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Efficacité, collaboration et simplicité pour la gestion des ressources humaines !

 

La Communauté des Communes du Pays des Herbiers utilise la suite collaborative Interstis pour gérer ses ressources humaines : avec 50 recrutements en 8 mois et plusieurs en parallèle, elles ont trouvé LA façon de simplifier leurs processus !

1400 CLIENTS Clients
400 000 UTILISATEURS Utilisateurs
100% FRANÇAIS Drapeau Français

Contexte

Le Pays des Herbiers, situé en Vendée, est une communauté des communes composée de 8 communes et de 29 869 habitants. Le service Recrutement, Mobilité et Formation est composé de :

  • Clotilde Girardeau – Cheffe de service recrutement, mobilité et formation 
  • Julie Boisseleau – Assistante service recrutement, mobilité et formation

Résumé du cas d'usage 

Avec de nombreux recrutements à gérer en parallèle, le service Recrutement, Mobilité et Formation a pris en main la suite collaborative Interstis et a créer un mode opératoire pour tous les sujets de recrutements, de demandes de stages et le suivi des visites médicales. Ce process créé par leurs soins leur permet d’enregistrer les candidatures, les partager avec les responsables de services et récupérer leur sélection, jusqu’au choix final !

« C’est notre outil quotidien, on l’utilise tous les jours ! »

La gestion des candidatures et recrutement dans Interstis

JB : « On a environ 50 processus de recrutement ouverts depuis le début de l’année. Souvent, 2-3 offres ouvertes en même temps. » Pour gérer la première phase de recrutement, nous suivons les étapes suivantes :

  1. J’accuse réception de toutes les candidatures
  2. Je leur envoie un accusé de réception par mail en donnant une date d’échéance de la candidature pour que la personne ne s’inquiète pas de ne pas recevoir de réponse
  3. J’enregistre les candidatures dans notre VPN commun
  4. J’ouvre un dossier spécifique pour chaque recrutement, j’y ajoute l’offre d’emploi et je téléverse les candidatures au fur et à mesure que je les reçois
  5. J’ouvre les droits au chef de service en rapport avec la candidature et la chef de service RH
  6. Le chef de service consulte les candidatures et commente le document PDF. Il peut préciser lorsqu’il souhaite retenir la candidature pour un entretien !
  7. Une analyse des candidatures est faite
  8. Les candidats sont appelés
  9. Leurs candidatures sont déplacées vers un sous-dossier appelé « retenus »

Exemple d’un recrutement pour la bibliothèque.

« Nous sommes en plein recrutement d’un agent de bibliothèque. A chaque candidature, je réponds, c’est donc assez chronophage car lorsque j’ai 70 candidatures, je dois envoyer 70 mails d’accusés de réception et le même nombre à la clôture de la recherche. Après avoir téléversé les documents sur Interstis, je leur transmets une petite trame sur « comment se connecter à Interstis ». Ensuite, je leur demande de mettre un commentaire sur la candidature pour me dire s’ils sont retenus en entretien. Quand l’offre d’emploi est clôturée, on fait une analyse de candidatures avec Clotilde et le chef de service : comme ils ont eu accès aux candidatures au fur et à mesure, c’est assez rapide. On gagne donc du temps ! On programme les entretiens avec les sélectionnés par téléphone pour placer les différents créneaux. »

CG : Aujourd’hui, on n’a pas de logiciel de recrutement donc on se sert d’Interstis pour cette phase de sélection du candidat. Ça permet au service d’aller consulter régulièrement. Après, c’est une petite aide. On aimerait un outil qui va plus loin : quand on téléverse une candidature, ça envoie un e-mail automatiquement par exemple ... Mais à défaut d’avoir un outil spécifique, Interstis vient combler un manque. On pense beaucoup à l’expérience « candidat » on aimerait pouvoir automatiser les envois d’e-mails en fonction de l’étape à laquelle le candidat passe.

CG : L’important dans un recrutement, ça va être la communication avec les chefs de service. On a créé une procédure détaillée avec le fonctionnement qu’on aimerait adopter. Cette procédure est disponible dans l’espace et ouverte à tous ! On leur explique l’intérêt de nous laisser des commentaires, de nous dire si les candidats ont pris contact avec eux en direct, leur ressenti ... Et puis surtout, de préciser que ce sont des données personnelles, qu’elles sont transmises dans le cadre d’un recrutement et qu’à aucun moment l’intérêt est de télécharger tous les CV. Donc maintenant que la procédure est disponible à tous, l’idée c’est qu’ils la consultent !

Ampoule

 L’astuce de nos chargées de compte

Pour que ce document soit accessible par tous les membres de l’organisation , vous pouvez mettre ce document dans le tableau de bord de l’espace de travail !
Glissez les documents importants sur la vue « Présentation ».
Vous pouvez aussi choisir la vue « Présentation » comme étant l’écran d’accueil de l’espace ! Comme un intranet !

Nos chargées de compte Interstis

Suivi des visites médicales

JB : « Je travaille en collaboration avec le service RH qui va gérer leur paie et le dossier de l’agent plus au global. Mais je vais un peu plus loin en tenant un fichier tableur de suivi des rendez-vous des visites médicales suite aux recrutements. Je répertorie les visites médicales, les dates et je peux collaborer aussi avec le service Santé et Prévention. »

CG : « Nous sommes un nouveau service issu de la scission dans la direction des RH avec deux aspects : l’un plus axé gestion des carrières et paie et l’un axé recrutement mobilité et évolution professionnelle. L’idée c’est de tendre de plus en plus vers un service d’information et de mobilité interne. On n’y est pas encore mais c’est l’objectif ! »

Synchronisation des services concernant les demandes de stage

JB : « Lorsque j’ai des demandes de stage, je crée et partage un fichier pour que les chefs de service puisse se manifester sur les périodes d’accueil possibles d’un stagiaire. Toutes les personnes peuvent mettre leurs disponibilités d’accueil en utilisant des couleurs pour chaque service et tout le monde peut le voir ! »

Ampoule

 L’astuce de nos chargées de compte

La coédition des documents est un vrai plus - le fichier est consultable ou modifiable selon les droits à tous et l’archivage des versions permet de ne pas faire d’erreurs de manipulation et de perdre des informations dans le document !

Autres astuces Interstis

  • Vous pourriez inviter des candidats dans des espaces spécifiques pour le partage de documents « sensibles » comme les cartes d’identité par exemple.
  • Interstis milite pour la réduction des envois d’e-mails mais vous avez aussi la possibilité de pousser un document par mail si vous le souhaitez pour les informations importantes.

Nos chargées de compte Interstis

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