whatsapp. Aujourd’hui, on s’envoie un texto individuel ou un message sur Interstis. On utilise le partage de document pour stocker les photos ou les articles. Il s’agit de la gestion documentaire basique mais efficace. On partage des liens dans la discussion sur Interstis. Pour cette commission, on y stocke les anciens numéros ou partage des vidéos. Je suis content de les partager sur Interstis. »

La collaboration avec les associations

« On essaye de mettre en place un forum des associations. On bloque un peu dans la commune, on a des vieilles habitudes. On est dans la relation individuelle avec les présidents d’association avec de l’échange d’e-mail. Ça serait intéressant ! On a une vingtaine d’associations comme le comité des fêtes, les associations de parents d’élèves, les clubs sportifs, etc. »

La sensibilisation aux cyberattaques dans le secteur public

« Nous savons que c’est un sujet ! Les services publics sont régulièrement attaqués et on y est très sensible. Pour la mairie, je touche du bois. On n’a pas été attaqué et c’est bien ! Je ne pense pas que nous soyons totalement sécurisés. On sait qu’il s’agit d’un vrai sujet que nous suivons de très près. On améliore nos réseaux au fur et à mesure. On a changé toute la plateforme, toute l’infrastructure internet et la téléphonie. On a déjà des sécurités au niveau du réseau. On essaye de sensibiliser nos collègues. On en a reparlé récemment lors du conseil municipal notamment sur les choix d’équipement et les coûts que la refonte d'un réseau téléphonique ou internet peut entraîner. On justifie ces coûts par des niveaux de sécurité qui n’ont rien à avoir avec ce qui existait avant. C’est pour ça qu’on a choisi d’héberger nos données avec un hébergement français. »

Les enjeux de la sobriété numérique

« Avec les agents, je ne le fais pas. Mes collègues le font plus, notamment la secrétaire générale. J’y suis très sensibilisé même si je n’ai pas organisé de temps de formation. L’un des avantages de la solution documentaire, c’est de ne pas avoir à envoyer des pièces jointes ou de multiplier les sauvegardes ! On sauvegarde tout au même endroit avec un seul fichier puis on partage les liens. On sait qu’on a des progrès à faire sur tout ce qui est matériel comme les ordinateurs à mettre en veille. On peut toujours faire du progrès ! On y réfléchit, par exemple, on a installé des bornes interactives, on se demande comment on les éteint la nuit. C’est un sujet qui est là et c’est un enjeu pour les communes, déjà parce que cela coûte cher et puis, parce qu’il nous faut penser à l’avenir. Je ne fais pas d’actions, si ce n’est encourager les bonnes pratiques. »