La commune de Nézel fait le choix de la souveraineté numérique

Qui est Dominique Turpin, maire de Nézel ?

Dominique Turpin est maire de Nézel, village situé dans le département des Yvelines et rattaché à la Communauté Urbaine Grand Paris Seine et Oise, la plus grande communauté urbaine de France qui compte 440 000 habitants. Nézel est une commune de 1140 habitants, elle compte 12 agents territoriaux et bénéficie notamment d'un tissu associatif très développé faisant de celle-ci un village très dynamique. En plus d'être premier magistrat de la collectivité, Dominique Turpin est également coprésident de la commission numérique de l'Association des Maires d'Île-de-France (AMIF) il est aussi membre de la commission numérique de l'Association des Maires de France (AMF).

Comment les agents de Nézel utilisent-ils la suite Hexagone ?

Au sein de la collectivité, Laetitia Giguerre, Stéphanie Fernandez et Thierry Labarthe occupent respectivement le poste de secrétaire générale, agent administratif et territorial et responsable des services techniques. Laetitia Giguerre assiste et conseille les élus dans leurs décisions, prépare les séances des conseils municipaux, élabore les budgets, assure le suivi des marchés publics, coordonne les services, les ressources humaines et organise les scrutins électoraux. Stéphanie Fernandez occupe trois principales missions qui tournent autour de l'urbanisme, la voirie et l'état civil et son poste lui demande une certaine polyvalence dans l'exercice de ses missions. Thierry Labarthe dirige l'équipe des services techniques et coordonne la gestion et l'entretien des équipements communaux.

Quel est le sujet prioritaire de votre commune ?

Aujourd'hui, nos priorités je dirais tout simplement que c'est le bien-être de nos habitants, celui de tenir la maison pour, justement, s'occuper des Nézellois et Nézelloises.

Pour vous, que signifie la souveraineté numérique et la cybersécurité ?

J'aurais tendance finalement à mettre ces deux sujets dans le même panier. La cybersécurité c'est une question de risque. Il faut en cerner les sujets critiques comme la protection des données. C'est un vaste sujet. Aujourd'hui, on protège nos citoyens dans la rue avec la vidéoprotection, il faut aussi le faire au niveau administratif en protégeant l'identité numérique de nos citoyens.

Pourquoi avoir impliqué les élus dans ce projet ?

Alors c'est très simple parce que déjà on n'a pas de service informatique interne donc forcément on le porte nous-mêmes. Bien sûr, on s'appuie sur des prestataires techniques et Interstis Solutions en fait partie avec la suite bureautique et collaborative Hexagone mais, plus qu'un sujet technique, c'est un sujet de gouvernance. C'est donc important que les élus prennent à bras-le-corps les sujets que sont la cybersécurité et la souveraineté.

Comment avez-vous identifié les solutions développées par Interstis ?

On a apprécié l'outil, qui était vraiment adapté aussi bien, justement, à cette gouvernance qu'on cherchait et sur le numérique. Donc ça nous a, en effet, paru en adéquation avec notre politique numérique. Et ça répondait bien sur des sujets de terrain, par rapport aux outils qu'il fallait mettre entre les mains des agents. C'est ce croisement des besoins de la collectivité et des outils qu'avait besoin nos agents pour que l'on puisse être efficient, et c'est ça qui nous a plu.

Comment vos équipes utilisent la suite Hexagone ?

Ça s'est fait petit à petit, en fait. C'est vrai que dans une petite collectivité — mais ça doit être la même dans les grandes — élus et agents travaillent ensemble, finalement, pour être au service des habitants, et ça se fait de plus en plus avec le numérique. Par exemple, on va payer sa cantine depuis son canapé, donc le numérique simplifie beaucoup de choses. En fait, le quotidien nous rattrape sur les usages, et donc il fallait, effectivement, mettre entre les mains des agents des outils simples, et c'est ce qu'on a trouvé chez Interstis Solutions. Et c'est vrai que les élus avaient aussi besoin de retours, et cet outil collaboratif nous permet d'être en boucle courte avec nos agents sur des sujets qui sont vraiment très importants et sur lesquels on avait vraiment besoin d'être informés immédiatement.

Et les agents, qu'en pensent-ils ? Comment ils utilisent la suite Hexagone ?

