NOS FONCTIONNALITÉS
Logiciel de Gestion Électronique des Documents
Simplifiez la gestion de vos documents grâce à la GED
📑 Partagez facilement vos documents
🔐 Contrôlez les accès de vos collaborateurs
🔗 Partagez les fichiers vers l'extérieur
Pourquoi adopter une solution de GED dans votre entreprise ?
La gestion électronique des documents est devenue essentielle pour structurer l'information dans les entreprises et les administrations. Face à la dématérialisation croissante et à la multiplication des échanges, les fichiers se perdent entre postes locaux, e-mails et outils peu sécurisés. Une principale perte de temps, doublons, manque de traçabilité, et risques juridiques liés à une mauvaise organisation documentaire.
Une solution de GED centralise tous les documents, automatise leur classement, assure un stockage sécurisé et facilite leur accès. Elle renforce la conformité réglementaire, améliore la collaboration, la productivité et la sécurité des données. Elle permet aussi une organisation claire des dossiers documentaires, une sauvegarde fiable et une utilisation intuitive au quotidien, tout en garantissant une continuité des flux documentaires au sein de l’entreprise.
Grâce à cette centralisation, chaque fichier trouve sa place et peut être modifié, partagé ou archivé sans perte de contrôle. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi un logiciel de gestion documentaire est primordial pour moderniser votre structure documentaire.
Quels documents peut-on gérer avec une GED ?
Une solution de GED permet de centraliser tous les fichiers de la structure, quel que soit leur type, leur format ou leur origine. Elle assure un suivi complet du cycle de vie des documents : création, modification, validation, stockage et archivage électronique. Voici les principaux documents qu’une GED permet de gérer, en fonction des besoins et du choix d’organisation de chaque structure :
Documents administratifs
Les rapports, notes, courriers, bulletins ou délibérations sont automatiquement classés à l’aide de mots-clés. Ils peuvent ensuite être retrouvés en quelques secondes grâce à une indexation automatique et une recherche intuitive.Documents RH
Les contrats de travail, fiches de paie ou lettres d’engagement sont stockés de manière sécurisée. Des droits d’accès spécifiques garantissent que chaque collaborateur ne voit que les documents qui le concernent.Documents comptables et financiers
Les factures, devis, bons de commande ou demandes de paiement suivent des circuits de validation bien définis. Ils sont archivés électroniquement dans le respect des obligations légales.Documents juridiques
Les contrats, avenants, appels d’offres ou lettres d’attribution sont suivis version par version. La GED permet de recevoir des alertes pour ne manquer aucune échéance et garder un historique clair des modifications.Documents techniques et projets
Les plans, cahiers des charges, manuels ou tout autre fichier technique peuvent être partagés et modifiés entre équipes en temps réel. La GED évite les doublons, les erreurs et permet une collaboration fluide sur tous les projets, même pour les documents issus de la numérisation.
Documents commerciaux et clients
Les propositions commerciales, bons de livraison ou contrats clients sont regroupés dans un même espace. Ils peuvent être partagés, en ligne ou via une application, de manière sécurisée.
Quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un logiciel GED ?
Une solution de GED doit offrir un ensemble de fonctionnalités logiciel GED, disponible à tout moment, permettant de centraliser, organiser, sécuriser et exploiter l’ensemble des documents.
Importation multi-formats
La plateforme accepte tous les fichiers : PDF, images, documents Word ou Excel, vidéos, audios… Chaque fichier permet ainsi de centraliser aussi bien les documents bureautiques que ceux issus de la numérisation, en facilitant leur importation et leur conservation, quel que soit l’ordinateur ou le support utilisé.Organisation automatisée des fichiers
Grâce à l’indexation automatique, les documents sont organisés selon des critères définis, comme un projet, un service ou un client. Cette structuration permet de retrouver n’importe quel fichier, à tout moment, tout en optimisant la gestion des contenus.Recherche avancée
La recherche interne permet d'accéder à un document ou un fichier en quelques secondes, en filtrant par mot-clé, auteur, date ou format. Cette fonctionnalité améliore la réactivité, l’autonomie des utilisateurs et leur capacité à partager rapidement les documents recherchés.Gestion des droits d’accès
Chaque utilisateur dispose de droits d’accès personnalisés. Cela garantit la confidentialité des documents sensibles et permet de respecter les règles de protection des données.
Historique des actions
Chaque action sur un document est enregistrée. Il est possible de comparer les versions, de restaurer une ancienne version ou de partager l’évolution complète du document au fil des jours.
