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Les défis d'une association du comité des fêtes

Les défis de ce type d'association sont nombreux. Le plus connu d'entre eux, c'est l'organisation d'événements festifs tels que des festivals, des carnavals, des feux d'artifice, des concerts et des marchés artisanaux  dans leur commune. Cela amène donc aussi à l'animation d'une communauté : ils contribuent à l'animation et au renforcement du lien social au sein de la communauté en organisant des activités et des événements auxquels les usagers peuvent participer. Pour y parvenir, ils doivent aussi collecter des fonds en vendant des billets, en organisant des levées de fonds ou en cherchant des sponsors locaux ! 

Et ensuite, vient l'événement en lui-même ! Et il faut coordonner toute la logistique : la réservation d'espaces, la coordination des fournisseurs, la sécurité mais aussi les autorisations nécessaires... Et après, il faut faire venir la population en faisant la promotion des événements auprès de la communauté locale à travers divers canaux de communication tels que les médias sociaux, les affiches, les journaux locaux ... 

Ils sont aussi la référence sur le territoire et sont donc promoteurs de partenariats avec d'autres organisations mais aussi du développement culturel et du soutien aux initiatives locales.

Un comité des fêtes joue un rôle essentiel dans le renforcement du tissu social, culturel et communautaire d'une région en organisant des événements festifs et en favorisant la participation active de la population locale. Cette mission les mène donc à collaborer avec un très grand nombre d'acteurs locaux !

Et alors, comment collaborent-ils ? 

Collaborer en interne et en externe !

Collaborer en interne sur les sujets du quotidien

Au sein d'un comité des fêtes, il y a de nombreux bénévoles : ces membres peuvent être des résidents, des commerçants, des représentants d'associations locales, des élus municipaux ou bien des personnes passionnées par l'organisation d'événements festifs et culturels. Dans chaque association, il y a un président, un secrétaire, un trésorier et d'autres membres peuvent aussi avoir des responsabilités selon le comité des fêtes !

Et entre tous ces membres, il est nécessaire de collaborer ensemble pour organiser les événements, la récolte de fonds et la vie de la commune. Et pour y parvenir de la meilleure des manières des outils sont incontournables :

• La visioconférence : pouvoir se réunir à distance pour organiser les événements et réaliser les réunions de fonctionnement.
• La messagerie instantanée : être en capacité de créer des fils de discussions à propos de chaque événement pour que chaque partie prenante puisse accéder aux informations.
• La gestion de projet : organiser de manière macro les projets et suivre les avancements de l'organisation des événements facilement.
• Le gestionnaire de tâches : attribuer des tâches à chaque membre de l'association pour individualiser et les responsabiliser dans l'organisation des événements.
• L'outil de sondage : réaliser des sondages pour choisir le thème, le lieu, les dates... Tout ce qui peut être soumis à un vote ! 
• Le questionnaire de satisfaction : dans une démarche d'amélioration continue, réaliser des questionnaires de satisfaction à posteriori afin d'obtenir des retours d'expériences et des nouvelles idées. 
• La suite bureautique collaborative : éditer des documents de type texte, tableur ou présentation pour préparer les ordres du jour des réunions, condenser les comptes-rendus dans des dossiers spécifiques... et tout ça en pouvant le coéditer en temps réel et en stockant les documents sur un cloud de confiance.

Avec plus de 10 fonctionnalités collaboratives, le champ des possibles est infini !

Collaborer en externe  

Que ce soit avec les prestataires externes nécessaires à l'organisation des événements ou avec les représentants de la commune en question, les échanges sont nombreux !

• Partager des documents de manière sécurisée : partager des liens avec une  date d'expiration vers des documents que vous hébergez sur votre suite collaborative Interstis. 
• Échanger grâce à des e-mails souverains : utiliser la boîte mail pour envoyer des e-mails de manière sécurisée et qui restent stockés en France, quoi qu'il arrive ! 
• Stocker les devis et les factures : ranger vos documents importants par date, par dossier, par événement et retrouver ce que vous chercher très facilement. 
• Créer un espace d'échange en ligne : créer un espace d'échange avec les prestataires pour vous permettre d'échanger vos documents et vos informations. 

Sécurisé, durable et fiable !

La sécurité des données représente un défi significatif pour les associations telles que les comités des fêtes, souvent composées de membres bénévoles et fonctionnant avec des ressources limitées. Vous pouvez être confrontés à la collecte et à la gestion de divers types d'informations sensibles, notamment des données personnelles des participants aux événements, des informations financières et des détails liés aux fournisseurs. Parfois, le manque de ressources financières et de connaissances spécialisées en matière de cybersécurité peuvent vous rendre vulnérables aux violations de données.

Les membres bénévoles peuvent ne pas avoir la formation nécessaire pour mettre en place des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, la protection contre les logiciels malveillants et la gestion des accès. De plus, vous traitez souvent avec des prestataires de services externes, tels que des entreprises de billetterie en ligne, ce qui accroît le risque de partage involontaire d'informations sensibles.

La conformité aux réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'Union européenne, peut également poser des défis aux associations qui ne disposent pas des ressources nécessaires pour mettre en œuvre et maintenir des pratiques de gestion des données conformes.

Il est essentiel que vous accordiez une attention particulière à la sensibilisation à la sécurité des données, à la formation des membres sur les meilleures pratiques de protection des informations et à la mise en place de politiques et de procédures de sécurité adaptées à vos activités, même avec des moyens limités.    

Alors, pour faire face à ces défis en matière de sécurité, faites confiance à une plateforme collaborative qui s'en occupe à votre place ! La sécurité de vos données est assurée lorsque vous utilisez la suite collaborative Interstis ! Notre hébergeur est français, souverain et détient la certification SecNumCloud, plus haut niveau d'exigence en matière de sécurité définit par l'ANSSI.