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Garantir l'unicité de l'information et la sécurité des données personnelles

Centre de Gestion du Finistère

Utilisateur depuis janvier 2022, le CDG 29 a opté pour la plateforme collaborative Interstis via le GIP. Premièrement mise à disposition des 13 000 agents, elle a ensuite servi pour des projets d'envergure notamment avec le CDG Bretagne, mais pas que ! Découvrez l'interview de Nicolas Monvant, Directeur Général.

1400 CLIENTS Clients
400 000 UTILISATEURS Utilisateurs
100% FRANÇAIS Drapeau Français

Contexte

Utilisateur depuis janvier 2022, le Centre de Gestion du Finistère est composé de 13 000 agents suivis par le centre, 426 collectivités affiliées sur tout le territoire du Finistère avec une petite particularité spécifique et atypique en France : le territoire est aussi composé d'îles. 

Résumé

Rencontre avec Nicolas Monvant, Directeur Général du Centre de Gestion du Finistère. Pour quelles raisons ont-ils opté pour la suite collaborative Interstis ? Quels bénéfices en ont retirés tous les agents du CDG 29 utilisateurs ? Entre gestion de projet et sécurité des données, les atouts sont multiples !

"Interstis est une plateforme facile de prise en main et sécurisante."

Quelles sont vos missions au Centre de Gestion ? 

"Je suis le directeur général d’un établissement public qui regroupe une centaine d’agents permanents répartis en 3 grandes thématiques : 

Le pôle « ressources internes »

Incluant les ressources humaines, les finances, le juridique, la comptabilité, l'assurance, le bâtiment, le véhicule ...

Le pôle d’« Appui aux collectivités »

Celui-ci regroupe toutes les missions de réponses sur les fonctions comme les ressources humaines (questions du quotidien des collectivités). Nous avons un niveau d’expertise élevé puisqu’il s’agit de répondre aux questions que les collectivités peuvent nous poser (carrière, paie, maladie, déposition statutaire, télétravail).

On y trouve aussi la base départementale : elle correspond au système d’information RH qui nous permet de tenir à jour la carrière des 13 000 agents du Finistère. Elle représente un agent majeur pour nous. C’est une obligation réglementaire d’avoir cette base de donnée à jour. Les collectivités nous envoient leurs actes RH, nous les vérifions, puis nous les saisissons dans la base de données RH. On compte 25 000 actes par an. 

Nous disposons aussi de l’assurance statutaire. Concrètement, les collectivités couvrent les risques d’arrêts de travail de leurs agents en payant une assurance chaque mois pour leur permettre de remplacer les agents absents. Ce marché public est assuré par le centre de gestion. Nous accompagnons les collectivités en termes de gestion pour faire leurs déclarations. 

Nous avons aussi toute une activité autour de la retraite puisque nous sommes le correspondant de 1er niveau pour les retraites des fonctionnaires. Nous avons aussi un partenariat avec la caisse nationale qui gère la retraite des anciens fonctionnaires dans le but de facilité la vie des employeurs locaux.

Nous avons une mission fondamentale d’archivage. Nous accompagnons les collectivités du Finistère pour qu’elles gèrent leurs archives de la meilleure manière possible. Il y a de grandes obligations qui pèsent sur les employeurs et sur les maires en l’occurrence sur la conservation d’archives à la fois administrative et patrimoniale. Nous avons 7 collaborateurs qui sont chargés de se déplacer en mairie pour trier les archives et former les agents. 

Le dernier attrait du pôle d’« Appui aux collectivités »est la consultation, nous avons des consultants qui font du recrutement ou des enquêtes administratives comme dans le secteur privé.

Le pôle « emploi et carrière » 

Au centre de gestion, nous avons l’organisateur de concours pour les catégories A, B et C. On ne s’occupe pas uniquement des A+ puisque c’est le centre national de la fonction publique qui s’en occupe. 
Nous faisons des formations avec le centre général de la fonction public et Pôle emploi afin que les demandeurs d’emploi soient formés et intégrés au sein des collectivités du Finistère. Cela représente 3 formations par an pour près de 15 collaborateurs et cela pour intégrer notre service intérim. Notre service d’intérim lui compte 150 personnes tous les mois mises à disposition pour les communes du Finistère.

Nous nous occupons aussi de la paie publique. Si les collectivités le souhaitent nous pouvons nous charger des paies de A à Z ou d’une partie, ainsi que le service SOS paie en cas d’absence de la personne en charge dans les collectivités. 