Approbation numérique
La validation à distance des documents est conforme aux normes en vigueur. Elle contribue à la dématérialisation des processus métier et évite les flux papier, apportant une valeur ajoutée à la transformation numérique de l’organisation.
Automatisation des workflows
Les flux de travail, relances ou archivages peuvent être automatisés. Cela permet de gagner du temps, de fiabiliser les processus et de simplifier les tâches répétitives. Ce travail collaboratif réduit la charge de travail manuelle.
Intégration avec les outils métiers
Le logiciel de GED fonctionne avec vos outils existants : ERP, CRM, SharePoint, messagerie, Sage … Cette compatibilité permet une gestion fluide et intégrée des documents, qu’ils soient échangés en interne, avec des partenaires externes ou un fournisseur, y compris dans des environnements collaboratifs.
Archivage fiable et souverain
Les documents sont hébergés en France ou en Europe, dans le respect des normes de protection des données et de la souveraineté numérique. Vous bénéficiez d’un archivage électronique conforme au RGPD, avec une base documentaire fiable et durable, sans coût caché. Cela vous permet de mieux répondre aux attentes métier et aux critères de choix des acheteurs publics et privés.
Quels sont les avantages concrets d’une solution de GED ?
Mettre en place une GED, apporte des bénéfices concrets à tous les niveaux de service. Voici les principaux avantages à en attendre :
- N°1
- N°2
- N°3
- N°4
- N°5
- N°6
Un gain de temps immédiat
Grâce à la recherche avancée, à la numérisation et à la capture intelligente des documents, les équipes passent moins de temps à chercher ou traiter des fichiers. Chaque document est facilement accessible en quelques clics, à tout moment, pour pouvoir le consulter rapidement. Ce gain de temps est un élément clé pour les équipes opérationnelles.
Une réduction significative des dépenses
La GED permet de limiter l’usage du papier, propose de réduire les impressions et de diminuer les erreurs liées au traitement manuel. Elle allège également les besoins en licences logicielles multiples, tout en optimisant les espaces de stockage.
Une sécurité renforcée des documents
Les données sensibles sont protégées au sein d’un système fiable. La gestion des droits d’accès, les sauvegardes automatiques et l’archivage électronique dans un environnement cloud garantissent la confidentialité et l’intégrité des documents.
Une conformité réglementaire assurée
Les règles de conservation, les accès, les horodatages et les obligations de traçabilité sont centralisés dans un seul outil. La solution respecte les exigences en matière de protection des données et reste compatible avec des outils comme Microsoft Office ou Google Workspace.
Une collaboration simplifiée
Le partage de documents se fait en temps réel, sans doublons ni perte d’information. Les équipes internes et externes peuvent collaborer de façon fluide, quel que soit leur lieu de travail.
Un meilleur pilotage de l’activité
La GED offre des outils de suivi comme les tableaux de bord, les alertes ou les indicateurs de performance. Elle facilite les approbations et donne aux responsables une vision claire de l’avancement des tâches, contribuant ainsi à améliorer le pilotage global du SAA (Système d’Aide à l’Administration).
Bien que les avantages soient nombreux, la mise en place d’une GED peut aussi présenter quelques inconvénients : un temps d’adaptation pour les équipes, un coût initial d’implémentation, ou encore la nécessité d’un accompagnement technique pour assurer le bon déploiement de la solution.
Comment choisir le bon logiciel de GED ?
Trouver le bon logiciel de GED, c’est choisir un outil de gestion documentaire performant, capable de s’adapter à vos besoins métiers, tout en facilitant la gestion quotidienne des documents. Voici les points essentiels à vérifier avant de faire le bon choix :
- Étape 1
- Étape 2
- Étape 3
- Étape 4
- Étape 5
1. Une utilisation facile pour tous
Le logiciel doit être accessible à tous, même aux personnes peu à l’aise avec l’informatique. Une interface intuitive permet une prise en main rapide, sans formation trop lourde. De nombreuses entreprises privilégient aujourd’hui des solutions ergonomiques ou une application claire et fluide pour garantir une adoption rapide par tous les collaborateurs, quel que soit leur type de profil ou d’expérience.
2. Les fonctionnalités de base indispensables
Un bon logiciel de GED doit proposer :
- Le classement des documents,
- Une recherche avancée pour retrouver rapidement n’importe quel fichier,
- La validation numérique pour éviter les impressions papier,
- Un historique de version complet,
- Un outil de reconnaissance optique pour détecter les textes dans les documents scannés,
- L’automatisation de tâches répétitives,
- Une sauvegarde cloud sécurisée.