Au sein de la collectivité, chacun des trois agents utilise la suite Hexagone selon ses propres missions. Laetitia Giguerre s'en sert principalement pour préparer les conseils municipaux, de l'élaboration de l'ordre du jour avec le bureau municipal jusqu'à la rédaction du compte rendu et son partage aux élus, en passant par le partage des projets de délibération et des documents préparatoires. Thierry Labarthe y consulte les tâches qui lui sont attribuées à l'issue des décisions prises par les élus lors des conseils, des commissions et des différentes réunions : il les trie, les répartit entre les agents communaux et planifie ses propres missions grâce à l'agenda intégré. Stéphanie Fernandez utilise quant à elle la solution comme plateforme de partage et d'échange, notamment avec l'élu en charge de la voirie : elle rédige les arrêtés et les lui soumet via des espaces de commission dédiés, afin qu'il puisse les valider, les signer et les lui retourner. Elle s'appuie également sur un tableau dédié pour suivre les courriers, les relances et les suites à donner aux différents dossiers, et sauvegarde dans des registres l'ensemble des arrêtés municipaux pris au cours de l'année.

Et dans vos échanges avec vos administrés ?

On avait vraiment un souhait important : celui d'améliorer la communication avec les Nézellois et les Nézelloises. Typiquement, le journal municipal que l'on fait (on sort deux journaux municipaux par an), les sujets sont immédiatement rangés dans la suite pour pouvoir facilement, au moment de passer à la rédaction et à la publication, retrouver tous les sujets qui sont déjà là et qui ont été déposés au fur et à mesure. Il y a également des outils, comme le Kanban, qui nous permet, par exemple, de suivre les tâches. Vraiment, l'outil nous permet une bonne agilité pour que tout soit prêt quand on commence à travailler sur l'édition du journal.

Et les agents, qu'en pensent-ils ? Comment se sont-ils approprié la solution ?

Pour les trois agents, la prise en main de la suite Hexagone s'est faite progressivement. Laetitia Giguerre souligne que l'appropriation s'est déroulée en douceur, à leur rythme, sur trois ans. La priorité a surtout été de pouvoir sauvegarder un maximum de données et de bénéficier de cette sauvegarde supplémentaire, particulièrement précieuse dans le contexte actuel. Elle précise que l'équipe continue encore aujourd'hui de découvrir la solution. Thierry Labarthe rappelle qu'à l'arrivée de l'outil dans la collectivité, il a fallu l'appréhender, le présenter aux agents et les former sur le tas. Si le changement est toujours difficile, le caractère intuitif et ludique de la solution a facilité son adoption. Stéphanie Fernandez, quant à elle, a d'abord dû se familiariser avec ce nouvel outil. Utilisée dans un premier temps comme plateforme de dépôt de documents et d'échange avec les élus, la suite a progressivement servi à gérer des dossiers spécifiques et à travailler en équipe, en lien avec un élu, notamment sur les sujets de voirie.

Pourquoi avoir également opté pour la messagerie Hexagone ?

En fait, de pouvoir s'appuyer sur la suite Hexagone, pour nous, c'est un plus, parce que ça devient un outil où tout est centralisé. Donc on n'a plus besoin d'aller voir dans plusieurs outils pour suivre nos travaux. Ce choix apporte également beaucoup plus de facilité en termes d'échanges de documents, par exemple, et grâce à la messagerie intégrée, on peut travailler sur les documents directement depuis la suite, sans avoir besoin de se les envoyer, etc.

On entend souvent qu'il « n'existe pas d'alternatives ». Que répondez-vous ?

Eh bien que des alternatives, il y en a beaucoup. Aujourd'hui il faut juste y aller, se lancer avoir confiance et puis ça marche finalement.

Que diriez-vous à un ou une élue qui hésiterait ?

Je lui dirai : "Venez en mairie de Nézel, je vais vous montrer !" Plus sérieusement, je pourrais lui dire qu'on a des cas d'usage précis, et donc je pourrais échanger très facilement avec mes collègues, puisqu'en fait, qu'on soit une petite, moyenne ou grande collectivité, on a les mêmes responsabilités, les mêmes sujets. Nous, à Nézel, on a trouvé un moyen de se passer des GAFAM, et c'est vrai que le sujet de la souveraineté aujourd'hui est vraiment crucial, ne serait-ce que par rapport à la cybersécurité, par exemple. Et puis on est une administration française, on devrait montrer l'exemple.