Plus particulièrement sur notre centre de gestion, nous faisons aussi la paie privée. Nous sommes les seuls à le faire en France. Celle-ci est liée aux activités touristiques et comme notre département est très touristique notamment pendant l’été, les offices de tourismes, les campings, les ports de plaisance font des contrats de droit privé. Ceux ne sont pas les mêmes outils. Nous sortons 800 fiches de paie privée par mois. Aujourd’hui, on a 5 collaborateurs qui font de la paie privée. C’est un service complémentaire qu’on propose aux collectivités.

On a l’activité qu’on appelle « Évolution professionnelle ». On a les agents qui souhaitent effectuer des changements ou une reconversion professionnelle liée à leurs souhaits. On accompagne aussi les agents ayant des inaptitudes ou incapacités physiques suite à une maladie, un accident de la vie. On a 5 collaborateurs qui accompagnent ces agents avec différents outils et dispositifs.

Enfin nous avons des compétences sur la santé au travail avec un service de santé qui accompagne les agents. On suit environ 18 000 agents. L’équipe comprend des profils agronome, des prérenteurs et des prestations de psychologue. Nous gérons aussi le conseil médical. 

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Quelles problématiques vous ont amenées à opter pour Interstis ?

"Interstis est arrivé pour nous via le groupement informatique des centres de gestion. Historiquement, nous travaillons beaucoup avec le GIP. Nous avons tendance à plus naturellement nous tourner vers le GIP. Ils connaissent nos métiers et nos enjeux. J’avais rencontré Pauline qui m’avait expliqué les tenants et aboutissants, les services et l’intérêt que nous pourrions trouver.

Nous avons utilisé en premier lieu l’outil en le mettant à disposition des agents du CDG, avec une présentation aux chefs de service. Nous leur avons expliqué comment cela pouvait fonctionner, puis nous l’avons utilisé pour un projet partenarial avec le centre de gestion public de Bretagne. Toute la gestion de projets s’est faite avec Interstis.

À titre plus personnel, je l’utilise pour l’association des directeurs de centre de gestion, nous laissions les espaces Interstis ouverts et tout le travail de commission entre CDG des centres de gestion sur tous nos domaines d’activité passe par la plateforme. Cela me permet de consulter des documents, saisir via le chat ou contribuer aux réponses."

Quels bénéfices en avez-vous retirés ?

"Le bénéfice majeur pour moi c’est l’unicité de l’information et donc éviter que tout le monde saisisse, à un endroit du  serveur des fichiers qui seront amenés à être modifié régulièrement. Dans le cadre de la gestion d’un projet, c’est inutile de tout garder. Quand on est 4 centres de gestion à travailler sur 1 projet et que tout le monde à la copie de tout, on n’a évidemment jamais la bonne version. En termes d’information transverse, c’est extrêmement pratique et ça évite d’engorger nos boîtes mails avec un certain nombre de fichiers. 

Deuxième chose que je vois, au-delà de la gestion de projet, c’est sur le travail de commission que nous accomplissons avec l’assemblée des directeurs. Je peux recevoir les informations des différentes réunions, j’ai accès aux documents et je peux y contribuer. 

L’autre élément que je vois c’est la sécurité informatique. Même si tout n’est pas d’un grand secret, il faut qu’on protège nos données. Au-delà du contenu de ces données, ça fait aussi partie de ma responsabilité au sein de l’établissement, de veiller à ce que tout ce qu’on produit reste sécurisé jusqu’à ce que ça devienne public."

Nous avons des sujets avec des contraintes très fortes en matière de RGPD. Par exemple, notre base SIRH qui compte 13 000 agents. Imaginez un peu les informations qu’on a à disposition ! On fait de la paie privée et public ça signifie qu’on a des fiches de paie. Cela signifie aussi qu’on a les numéros de sécurité sociale et j’en passe, sans parler des 18 000 agents et de leurs données de santé donc il y a plusieurs niveaux en termes de sécurité. On essaye d’être vigilant malgré tout sur tous les sujets."

Pour quelles raisons recommanderiez-vous Interstis à un autre Centre de Gestion ?

"La facilité de prise en main, je n’ai pas eu besoin de journée de formations pour comprendre. Ça correspond au schéma qu’on a aujourd’hui sur les sites internet en termes de facilité d’usage et d’expérience utilisateur. On retrouve des choses qu’on connaît.
Par ailleurs, c’est très confortable à prendre en main. Si on veut en avoir un usage relativement simple comme moi, on y arrive très rapidement.

J’étais attentif sur la sécurité puis qu’aujourd’hui les grandes questions qui se posent pour nous c’est la mise en place des outils en termes de sécurité."

"L’outil est assez souple et malléable pour s’adapter à nos besoins."

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