Ces fonctionnalités sont devenues essentielles pour les entreprises qui souhaitent améliorer la gestion des flux et la performance de leurs processus métier.
3. Une compatibilité avec vos outils habituels
Le logiciel de gestion documentaire doit s’intégrer à vos outils métiers (SharePoint, Microsoft, Sage...), pour une gestion fluide. Cela permet de centraliser vos fichiers électroniques sans bouleverser vos habitudes, même si chaque utilisateur a un usage différent du numérique. Cette intégration métier est particulièrement appréciée par les entreprises multisites ou aux systèmes d’information complexes.
4. Un archivage électronique sécurisé en France ou en Europe
Il est important de stocker vos données documentaires sur des serveurs situés en France ou en Europe. Cet archivage cloud souverain garantit la conformité et la sécurité juridique, quel que soit le niveau de sensibilité ou le format du fichier.
5. Un bon accompagnement
Un bon éditeur vous guide dès le départ : déploiement du logiciel de GED, documentation claire, support client réactif, sessions de formation adaptées et guide utilisateur en ligne. Cet accompagnement fait partie intégrante d’une solution de gestion efficace, adaptée aux besoins évolutifs des entreprises modernes.
Exemples de logiciels de GED
Voici quelques solutions de GED utilisées selon la taille, le secteur d’activité ou le niveau d’exigence en matière de gestion électronique des documents :
Open Bee
Une plateforme GED modulaire et intuitive, adaptée aux entreprises multi-sites. Elle permet de rassembler les documents, organiser les accès et assurer l’archivage électronique au quotidien.
Zeendoc
Pensée pour les TPE et PME, Zeendoc permet de gérer les documents, traiter les flux de travail, automatiser les circuits de validation et garantir un archivage conforme. Elle inclut aussi la facturation électronique.
Nuxeo
Solution open source destinée aux grandes structures, Nuxeo est capable de traiter de gros volumes de documents. Elle intègre des fonctions d’automatisation des processus métier et s’interconnecte avec les outils déjà en place.
DocuWare
DocuWare est une solution de gestion internationale qui permet de numériser, unifier et sécuriser tous les flux documentaires. Elle s’adresse aux entreprises souhaitant automatiser leurs processus tout en respectant les normes de conformité.
Deltic
Deltic est une solution GED française qui accompagne les entreprises dans la dématérialisation de leurs documents et la gestion des processus. Elle propose des outils simples pour le classement, l’archivage, la signature électronique et l’automatisation des circuits documentaires.
Documind
Documind est une solution GED française qui permet de centraliser, classer, archiver et rechercher rapidement tous types de documents. Elle propose une interface intuitive, des workflows automatisés et une gestion fine des droits d’accès, adaptée aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Hexagone, la solution GED française développée par Interstis
Depuis plus de 10 ans, Interstis conçoit des outils numériques pour les services publics et privés. Sa solution de GED, Hexagone, est 100 % hébergée en France et conforme aux standards européens.
Conçue avec le terrain
Pensée avec les utilisateurs pour une interface intuitive, sans barrière technique, conçue pour optimiser la gestion des documents. La suite Hexagone offre une expérience fluide. Facile à utiliser, elle répond aux besoins concrets des structures publiques comme privées.Données hébergées en France
Respect strict des exigences du RGPD et protection contre les lois extraterritoriales. L’archivage électronique fiable est garanti, avec la possibilité d’utiliser des règles de conservation adaptées à chaque collectivité.Toutes les fonctionnalités indispensables
Classement des documents, recherche avancée, signature électronique, indexation automatique, gestion des droits, automatisation des tâches, archivage, sauvegarde régulière. Hexagone a été conçue pour utiliser les meilleures pratiques de gestion électronique des documents, tout en restant simple à prendre en main.Compatible avec vos outils
Hexagone fonctionne avec tous vos outils de gestion existants pour une mise en place fluide.Un engagement humain
Support réactif, accompagnement de proximité, service à taille humaine. Une offre complète pour une solution de gestion efficace.
Conclusion
Opter pour un logiciel de gestion électronique des documents, c’est moderniser en profondeur votre façon de travailler. Avec un système GED comme Hexagone, vous accélérez vos processus métier, vous sécurisez vos documents, améliorez la conformité réglementaire et gagnez en efficacité opérationnelle.
La GED est aujourd’hui un outil incontournable pour répondre aux enjeux de conformité, de sécurité, de gain de temps et de performance pour toute entreprise. Elle s’intègre pleinement dans une démarche de management de l’information et de transformation numérique.
Une plateforme collaborative complète et sans couture !
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